聯米走出管理新思維,透過資訊系統提升經營績效

文:陳柔澄

聯米企業

商業智慧

百年經營的稻香世家--聯米企業

  在台灣擁有百年經營米食經驗歷史的稻香世家-聯米企業,與稻米結下的淵源,可推溯至西元1905年起,四代傳承米食產業心得與經驗,是聯米企業奠定今日成就的主要根基。長時期為推廣國人對米食營養與健康觀念而努力,除了不斷倡導激發愛台灣這塊土地的情懷,宣揚台灣濁水溪孕育米的特有文化。聯米企業成立亞洲首座,由產業設立的『中興穀堡-稻米博物館』,而成為中興米成長歷史與傳遞稻米文化的展場。除了復刻保存企業體的長歷程,更完整呈現農業時代與其共同攜手穿越時代的軌跡,並致力推廣台灣農產知識與稻米文化,為聯米永續經營肩負的使命。

傳統產業走出新管理思維

  聯米企業主要的經營的是台灣本土稻米市場,稻穀生產與工商產品不同,一年只生產二季,一定要在產季大量收購,導致收成好、價格卻偏低(穀賤傷農)。又因目前政府「保價收購」政策介入糧食價格,導致農民即使減產,或是全球糧荒問題,臺灣稻米價格依舊不會提高。

  稻米市面自由流通產銷流程可分成四個階段『收購(農會/民營糧商)→存放(農會/糧商倉庫)→加工(碾米廠碾米/包裝)→銷售(零售商/超市販賣)』。在收購階段,要隨時掌控政府稻穀保價收購價格,溼稻穀收購價波動,在最佳時機收購以降低進價成本;在存放及加工階段,庫存管理/生產流程/品檢/加工包裝等生產加工過程,要能確保提供良好的產品品質;在銷售階段,要能掌控好眾多糧商及通路市場客戶數的價格政策。

  稻米品種依當季收成的稻穀分級,配合消費通路市場及消費者需求包裝方式,需每日機動調整產品包裝及價格策略。主管們每天都要額外用Excel整理彙總相關的資訊才能即時掌握到市場的銷售變化,以利即時調整行銷策略及產品政策。聯米董事長莊麗珠及經營層基於愛台灣的情懷,決定要與台灣最大的本土軟體廠商鼎新電腦公司合作,於2004年導入Cosmos ERP流通買賣企業資源整合系統,2006年 ERP上線後管理者對資料系統的依賴度越來越深,跨部門的資訊分析需求越來越多,希望能有一套更快速更便利的系統可以協助管理者分析資訊,於是在2010年續購V-Point財務/銷售商業智慧及KPI模組。

制定分析樣板,加速系統上線

  導入初期透過高階訪談會議讓管理處處長楊知昀了解V-Point的智慧模組、KPI模組及當下管理的系統架構及功能後,決定由管理處指派專人與資訊部導入顧問師合作,先規劃設計幾個主管較常用的分析樣板。將各單位要分析的資訊套用入分析樣板,透過V-Point系統MAIL自動派送功能,主動將分析報表派送到主管的E-MAIL信箱的導入策略。

  舉例有設計一個可查看本期、年度累計、去年同期、去年度累計、兩期及兩年差異及差異%的分析樣板,可以從差異變化較大的數字討變化原因及異常警訊。以往ERP財報都需等到每月月結關帳後才能取得,現在只要ERP系統每日將傳票確認過帳後,就可以透過V-Point財務智慧提前取得即時的財報資訊,將資產負債表、損益表的數據套用上述的分析樣板後,可以快速查看財報中每個會計科目的數字變化,藉由檢視會科數字檢視經營績效及警訊可提早找出異常發生的原因。

  管理處王智賦主任說:「以前管理部每天至少要花一個小時以上的時間用EXCEL整理各類營業統計分析報表再寄送給各營業所主管;每月月報整理還需花更久的時間,且每逢結算薪水或臨時有重要任務時,就會延誤報表的寄送時間。現在這些報表都已改用V-Point系統設計產出,每天早上八點一到系統自動準時派送到各單位主管E-MAIL信箱中,主管每天一早就可以拿到前一天以及當月累計的銷售統計資訊,可輕鬆掌握各營業所營運資訊。」楊處長笑著說:「王主任終於可以擺脫這些助理就做的例行統計工作了!」

