福壽實業- 串連內部流程穩固外部市場

文:梁仙

福壽實業

發布時間: 2018-06-01 17:10:00

企業流程管理

  福壽實業創立於民國9年,發展至今已邁入第91個年頭,自創業以來,即秉持『勤儉信實』的經營理念,及堅守『品質、創新、服務』的工作信念,而受到廣大客戶的支持與肯定,在飼料、油脂、寵物食品、肥料生物科技等領域,匯聚眾力資源創造精良產品。

  為了提高競爭力,福壽實業在管理方面特別重視成本的掌握以及庫存的控管。雖然早在十年前即自行開發大型系統,但有兩大問題是福壽實業當初決定轉換系統的原因,第一是各廠區的系統是獨立分開且無法往外做連結,造成資訊不流通與不即時;第二是自行開發的系統僅有進銷存、庫存帳,沒有生產端的系統,成本結算必須花費大量人力用Excel算出來。

  福壽實業資訊處徐沛妤經理說 (以下稱 徐經理):「當時比較了諸多國內外的系統廠商,甚至考慮過專案開發。最後考量開發的時間成本與效率最後選擇了鼎新的ERP系統,並且在導入ERP兩年之後也導入電子表單系統」。

  「畢竟我們是傳統產業而且流動率很低,所以大家已經很習慣舊系統,因此導入新系統初期抗拒過程是一定會的」徐經理如是說,並笑稱這是「DOS轉換為Windows的戰爭」。

  福壽實業採取的方式是先從之前沒有的生產系統開始導入上線,以避免使用者因為對原有系統的既有印像,而對新系統產生的抗拒。當生產系統正式上線,使用者感受到可以隨時了解生產線狀況的便利性之後,第二步置換進銷存系統,第三步讓財務系統上線,之後其他的系統就自然而然地上線了。

  由於福壽實業的產品非常的多,每個廠區的生產模式也不一樣,有所謂的批次生產及連續性生產的差別,像油脂來講它就屬於連續性的生產,飼料就屬於批次生產,當然也有客製化的需求,比如客戶希望在飼料內添加有其他的營養成份。鼎新ERP在這麼多的產品及不同的生產模式下,因應福壽實業的需求修改,現在每個月都能在8號以前結算出實際成本,解決了舊系統要次月才能結算出成本的問題,大幅提昇了管理者在產品成本狀況的掌握度。

  庫存的管控對福壽實業非常重要,因為大宗物資是仰賴進口的,會有船期…等狀況,哪個倉庫、哪些貨,庫存量多少,是否該進貨,必須隨時掌握非常清楚,以前沒有生產端的系統,大家都要做手帳,不但效率低且正確性也很難掌握,徐經理表示:「在導入ERP生產系統之後,比以前得到更詳細的資料,在管理上也更方便。」

  福壽實業本身產業流程方面,在導入ERP時對流程做了深入的檢討,同時合併可以整合的作業。由於福壽實業做的是大宗物資,在內稽內控來說,貨物進出廠區需要有單據,並同時紀錄整台車載出來的數量是多少,和客戶結算真正數量的時候,也以地磅秤出來的重量,當作真正的出貨數量。舉例來說客戶訂了一千公斤,但一台車秤出來不會剛剛好,在和客戶結算時會以實際秤出來的數量,由於行業特性的關係,多出來的部份也要算費用,因此在系統配合上,銷貨單上就必須註明出貨的實際數量。

  電子表單的部份是從ISO模組開始導入,ISO內部稽核每半年一次,系統會先通知被稽核的人員以及要被稽核的項目,相關的文件簽核也電子表單化,徐經理認為這一部份福壽實業運用的非常好,甚至現在三年一次的外部稽核,外部檢查員也是直接上系統檢查。在資料的準備、留存方面非常的方便,甚至對內的辦法公告也都是利用電子表單,已經是大家很習慣去使用的平台。

  與其他平台整合方面也有很出色的表現,比如在有效期限的控管部份,福壽實業搭配GMP的食品平台使用,食品GMP的台平在資料上傳時要求完整的生產日期、有效日期、檢驗報告…等等資料,搭配ERP系統的批號管理,將一批一批生產的有效期間輸入進去,所以現在福壽實業也做到了從ERP裡面所產生的資料直接上傳到GMP的平台上面去。另外串連了還包含關貿平台,有些客戶是家樂福體系,會直接在關貿平台上下訂單,直接上網把訂單抓下來轉到ERP裡面。

  最大的改變是在兩年多以前,做了一個業務行程管理表單。福壽實業的業務員大概有100位左右,以往業務員去拜訪客戶的時候都是手填單,除了一張一張的不好整理,有時也因為手寫潦草,造成事後要建檔、分析不易。後來透過電子表單的方式做業務行程的規劃,包含預排行程,排完之後先送主管審核,若主管覺得行程有不適當的地方可以即時做調整,待業務拜訪客戶回來可在同一張單子上回饋資訊如訪談結果、客戶反應的問題。另外,此張行程表還包含了旅費報銷欄位,即業務開車的里程數、過路費等等費用亦可紀錄並串回ERP的應付作業系統,直接做費用的報支,而主管透過行程日報表即可檢核每位業務費用報支的狀況。也從這個導入之後,讓老闆們更可以感受到表單電子化的好處,因此後續推動更多的表單,比如費用申請單, 因為福壽實業有許多廠區,主管常在不同的區域,紙本公文往返往往要花上一個星期的時間,導入EasyFlow後一、兩天就可以簽核完成,ERP結合EasyFlow是一個很順暢的流程,大大提昇了簽核及請款的時效。

  其實徐經理認為最大的改變與成效在於,User會主動提出將工作所需單據電子表單化的要求,在使用方面遇到問題User會自己試著去解決,並將真正無法解的問題提出給資訊人員,也因此User很了解要用哪支程式跑哪支報表就可以讓工作更順利。不僅是電子表單,對ERP系統也已經很熟悉,熟悉到幾乎不能停機,沒有系統就沒有辦法工作了!!

  在二十一世紀的知識經濟時代下,福壽實業認為不管在產品、行銷、管理都要加入創新,才能在快速變化的經營環境中永續經營。而企業在營運時,對於資訊系統的依賴是持續的,鼎新電腦確保資訊系統能夠得到充份的支援而不斷的蛻變與進步,以期與創新的福壽實業和全體消費大眾共創雙贏的局面。

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▲徐經理(右二)認為最大的改變與成效在於,同仁們會主動出需求並且積極解決問題。

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