小丁婦幼實現虛實通路整合 營造親子幸福購物空間

完成集團模組整合 共享未來E化碩果

文:沈鈺琴

小丁婦幼兒童百貨

發布時間: 2018-08-22 17:21:00

進銷存 進貨銷貨管理 ERP 財務系統

小丁舒適購物空間 增加親子互動機會

  小丁婦幼創立於2001年,成立於桃園市熱鬧的經國商圈內,主要從事百貨零售相關業,小丁擁有優秀的經營團隊,秉持著『給孕婦媽媽舒適購物空間』的經營理念,追求企業永續經營及成長,至今已擁有為數不少的忠實客戶群。小丁婦幼兒童百貨館是目前全台灣唯一一間大型婦幼兒童百貨,全館佔地800坪,寬敞明亮的舒適購物空間,商品眾多、款式齊全,陳列販售超過萬種商品,包括流行玩具、幼兒教育商品、孕婦用品、嬰兒用品、童裝、童鞋、嬰兒推車、汽車安全座椅、奶粉及尿布等,消費者不用再東奔西跑到處選購;偌大的館內空間更能增加父母與小寶貝親子互動的機會。

  親切、不強迫推銷、以消費者需求為考量,依照預算與需求來選擇適合的機種、商品,細心告知消費者產品各款差異點,是小丁婦幼的主要銷售理念。在小丁服務七年的組長曾玉芬(Apple)指出:「我們不強迫消費者一定要買最好的商品,而是協助顧客達到預算和需求上的平衡,找到最適合自己的產品。」整體營運穩定、獲利使小丁順利邁入第十三個年頭,2013年還獲得網路人氣票選前100強賣家,品質、安全、時尚、工藝水準是小丁堅持銷售產品的重點,保持誠信與努力、貼心與創新的信念,希望永遠帶給消費者不一樣的全新風貌及優質享受。

降低門市溝通成本 增進網購銷售收入

  小丁婦幼起初雖已有另一套服飾版系統在管理料帳,但由於系統內對料帳管控的機制不嚴謹,導致庫存準確度偏低。此外原系統無法處理大量的網購交易及門市交易資料,對帳及出貨皆需大量人力,需更花心力統整各部門資訊後進而結算帳務。再者,財務帳需要相當冗長的產出時間,各項報表的產出也是一項費時費力的事情,於是期望整合公司內部所有流程與資源,包括門市交易、網購平台交易、官網交易、會員資訊、進銷存管理、財務帳結算等等,以求降低內部溝通成本,藉以節省內部人力時間。擁有良好的售前售後服務、體制完整,是選用鼎新ERP系統服務的原因。系統上線後鼎新每半年安排系統健診,並舉辦完整的線上教育訓練課程,讓新到職同仁上網學習、熟悉系統操作,完善地服務讓小丁非常放心。

提昇庫存準確率 網購接單快速方便

  未導入鼎新Cosmos ERP前,小丁主要的交易方式是以門市銷售為主。一樓及二樓共有四台收銀機,由於商品品項多達二十五萬項,庫存管控難度高,努力管理下庫存帳還是只能達到85%準確率,產出報表準確度自然也會有差異。因應目前熱門的網購交易,小丁婦幼亦緊緊跟隨潮流熱度,惟面對大量網購對帳及接單事宜,舊系統已不符使用。使用鼎新Cosmos ERP及BI系統後,產出報表的時間大幅縮減,報表資訊準確又透明。此外庫存準確度也提昇不少,網購接單出貨及金流對帳問題相對快速解決。再者,網購及門市促銷活動一併展開,官網開始順利營運接單,使得小丁婦幼的營收大步往前躍進。

積極練習熟悉操作排解系統導入難題

  導入ERP過程,許多內部人員尚侷限於舊系統的模式,且線上學習的教育訓練時數不足,加上學習全新系統需要花費相當多的時間,員工事務繁忙無暇反覆練習,導致對系統操作有些消極與排斥。當顧問進一步了解問題後,盡心讓員工了解系統邏輯、各欄位關連性及前端資料設定的重要性,透由每個環節的緊密結合,讓小丁員工更加熟悉系統操作;再加上各項客製需求程式輔助,2014年3月小丁婦幼導入的系統終於正式上線,所有的專案成員的努力付出得到了實際效益。 

大為減輕人力負荷 帶出更多實質效益

  • 精準管控庫存數量:
    操作舊系統時,員工易錯打單據,庫存數量常見負數,準確率只達到85%;鼎新ERP系統上線後,每日流程及權限控管,確認檢討庫存數量,出錯率約莫減至5個品項之內,庫存準確度有效提昇至99%。庫存查詢及管理可即時得知與掌控,提高資訊準確性。

