德一塗料強化落實e化內控管理

作業流程與部門溝通展現管理綜效

文:呂向澤

德一塗料

東南亞

  

        德一塗料股份有限公司於1975年創立台中縣神岡鄉,成立初期以專業的木器塗料生產為主,1987年聘請專業技術人才開始致力於金屬塗料及塑膠漆之研發與生產,在台灣穩定的營運基礎下,1990年成立大陸深圳廠構建中國大陸之生產銷售營運體系,1994年越南設辦事處。1995年大陸廈門廠成立,1996年越南廠成立,自此德一塗料股份有限公司正式成為一個國際性的公司。

  德一塗料秉持著『品質保證、客戶滿意、精益求精、永續經營』的方針,從成立開始德一塗料研發人員致力於各項產品之品檢測試及新產品之研發,直至現在環保系列產品更是公司追求之重點項目,德一塗料突破層層障礙,為環保、無毒的生活品質作出最大的貢獻。

  室內建築、裝飾材料和家庭用品是造成室內空氣污染的重要來源,加強對建築、裝飾材料的管理,有效提高室內空氣品質,已成為世界各國的共識。現代人們環保意識的增強,政府對有害物質使用採取限量規範時,德一塗料已經自行研發成功的德一水性木器漆、老樹內牆乳膠漆等多項產品,正是符合國內綠建材規範,並通過”石棉、放射線、甲醛、苯類溶劑、TVOC及重金屬含量”等檢驗,取得健康綠建材標章。產品在性能上可與溶劑型塗料相對媲美。對於減少室內環境污染與確保人體健康和人身安全,具有重大意義。德一水性木器漆是採用國外知名樹脂公司提供的壓克力水性樹脂為主體,特別適用於室內裝修材料、家具及高級木製品的表面塗裝,是符合現代環保健康要求,具有世界水準的新型綠色健康木器塗料。

拋棄舊有思維,精進有效管理

  在未導入鼎新Workflow ERP之前,公司已有在使用另外一套系統,但是在使用上不確實,以方便操作為主,不考慮該動作是否合理,會不會影響其他部門的作業、因而產生了很多不正確的作法與觀念,不正確的觀念與作法會使公司在管理部分出現很多了漏洞,增加公司管理上的困難,且原系統無法提供國外的越文服務,所以希望藉由導入鼎新Workflow ERP的過程將每一個關卡環節透過系統進行管控,讓公司整個流程更加順暢,各部門間搭配更加密切,發現問題時可以徹底解決,而不只是治標不治本處理方式,針對產品部分可以追蹤每一批產品的流向,人員部分可提升人員e化素質,最終可已達到辦公室無紙化的目標。

導入時遇到的問題

存在已久習慣與不正確的觀念和作法

  再導入Workflow ERP前公司已有使用另外一套系統,因此在導入的過程中舊有的習慣與作法成為新系統導入的一個阻力,在導入過程中大約有兩個月的時間是兩套系統並行,由於使用者習慣於舊系統中建立資料,因此再導入初期於Workflow ERP中的所建立資料並不是很完全,針對這部分除了透過鼎捷軟件顧問的輔導,加上定期招開的內部會議中不斷進行宣達,慢慢灌輸主管與使用者正確的想法與作法,林昌良先生也明確告知使用者,雙系統同時運行,是耗費自己的時間增加自己的工作量,若資料於Workflow ERP中都有建立,並經過主管審核無問題時才會正式終止舊系統登打,透過不斷的宣達來改正存在已久的習慣,透過系統流程來導正之前所存在之不正確觀念,有了共同目標後才減少導入時的所產生阻力並完成系統上線使用。

人員參與程度不足

  使用者部分有較多的人員平時比較少接觸電腦,操作方便比較生疏,針對這部分除了鼎捷軟件安排之到府教育訓練外,公司內部也會安排訓練來提升人員的熟練度。另外若有遇到問題時,也會透過電話或e-mail的方式來尋求解決。

e化管理提升效率、流程明確溝通順暢

工作效率提升、帳務更加準確

  之前公司使用之舊系統,並非所有部門都使用,例如採購部門與財務部門銜接,採購下單採購並且進貨後,財務部門需要手工建立應付憑單資料,無透過系統協助產生應付憑單資料,這部分除了增加工作量外也容易造成資料輸入錯誤,新系統導入後,部門與部門間透過系統的協助進行整合,各部門間的銜接點都會經過嚴格的檢核,可降低資料錯誤的機會,而前部門輸入的資料可提供後部門使用,減少重工動作,提升工作效率。

公司管理制度與流程確定、讓內部溝通更明確

  再導入Workflow ERP之前,各部門只關心自己部門的事情,也不了解自己與其他部門之前的銜接,透過本次的系統導入過程,讓各部門主管與使用者更加清楚各部門的職掌,並了解與其他部門間的連接作業流程,發現問題時透過系統的協助了解問題發生原因,徹底將問題解決,減少治標不治本的狀況發生。

系統導入的過程中有以下幾個重要的成功因素:

管理者的認同與全力支持

  德一塗料陳大瑜總經理於系統導入初期的誓師大會上明確指示所有部門同仁全力配合系統的導入,管理者的支持與決心,在導入過程中佔著非常大的影響因素。當部門間作業的分配與任務的指派發生的問題時,主管需即時調整公司內部資源,給予即時的指導或支援。導入系統前會有不確定性及抗拒的心理,通常各部門間都會有自己本身堅持的立場,此時一定要有上級主管做當下裁決或提供溝通協助,讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。

顧問和聯絡窗口間的配合

  林昌良先生在導入過程中,遇到任何問題,或者作業流程無法得到有效落實時,都會隨時來電告知,在最短時間內一同討論出一個符合德一需求的作業方式,落實系統進度。導入過程中需要顧問與專案負責人間密切配合,除了流程討論與訂定之外,更重要的是在監督使用者執行的狀況,並回報問題,如此才有法子及時協助解決問題,讓系統順利上線。

合理及有效的推行

  林昌良先生在導入過程中會隨時追蹤目前進度落實目前執行狀況,並協助排除問題。在系統導入期間,每一輔導程序每一個步驟都是成功重要關鍵。因此顧問在每一個輔導過程中,都會規範各相關單位所須完成之作業,並請負責人追蹤且落實相關進度。目前系統已完成進銷存與生產段的上線使用,導入過程中除了訓練需要不斷的持續進行以增加人員的熟悉度外,更希望藉由系統導入的過程,開始重新建立起各部門間的一個正面且有效的聯繫管道,期待系統落實後能帶給管理者一個正確且全面性的資訊。


  訪談中林昌良先生提及心中感想及目標:「與鼎新公司的合作,使得資源更有合理的分配,將資源浪費降到最低,並一起朝著無紙化辦公室的目標前進。」


▲感謝《德一塗料》接受鼎新電腦專訪。
上圖由左而右:林昌良先生、陳大瑜總經理、鼎捷越南呂向澤顧問

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