聚暉運用智能化體驗 增添營運新動能

邁向優質化管理的渴望

文:陳祈廷

聚暉

企業流程管理

從事建築照明產品的研發與設計已逾38年的聚暉,從驅動器、組件、 機構、電子元件到燈具設計,擁有完整的一條龍供應鏈,近年市場主力由美國逐步拓展至亞洲與歐洲,而不同於在傳統家居賣場中常見的低價LED燈具,聚暉主要聚焦於高級賣場/商店的建築照明市場。而根據工研院的分析統計,全球照明市場規模在去年已達1,504億美元,其中LED燈市場規模為581億美元。

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聚暉董事長孫慈欣:「鼎新行動任務導航高效、開放、整合的應用特性,聚暉導入之後帶來顯著的效益」


問聚暉董事長孫慈欣,如何從初期創業至今,業務設計、研發、認證、製造、營銷集於一身,成為全國最大的LED製造商?孫慈欣說,LED燈具須得講究美觀與性能並重,「我們非常堅持品質,也很注重內部管理流程是否順暢。」

檢視內部組織營運流程 導入BPM整合建置

隨著企業營運規模擴張與消費市場需求的轉變,企業管理流程運作更是聚暉內部組織與加速決策的重要標的,原本聚暉內部都是以紙本簽核,但受限於紙本簽核的先天限制,有些問題點難以改善,如紙本憑證保存、管理及銷毀,紙本資料需要人工輸入系統,浪費且重複的無效工時,廠內的紙本簽核文件仍須耗費人力在不同單位間傳遞,種種原因,讓聚暉有導入電子簽核系統的想法。

 聚暉資訊部經理蕭暐晉說,「在評估是否更換ERP以及導入電子簽核系統時,考慮到舊有ERP與其他系統之整合,日後不但維護成本高,而且需要耗費太多時間進行開發。現在的企業競爭非常激烈,慢了一步,或許就是天與地的差異。因此,我們最終選擇鼎新的 『TIPTOP、BPM、APS、BI、eKB』的整體解決方案,希望藉由已有豐富整合及導入經驗的鼎新,協助我們公司繼續在產業中維持領先。在導入過程中,更發現鼎新的BPM系統帶給我很大的驚喜,即使卸下整體解決方案的光環,它仍然是一套令人讚賞的、擁有極高彈性的、同時又極易開發的優良系統。」

 他們列舉了幾點導入電子簽核後的目標,如:(一)能夠與各種系統整合,容易完成簽核表單開發的開發環境,簽核流程要有極高彈性,以配合管理政策變化,(二)透過流程管控落實管理政策,(三)主管有時外出洽公,若能同步支援手機/平板APP簽核為佳,且希望簽核人員容易了解簽核表單的簽核流程。

 蕭暐晉笑著說,「選擇鼎新是相當符合預期,它可以做的調整與開發,在過去接觸過的系統來說,算是相當不錯,開發出我們需求的表單。」

 鼎新的BPM導入,可整合企業內部既有的ERP及各類資訊應用系統,讓流程管理貫穿企業營運流程,並配和企業的資訊需求。蕭暐晉說,目前鼎新的BPM輔導,是以技術移轉為主軸,之後有機會擴增為兩階段輔導,分別為技術移轉,以及流程再造。但要導入新系統,難免會遇上如基層的排斥、使用上的適用性、組織間的溝通問題等,孫慈欣表示,因為知道企行動化與數位化是現在與未來企業經營管理的一大利器,「所以改變與導入非做不可!」他強調,管理能力也是內部需要持續學習的一環,簽核工具從紙本變更為電子,不是單純將既有流程複製移轉,而是需要因應工具的改變,分階段實施簽核表單的電子化。

 「例如第一階段:紙本改電子,流程不變,但進行管理組織的正規化,第二階段:電子簽核表單增加更多系統自動抓取的參考資訊,第三階段:電子簽核直接依據簽核內容自動判斷流程,由系統依據管理政策自動監督,降低人為介入的風險。」蕭暐晉補充說明。因高層的布達以及全員上下一心,「所以我們公司在導入實施上,遇到的困難相當少。」

 鼎新的行動任務導航,就是希望可以協助企業達到如聚暉的目標,循序漸進達到高效、開放、及整合辦公事務。(一)以高效面來看,辦公表單隨手發起,表單智能審批、加簽,協同分享通知(二)開放性則是移動首頁可自定義,可整合產品,portal展示,支援多角色應用;(三)整合價值顯現,多系統無縫整合,支持BPM或ERP接口呈現報表,重點表單特別關注,移動報表查找,端點查看具體數據。

掌握資訊整合系統 串聯管理價值鏈

現在的趨勢與科技應用變動太快,「我認為提升企業內部溝通效率與正確訊息傳遞是很重要的。」孫慈欣表示。而BPM行動導航,可以讓管理者於移動中依然可以看見使用者最需要的功能及最常發起的流程,並透過全新的規則解析引擎,以及導入電子簽核「很明顯地讓公司整體內部效率增加,」而跨系統瀏覽器的設定,就可以隨時隨地利用iPad、手機等行動裝置登入系統進行簽核或瀏覽,行動辦公不受限。「雖然有些地方還是受限於手機與桌機介面的不同,資料顯示有待之後整併,但像我有時候出差,移動報表可隨時掌握資訊,就可以在外看重要的公文快速簽核。」孫慈欣說。