培養手腦合一的專案成員,持續深耕商業智慧應用深度及廣度

  成功案例專訪時聯米已經導入V-Point 上線半年多了,除了V-Point標準智慧模組報表提供的管報資訊以外,資訊部張貴淵先生協助主管們陸續完成許多管報上線使用,例如:

  • 透過各營所之銷售業績及轉撥利潤分析,查看產品類別及通路分析目標利潤及目標營業數量/金額達成狀況。

  • 透過銷售數量/金額/利潤分析,以及帳款收款狀況做適當的過濾篩選,政策性淘汰一些邊際廠商,留下較優質客戶深耕經營。

  • 利用庫存借出歸還管理分析,來看業務寄庫在客戶端已超過三十天的庫存,每週定期主動寄發給業務主管,以防止潛在庫存呆滯的風險。

  • 新品訂價檢核表來管控新設立的商品尚未設立轉撥成本,每天自動提醒相關人員等分析管報。

採訪當天楊處長還聊了下階段想要透過V-Point 分析的議題:

  • 全台灣目前有多少糧商家數,已經是聯米的客戶家數有幾家?已開發跟未開發客戶家數及佔比%?

  • 台灣的稻米市場總體經濟規模中,聯米銷售市佔率狀況?

  • 聯米各區營業所及各銷售通路分別的銷售跟市佔率狀況%?

  一同接受採訪的資訊部張貴淵先生猛抄筆記,我身兼聯米BI導入顧問師又是當天的採訪者,趕緊關心一下上述需求是否有需要顧問師協助的地方!資訊部張貴淵先生胸有成竹的表示,楊處長所提的議題中有一些資料是目前ERP資料中取不到的外部資料,他需要花一些時間找到這些外部資訊,只要跟這些議題有關的資訊收集齊備後,他就有把握可以設計出這些議題的分析管報。很開心看到聯米「動腦」及「動手」的專案成員已經建立了良好的合作默契。聯米V-Point BI導入顧問陳柔澄彙整導入上線成功的主要關鍵如下:

  • 專案成員有了解產業管理核心問題的高階主管 --「動腦」的人

  • 專案成員有熟悉如何利用工具快速設計管報的人員 --「動手」的人

  • 有效快速的導入方法(鼎新V-Point產品及BIIM導入方法) --協助「動腦」及「動手」的人能在最短的時間內學會產品及工具應用

  • 定期專案上線發表及檢討會議--確保系統的應用深度及廣度能持續在企業內部延伸發酵

  導入BI專案首要任務就是協助客戶找到最佳的專案成員來推動BI專案,協助找到了解產業管理核心問題的高階主管 (擅長「動腦」思考問題提決策方案的人) 認識如何運用V-Point平台提供的資訊協助做管理及操作系統;幫忙培訓出能聽懂主管需求,又能熟悉如何利用工具快速設計分析管報的種子成員(擅長工具操作「動手」的人)。

除了在專案輔導過程協助達成專案階段上線目標以外,還要讓「動腦」及「動手」的專案成員可在V-Point階段上線後,定期主動召開BI專案的階段上線發表及檢討會,繼續維繫良好的合作默契,每次會議先對上一次會議決議要分析管報做成果展示,並對下一階段管報需求議題進行需求討論。只要能持續定期召開階段檢討會議,就可以讓V-Point系統的應用深度及廣度持續在企業內部延伸發酵,也才能讓V-Point系統越來越貼近管理者的思維,真正成為管理者最佳決策智慧系統。

前瞻聯米未來,透過資訊系統提升經營績效

  楊處長說:「V-Point BI 智慧模組系統上線後,已經實現透過資訊系統自動化管理的階段上線目標,下一階段預計在2011年底各單位預算擬定後,要在2012年導入V-Point KPI關鍵績效衡量指標模組上線使用及充份利用豐富的鼎新BI系統的標準模組,大幅提升聯米的經營績效,按月分析目標達成的成功關鍵因素,讓聯米繼續保有同業標竿的領先地位,也要為台灣繼續推廣台灣農產知識與稻米文化永續經營的使命持續努力。」

聯米企業接受鼎新電腦專訪.jpg

▲感謝聯米企業接受鼎新電腦專訪。圖由左而右為聯米資訊部張貴淵先生、
管理處處長楊知昀先生。陳柔澄攝

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