湧德電子強化流程再造 實現TPS精實管理

文:李正文

發布時間: 2018-08-17 10:18:00

企業流程管理 人力資源

湧德跨足兩岸服務 滿足客製化需求

  湧德電子股份有限公司(以下簡稱為湧德電子)成立於2005年3月18日,為全球前二大之專業網路整合連接器製造商,擁有堅強的研發團隊、獨特的製程及自動化生產設備、精密的測試儀器與專業的銷售服務。湧德電子目前設總公司於台灣並做為統籌行銷中心,廣東、四川擁有二座專業製造廠,提供最專業的服務與支援。客戶群遍及台灣電腦及網通組裝代工大廠,更擴及歐、美、日、韓等全球知名電子產品品牌大廠,為了順應科技產業的快速發展以及日益激增的市場需求,湧德對於推動產品研發與強化員工專業素質更是不遺餘力,以求滿足客戶客製化需求之宗旨。

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導入成效顯著 大幅降低營運成本

  湧德原先僅有導入Workflow ERP系統,以往單據必須印出紙本,由助理進行一連串的跑單及流程簽核後,接著再透過傳真傳遞與發送。因為使用者必須等候紙本送達後再做簽核,往返耗時及簽核時效長,營運成本及費用支出增加,故湧德電子資訊張烘綜經理表示:「湧德需要電子化。」同時湧德一直以來都是使用鼎新電腦的產品,因為方便性及使用性與未來在導入TIPTOP ERP系統整合接縫落差較小,再加上EasyFlow GP電子簽核系統提供較彈性且開放的平台,故著手進行EasyFlow GP系統的導入及表單開發。

  在使用者未實際操作過EasyFlow GP系統前提下,使用者對於系統所帶來的效益及效率無法感同身受。導入初期,湧德電子先上線資訊相關的電子表單,後續待使用者實際操作及應用發現,助理不需要再花費多餘的時間影印紙本及跑單,以助理每天工時8小時計算,過去平均每日就要花費552分鐘送單簽核(跑單時間統計如下表一);因電子簽核流程彈性,現在不需要再重複簽核單據,需要的審核層級也大幅減少10個;同時表單電子化的機制,使用者的任何單據都會如實的呈現在系統上,也不會因紙本傳遞而有遺失及漏簽的風險,甚至可以在系統流程定義時間內簽核完畢。看到導入的效益與成果,湧德各廠及各單位陸續提出人事、總務、研發…等表單e化需求。截至目前為止,湧德電子台灣及大陸廠所上線的表單已有47張(3張ERP、44張OA相關單據),後續還有300多張表單等待建置。

湧德電子改善流程的量化數據:

  • 單據簽核量降低50%

  • 助理跑單頻次降低50%

  • 單據審核層級減少10個

  • 單據漏簽及丟失筆數減低為0

  • 按時簽單達成率為100%

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表一:2013年表單未上線前之統計資料

雙方夥伴互相扶持 成功整合異質系統

  湧德在導入EasyFlow GP過程中也有面臨到異質系統整合問題,雖然大陸提供的軟件也是透過JAVA程式撰寫,但未有如像EasyFlow GP系統開放式的平台進行串接。過去大陸當地的HR人事薪資軟件同樣也有提供流程設計,但設計上比較生硬,也因為使用過程中流程人員或主管派送錯誤,在使用者無法進行簽核且系統不提供修改機制下,造成薪資無法結算等重大問題。湧德電子IT人員嘗試與使用者溝通,希望在半年內將現有HR系統轉換,避免讓問題題持續擴大。在鼎新顧問團隊與湧德電子IT互相配合及努力下,最後轉換時間還比預計時程提早了二個月,並成功上線。

  過去當HR軟件發生錯誤時,IT人員一天需要耗費3至4個小時修復,大為耗時。自從EasyFlow GP人事表單上線後,以請假、加班單來說,光是單日線上數量就可達到2、300筆,實為一個可觀的數字;不僅增加單據正確性,派單及主管審單即時,也大量減少紙材、成本的消耗,對於IT人員來說更是節省不少時間。湧德電子資訊張烘綜經理表示:「當初選擇使用鼎新的軟體,就是欣賞EasyFlow GP系統彈性的流程設計、圖形化介面,可依不同流程或需求派送給簽核人員。」

表單流程化 省時且節費

  湧德電子工廠對於人員進出有非常嚴格的管制,以往是透過人工方式,由需求單位提出簽核後再交至保安單位,這一連串的行為可能會有流程及時間上的落差,同時又必須留存紙本資料;在導入人員來訪單電子表單後,原本每日簽單平均需要369分鐘,現僅46分鐘;每週紙本申請單簽核數量由平均273張,減至45張電子表單(湧德IT人員設計單張表單可申請多筆或多人來訪);簽核的人力成本由四人降低至僅需要三人簽核即可;原本每年需要耗費的紙張成本為560人民幣,現費用已減少至58.5人民幣;以往需要專門設置櫥櫃來存放人員來訪申請單,自從表單e化後就不需要再另行保管單據。

  另外湧德電子自行開發出廠放行申請電子表單,原使用紙本需要成本192人民幣,現在已不需要再額外花費;每日簽單平均時間為24小時減少至8小時;簽核人員由四人降低至二人。湧德TPS推廣小組人員表示:「自從使用EasyFlow GP系統,申請單稽核變得非常方便,隨點即看,不需要另外花費時間尋找單據,避免浪費人力。」 

  善用EasyFlow GP介面操作易學易用的優勢,設計人員為方便保全人員操作系統,規劃僅需要透過EasyFlow GP上的一個按鈕,即可完成人員來訪及出廠放行申請單。這樣的流程彈性化及友善介面,讓湧德電子所有員工都能體會,對於使用者也擁有絕對優勢。

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▲出廠放行及人員入訪申請單之導入前後對比效益

建立完善制度、落實TPS管理

  湧德內部勤於推廣及推動TOYOTA豐田汽車精實管理模式(Toyota Production System,TPS),強調效率化流程改造及自動化流程導入,嚴謹落實每月、每半年工作檢討計畫。除了檢討員工在工作上的缺失之外,同時各廠各部門皆會快速的提出有效解決方案,讓問題在短時間內獲得有效處理。 推行電子表單上線即為TPS落實的最佳體現,湧德電子IT在開發表單後會先讓公司全體員工進行表單及流程測試,其因為自己有TPS推廣小組,會自動跟催上線前之使用者測試狀況,並統一回報給IT,以利IT做修正及調整;若有人員未依公告測試將會被TPS推廣小組記錄下來並查核。湧德全體員工非常重視EasyFlow GP表單上線,故幾乎都會同心協力地完成測試,各位主管更是不例外。表單及流程的測試時間平均為三個工作天,若測試驗證無誤,IT人員將發佈隔日上線公告,紙本則直接撤除不再使用,未來申請資料將以線上電子表單為主。

  在湧德電子高度的支持與認同下,資訊張烘綜經理已先完成了特定表單e化任務;後續更多等待e化的表單,張烘綜經理抱持樂觀及自信的態度面對。未來將會全面導入TIPTOP ERP系統並與EasyFlow GP系統整合串接,鼎新EasyFlow GP團隊也將提供一系列協助,讓湧德電子的電子化作業更臻完整及精進,實現效率化作業流程的TPS目標。

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▲感謝《湧德電子股份有限公司》
接受成功案例採訪 由左至右:湧德電子 IT人員田芷瑜、湧德電子 資訊張烘綜經理、 鼎新電腦 施雅心顧問、鼎新電腦 李正文服務工程師

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