蕭暐晉表示,導入BPM行動導航,與TIPTOP的整合已經有很多介面做出來了,讓導入速度與開發速度加快,讓我們的BPM與TIPTOP的整合速度加速,主要的流程在TIPTOP上線前都已經準備好,新的BPM有簡約化的設計與彈性介面布局,「它的扁平化介面設計,讓我們同仁在操作上更簡約也易讀。」未來更希望完整建置ISO文件管理網站集中管理及發行程序書、表單持續檢討表單流程整合與簡化,快速掃描設備將紙本轉為PDF文件。

且BPM對程式資料存取的介面方式設計,讓聚暉在程式上可以做彈性的處理,因為新BPM我們開發了全新的表單設計器及表單部署工具,透過新設計器可製作出風格更為現代感又兼具跨端自我調整的表單UI。比之過去,可減少平均約40%的表單畫面設計階段及50%的程式撰寫及30%的表單部署時間。

之前聚暉都是用紙本傳遞來進行工作管理與資訊傳遞,而導入系統後的應用,藉由內部網路的串連讓企業的效率大躍進,梳理內部組織營運流程,「將既有的公司流程電子化,或將以往簽核過程中定義不夠明確的,或是簽核層級不夠明確的,剛好作一番審視與檢討。」蕭暐晉說明。

例如業務以前自己負責打單,用Excel檔寄給生管、資材,生管與資材再用mail回覆何時可以交付,導入BPM後,業務主管與相關單位很快可以知道今天有哪些訂單,可以知道每一位的訂單狀況,主管簽核時,就知道有訂單進來了,因為有橫跨多系統的業務流程,使用者可以在同一業務流程,組織不同應用程式端,完成統一管理要求。例如:使用ERP下訂單,到BPM審核,再回寫到ERP。

另外對生管來說,導入系統最大的好處「是不用再走來走去了!」且會在相關的簽核流程中就被告知,同公司不同部門將不在有資訊孤島,資訊透明化後,有效精進管理流程,當表單發起後的流程中,某些表單數據異常或不在標準規範流程內,這類的異常能及時通知並在簽核時主動提示實現有效監控,強化輔助決策並讓決策者及時處理,改善企業原本事後管理的模式,轉換為流程管理模式,以提高企業預見與預防)管理的能力。


管理挑戰 導入效益
紙本憑證保存、管理及銷毀 節省大量文件管理的人工成本,落實品質管理理念
紙本資料需要人工輸入系統,浪費且重複的無效工時 線上單據自動確認由流程系統來執行,減少人員重工及Key In錯誤等問題,大幅縮短流程傳簽時間並同時節省紙張列印浪費,達到無紙化管理
廠內的紙本簽核文件仍須耗費人力在不同單位間傳遞 電子簽核直接依據簽核內容自動判斷流程,由系統依據管理政策自動監督,降低人為介入的風險。

藉由移動裝置,讓忙於外勤的行動主管們不需再為簽核而找尋網路連線,即時處理電子表單簽核,重要資訊,絕不漏接。


流程即時掌握 精準提升營運績效

導入BPM半年,聚暉內部效益已經逐漸顯現,「我們要的就是希望內部作業流程順利,節省溝通成本。」孫慈欣說。現今產業變動趨勢太快,企業經營決策的效率與速度,間接影響企業未來競爭力,擁有高效率且智能的內部流程網絡,能加速個組織與部門的往來作業,全電子化整合達到無紙化、無時間、無地域的限制,企業的內部網絡、組織層級、決策管理藉由系統整合與導入並結合新興科技工具,重新得到審視與梳理的機會,是提升企業整體競爭力的良好基礎。

聚暉也不以此為滿足,因為行動化與數位化是現在與未來企業經營管理的一大利器,「未來其實還有很多構面可以加強,總是要先幻想嘛,才能看下一步是不是有實踐的機會。」蕭暐晉說,除了要有能接軌產業趨勢的營運模式外,還需要運用強化功能管理並有智能體驗的系統來優化聚暉運作的各個環節,讓各部門的績效都能與公司戰略目標結合。

導入BPM只是聚暉邁出企業數位化轉型的一小步,未來於智慧製造的路途上,也著眼自動化設備的導入以及持續的在ERP運用上做廣做深,以期在各維度上充分發揮管理效能,再者,就是藉由資訊的蒐集整合,提取數據資訊,培養數據資訊蒐集的能力,聚暉將以立基幾十年的深厚基礎為底,為企業邁向數位轉型,點亮更多可能。

圖片2.png圖說:右起聚暉資訊部經理蕭暐晉、聚暉執行副總吳江城、鼎新BPM事業部顧問石又澄、聚暉董事長孫慈欣、聚暉策略發展經理孫良佐


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