亨源有機廚坊 - 實踐系統化經營 追求絕對的服務品質

文:王美芳

亨源有機廚坊

進銷存管理 零售門市管理

亨源有機簡介:天然.健康.環保.健康食品

  亨源有機廚坊堅持提供消費大眾健康美食為職志,積極致力專業人才與生產技術的充實,有機廚坊品牌LOGO以一農人手捧作物為主要品牌標誌,藉由農人的純樸性格、和諧踏實精神,闡述有機廚坊尊重自然、研發健康有機商品的目標與理念。

  精華匯集於此宛若有機食品的大廚坊,希望專業有機製造者的形象深植消費者心中。除了親和、明確辨識的商標知名度外,『麥田拾穗』更是有機廚坊行銷強而有力的一大代表形象。俯身拾穗的辛勞與農收的喜悅、珍惜大地果實的精神,皆傳達有機廚坊深耕有機、落實環保的健康形象。

  因應現代人回歸自然、追求健康的理念,極致力健康、美味的產品開發,精選世界各國最具權威與品質認證之原料、經認真嚴謹的研發及健康、安全的品管保證,並賦予食品最高營養的充分發揮,研發出的產品,皆是萬中選一、獨特風味、品味堅持的最佳保證。

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導入緣由:掌握有效的企業資訊

  亨源有機事業於導入Cosmos ERP系統前,各百貨專櫃據點業績的回報,主要是透過百貨專櫃銷售人員,填寫銷售預購資料表格、補貨資料與待配送的商品資料回傳至總公司,而總公司人員再依百貨專櫃回來的銷售資料,依序登打於舊系統的銷貨單出庫,讓各百貨專櫃的庫存數量正確,後續再視櫃點的銷售狀況與提出的補貨資料,進行物流配送補貨。

  由於百貨專櫃並沒有使用銷售系統,櫃點所回報的銷售資料,總公司人員除了核對百貨業者的發票資料外,無法從櫃點所回報的銷售資料,判斷其資料填寫的正確性。另外,對於櫃點補貨流程之『補貨申請量』,僅憑櫃點人員過去歷史銷貨的經驗填寫補貨量,常有人為的預估錯誤,產生不必要的報廢品,造成公司的損失。而會員管理亦是亨源有機痛處之一,沒有電腦系統參考資料,所以『會員消費歷程』也僅憑櫃點人員記憶針對熟識臉孔瞭解消費習性,並沒有書面資料記錄,若櫃點人員流動大或人力支援,造成會員消費時因櫃點人員不清楚消費習性產生客怨。

導入動機:降低資訊錯誤的投資成本

  近年來,亨源有機將由原本的百貨專櫃朝向獨立門市發展,首要面對克服的是將無百貨業者所提供發票明細資料以利核對,無法確認門市回傳資料正確性,且總公司人員對於櫃點回傳資料的登打,已無法負荷櫃點的成長,對於目前人工填寫資料的現況無法提供充份、完整的企業管理資訊,反而成為公司的成長屏障,這也是亨源有機不願樂見的結果。

  針對亨源有機將規劃分階段導入方式,第一階段先導入Cosmos ERP庫存模組及POS系統模組,讓各櫃點的資料能即時的回傳至POS總部,並透過日結與扣庫存的方式,提升庫存的即時與準確性。接著改善目前現況優化流程,讓各櫃點的銷售資料透過自動分錄系統拋至會計總帳,與目前批發銷售資料結合,減少人工登打的錯誤。

導入過程與成效:建置完善的SOP

  於初訪時,亨源有機的百貨部主管表示,目前為百貨淡季適合導入系統與人員訓練,接下來將進入櫃點銷售旺季,若進行系統導入,會讓人員產生反彈。所以縮短系統導入時程,與讓所有門市同步上線,是此次系統導入的重要課題。

  為縮短輔導程序,顧問師調整POS模組的輔導方式,與亨源有機的百貨部主管討論,將同時進行POS前台的教育訓練與上機模擬。POS前台的教育訓練當天,早上由顧問師與種子人員進行POS前台的教育訓練,接著顧問師與亨源有機的百貨部主管與資訊部主管,陪同種子人員進行練習操作,並由百貨部主管,列示情境請各種子人員操作,如此下來,給予亨源有機的伙伴人員80分。

下列為輔導過程的簡述-

  • 2011.03.07 初訪,Cosmos ERP系統導入開始。

  • 2011.03.22 品號基本資料、庫別資料、會員資料、促銷活動與前台設定完成,完整說明POS總部與庫存模組的流程。

  • 2011.03.29 POS前台上機模擬完成。

  • 2011.04.01 POS系統於中部三家(中友專櫃、新光專櫃、豐原專櫃)櫃點上線。

  • 2011.10.01 亨源有機所有櫃點全面使用POS系統。

  在亨源有機百貨部主管的全力支持下,給予各門市種子人員適當的壓力,加上各門市種子人員本身對於系統並不排斥,使得POS前台的教育訓練與上機模擬得以順利進行。而後,又針對台中地區的種子人員進行一次上機模擬,發現亨源有機的人員,真的相當用心,將門市會遇到的情境,配合前台的操作,完成屬於亨源有機的SOP。

  感謝亨源有機高素質的經營團隊,盡心盡力,效率令人印象深刻,在整個輔導過程中,公司上下總動員,在鼎新接受教育訓練,並配合加班完成預定的進度,且百貨部經理要求所有人員對鼎新系統無論是觀念或操作技巧上需相當熟練,在整個顧問輔導過程上充份支持與配合,除了鼎新產品有前後接續的一貫性外,亨源有機的全員配合演出是上線的關鍵。

以下為亨源有機的導入成效:

關鍵指標項目

E化前

E化後

內容說明

前台流程標準化

人工作業

標準SOP產出

透過標準化的前台操作,與自訂的操作手冊(SOP),讓新進門市人員能快速熟悉POS系統並進入狀況。

產出POS讀帳條

人工作業

系統產生

由POS前台系統產生的讀帳條資料,與總公司的日結資料核,讓總公司人員能正確且快速核對帳款。

查詢跨店庫存

人工作業

1分鐘

導入鼎新POS前台後,POS總部與前台的連結,提供即時、正確、及一致性的資料,櫃點間庫存資料查詢相較於導入ERP前比較更快速正確。

期許展望:成為永機產業的常勝軍

  「亨源有機」身處於競爭激烈的產業中,必須要能迅速應付多變的市場環境,對於資訊系統的依賴是持續的。由於競爭環境的多變,企業的運作模式也會隨著時間而調整,再加上資訊科技的進步神速,使得企業需要的不僅是在一個時點上取得一套好的資訊系統而已。更重要的,是隨著企業持續的發展,該資訊系統能夠得到充份的支援而不斷的蛻變與進步。永續經營是軟體公司對客戶的最大保障,「鼎新」能提供客戶最大的保障,資訊科技一日千里,資訊情報的競逐日益激烈,企業要成為永遠的常勝軍,唯有不斷的進步再進步,成長再成長。

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