暉華工業-整合系統專業與行業經驗 實踐E化效益

文:黃琬婷

暉華工業

生產製造管理 企業流程管理

  暉華工業股份有限公司於1978年9月創立,工廠約4,521平方公尺,創業至今30幾年來,累積了豐富的壓鑄及加工技術經驗。

  產品涵蓋 化油器、3C 本體、壓力泵浦、航太零件、自行車、汽機車及船舶零件....等。全球化的時代來臨,暉華更將事業版圖拓及到歐洲、亞洲及北美洲,朝永續經營之目標邁進,目前暉華工業有 96% 的部品外銷到世界各地。

  誠信、高品質、最佳服務及滿足客戶的需求,是暉華團隊堅持的企業精神,未來將持續針對 Q(Quality). C(Cost). D(Delivery)提供客戶優質產品及完善服務。

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深耕行業的鼎新更值得信賴

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  暉華工業特助 盧盈君小姐表示,公司之前使用的是凌越系統,但是只使用財務模組和訂單模組,而系統之間的資訊並沒有整合起來,採購單位及生管單位並沒有使用系統,採購的發單、進貨狀況的追蹤、委外的派工,委外狀況的追蹤及生產效率的分析、乃至庫存明細表及庫存明細帳等報表,一切都是人工作業,人員要花很多的時間追蹤訂單進度、委外加工進度及追蹤委外廠商的交貨狀況,每個月月底還要人工製作相關庫存報表,使得人員的工作效率大打折扣。

  所以當盧特助來到暉華工業時就想要導入一套可以為公司帶來諸多效益的ERP系統,當時剛好碰到88水災,暉華工業累積的紙本資料損毀,更加強盧特助導入電腦化的決心,盧特助因此特別做了市場調查,發現鼎新電腦是一家永續經營的軟體公司,擁有堅強的研發能力、客服能力、教育訓練能力及硬體維護能力,加上暉華工業自己沒有IT人員,更需要有經驗的軟體公司來引導,而在幾次的Demo過程中,盧特助及各單位提出的問題,鼎新的顧問都能很專業的回答並提出解決方案,讓盧特助對鼎新的信賴指數Up Up,經過公司內部高階主管的討論及決策,最後決定選擇鼎新做為e化的合作夥伴。

系統成功導入的四大要素

「必要性」觀念建立:

  在未導入Workflow ERP之前,暉華工業雖然也有使用凌越系統,但因為系統沒有整合,資訊不夠透明,財務的帳款核對,常常需要花很多時間追蹤,而各單位各司其職,內部的溝通少,沒有完整流程可以配合管理稽控,再加上暉華工業希望公司可以永續經營,但多數員工的年資(年紀)較長,很多KnowHow都在這些資深員工身上,盧特助擔心這些員工如果退休了,對公司來說會是不小的衝擊,這讓企業內部了解到建立一個好的營運平台是刻不容緩的。期許藉由此次e化系統導入,使公司內部的資訊傳遞更加透明化、即時且完整無落差,並使營運之管理及稽核管控觀念能落實且紮根於員工之日常作業中,進一步提高公司競爭力。

  從專案啟動大會開始,總經理即將ERP導入視為公司新年度的重要工作目標,並要求所屬單位配合整個導入時程及工作,同時凝聚全體參與人員共識,讓大家體認ERP能協助他們改善工作效率、節省時間、做到日常管理,讓公司內部營運流程可以配合管理稽控,成為有利的企業支援,藉此讓團隊成員了解到建立一個好的營運平台的「必要性」,並深根ERP對提昇企業競爭優勢的重要且「必要」之工作氛圍。

「專案進行」進度掌控:

  從基本資料蒐集、編碼原則定義、BOM斷階原則、教育訓練、流程擬定到開帳上線,一連串的工作,時程控制及如何確保Key User在整個專案進行中落實各項作業,是成功導入系統的關鍵;鼎新顧問師以專業經驗在各個階段,及輔導會議中,即時且明確的要求與提示各項可能影響進度的徵兆予暉華工業,並配合盧盈君特助在內部協助Key User解決各項困難,充份與主管溝通,裡外配合得宜,使得Key User能落實各項準備工作。

「流程作業」正確執行:

  鼎新系統上線後,各項作業依照擬定的流程在日常營運中被執行,盧盈君特助也花了很多時間檢核作業產出即時性及資料正確性,在顧問未到府輔導的時間,主動與鼎新客服聯絡將問題排除,並召開內部檢討會議,使新系統的使用成為暉華工業稽控及管理的一種「習慣」,而資料傳遞的正確性及即時性成為一種「自然」。

成敗關鍵在於「人」:

  公司有很多重要的資訊及作業流程都在各資深人員身上,一開始他們不願意分享出來,盧特助藉由系統上線必要的資料搜集,要求他們提供完整及正確的資料。在教育訓練方面,一開始人員很排斥上網e-Learning學習,他們認為工作負荷量已經很大了,事情都做不完,還要再上網上課很浪費時間,不過盧特助很有耐心的跟大家一起上課學習,課程都先自己學習過後再親自教導,讓人員的學習效果加強。有鑑於公司很多員工不會使用或排斥使用電腦,將來招募新人的基本條件,需要會使用電腦,且最好有使用ERP的經驗。以往公司會有一人身兼多職的狀況,為了落實系統的稽核管控,將來的分工也會更細一點,人員的職務亦會有所調整。

加速內外管理品質與溝通時效

  提及在導入Workflow ERP後,暉華工業是否看到具體帶來的效益,盧特助表示,部門的溝通效率提高了,各單位發生問題時不再像無頭蒼蠅,大家都懂得往前追溯尋找問題,採購單位之前常是用電話跟廠商叫貨,品項是否有錯、價格是否有錯、東西是否有進貨皆無跡可尋,需仰賴人員的記憶力,現在利用 ERP系統的採購流程,不但採購品項、價格、預交日都有記錄,後續還可追蹤採購廠商的交貨狀況及品質狀況,後端財務結帳時亦不會發生沒有來源單據核對勾稽,結帳的處理更有效率了。另外透過SFT廠區生產追蹤系統的導入,訂單生產進度的追蹤管制及委外狀況的追蹤比其他競爭廠商更快提供給客戶「即時」且「正確」的生產相關訊息,客戶不再擔心交貨延遲等問題,進而提高訂單數量,促進營收成長,讓暉華工業能夠以更高的效率來提昇對客戶的服務。

未來展望:主動出擊

  談及未來再與鼎新一起合作的計劃,盧特助表示,第一次與鼎新的合作已有很好的開始與成功,對鼎新團隊服務態度也給予認同,後續會再針對優化EIS銷售分析應用,未來也期許能與鼎新一起攜手合作,在企業e化及競爭力上再提昇。暉華工業的未來發展方向上,盧特助也提出,公司除持續的在鑄件技術上加強開發,也希望增加產品線,提供給客戶更完整產品以及全面的服務,公司也逐步加強市場行銷,提升對客戶的服務品質,化被動為主動,以客戶需求為導向出發,提昇服務效率,主動出擊。

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