  • 網購接單對帳快速:
    舊系統需手動KEY訂單、開發票,人力不足負荷大,網購及物流對帳需時1~2週;導入鼎新ERP後,網購可快速從平台截取EXCEL匯入處理,大量接網購訂單,刷品號條碼快速出貨;自動印出電子計算機發票,並發送簡訊予消費者通知到貨,網購及物流對帳約半天即可完成,方便快速。

  • 便於控管停車券發放:
    以往門市人員為了業績常隨意發放停車券,無法管控停車費用;系統上線後,門市人員得透過系統管控,迅速統計顧客銷售金額發放停車卷,以正確計算停車費用。

  • 提升會員資料管理效率:
    以往POS系統無法自行判斷顧客是否享有子女生日禮折扣,由門市人員計算,折扣無法準確計算,鼎新POS導入後,透過總部設定生日禮判斷條件,POS結帳時會立即判斷持晶片卡消費的會員是否享有生日禮折扣,並明確回報會員消費及生日禮等資訊。

  • 掌握會員消費資訊:
    ERP及POS系統在會員管理上有著相當大的效益,經由前台POS銷售資料記錄會員的消費歷程,並發送簡訊或MAIL予潛在消費客群,以節省內部行銷的費用。針對會員消費行為,可作銷售統計、消費分析等,能更加了解並規劃未來的走向發展,為經營者良好的資訊來源,提供更符合消費需求的購物環境。

  • 滿足多元促銷方案:
    多樣的促銷功能成為百貨業多種促銷方案的利器,員工結帳時不必再換算折扣或促銷方式,降低結帳出錯率。亦可輕易透過商品限時、分類限時特賣、組合特賣、滿額促銷、配對搭贈…等不同促銷方案,刺激著消費者的買氣,更能增加營業銷售額。

  • 報表資訊快速產出:
    高層所需的營業報表,不再花費冗長的時間整理,透過ERP及BI報表,能快速且準確的產出資訊;有效的分析正確數據;依銷售量決定商品的進貨庫存量,帶給決策者重要的決策方向。

  • 進銷存及財務整合:
    透過後台下載資訊、至前台POS進行櫃點銷售,除每日拋轉前台POS銷售的自動分錄傳票外,再加上進銷存、應收付、票據資金等各模組串連勾稽,且透過自動分錄拋轉傳票至會計總帳模組,確實做到系統全模組整合,提升企業營運效能。

優化企業流程管理 發揮營運更大效能

1.定性:

 

關鍵指標項目 E化前 E化後 內容說明
便於控管停車券發放 人工 
無法管控

系統
可管控

一律由系統控管停車卷發放,門市人員必須依系統管控判斷,依照顧客銷售金額發放停車卷。
提升會員資料管理效率

總部設定生日禮發送條件,下載POS結帳時自動判斷是否由會員本人持卡消費,並由系統判斷生日禮折扣之有無。
掌握會員消費資訊

記錄每個會員的消費歷程,針對會員消費行為,可作銷售統計、消費分析,提供經營者良好的判斷決策資訊來源。
滿足多元促銷方案

百貨結帳人員在結帳時不必自行換算折扣或促銷方式,大幅降低結錯帳的機率,亦可透過各種不同促銷方案,刺激消費者的買氣,增加營業銷售額。

2.定量

 


關鍵指標項目 E化前 E化後 內容說明
精準管控庫存數量 85% 99% 以流程及權限控管,每日確認檢討庫存數量,有問題品項每日約莫縮減至5個以內,庫存準確度提昇至99%。
網購接單對帳速度 人工
1~2週
系統產出
4HR
網購匯入處理,可大量接單,快速出貨,自動印出電子計算機發票,網購及物流對帳,半天即可完成。
報表資訊快速產出 人力
產需1週
系統
產約30分
ERP報表不足部份可由BI自行製作,產出只要30分,方便快速,且能即時帶給決策者重要的決策資訊。

流程結合電子表單 工作效率再提升

  此次小丁同時導入EasyFlow電子簽核系統,初期先導入請假單、銷假單、加班單及補刷卡單,人事可以減少單據輸入的錯誤及工作量,主管能得更簡單方便的審查單據,達到無紙化、流程標準化的效益;後續ERP系統單據亦可結合電子簽核系統,讓作業效率再提升。

完成集團模組整合 共享未來E化碩果

  小丁目前已完成全系統模組整合,未來除了已有百貨櫃點邀約前往展櫃,積極拓展更多發展性之外;因董事長及特助非常重視系統資訊化,另一關係企業(五金行業)也將於小丁上線後積極導入,以提升企業形象及消費者滿意度,創造企業集團最大效益,期望未來旗下所有的企業皆能朝著系統成功整合之路大邁進。


▲座落於熱鬧的桃園經國商圈的小丁婦幼,擁有800 坪寬敞的館內空間,商品一應俱全,方便親子購物及互動。

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