I.B.O強化資訊整合 搶先落實E化管理

文:曾郁雯

越南I.B.O責任有限公司

ERP 企業流程管理

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  越南I.B.O責任有限公司秉持良心為初衷開創食品大業,從經營團隊、生產單位、研究開發、品質管制到行銷等各事業部門,從原料取得到產品的生產配送,皆以最高規格要求自我,除了不斷自我超越,創造商品的生命力與價值,對食品的這份執著也延伸到企業的管理與經營,整合企業資訊、妥善運用數據經營管理是I.B.O所努力的目標。

  I.B.O成立於2016年底,主要經營進出口食品以及食品製造代工OEM、ODM的相關業務,擁有多樣化的專業自動化產線,多年來為許多知名的品牌客戶客製化研發商品配方,主力產品為蛋酥、膨化食品等加工製品。自創業起徹底落實「安全、美味、創新、方便、健康」等五大精神;並不斷追求創新以「實現顧客需求」,進而強化提案型的營業活動,這一切都是為了與客戶的共存共榮及提倡飲食文化的無限發展延續。

人力作業費時費力,跨部門溝通不易,無法即時掌握庫存狀況

  本著食品製造為良心事業,I.B.O致力追求研發製造出健康營養、可口美味的優良食品,秉持嚴格的品質管理,無論是原料選擇,生產品質管理,加工設備及技術,均以最高標準自我要求,以達到品質安全無虞為目標,並強調具前瞻性、專業性與客戶導向的服務,期望以現有的基礎繼續穩定成長發展,來達成永續經營的目標。

  在過去系統環境中,銷售、採購、生產、會計各自為政,各部門之間的資料皆為手動作業,僅靠人工串聯,且人員異動頻繁,表單格式不一導致無法各部門資料無法整合,也無法結合到後續財務、庫存等資訊,導致人員重工狀況嚴重;此外,人工產出報表後需再透過數據整合,管理人員才能閱讀報表資訊,不僅如此,未落實庫存盤點,管理者無法即使得知當下庫存狀況,掌握安全庫存量並及時訂購、生產。

  不僅如此,越南市場正進入高速發展的階段,手動EXCEL產出製作所有報表已無法滿足作業的需求,總經理李金龍審慎評估後,決定選擇在地化深耕,且擁有完整服務團隊及定期培訓課程的越南鼎捷軟件成為I.B.O 資訊E化的最佳夥伴,導入ERP系統,讓公司的作業流程e化,迎接各種新挑戰,帶領I.B.O邁向新的紀元。

統一營運表單,強化資訊整合,落實E化管理

  導入ERP系統前,越南鼎捷顧問經理曾郁雯及顧問武氏柳與I.B.O專案團隊共同審視企業缺口及導入目標,發現I.B.O面臨無系統進行資訊自動並及時整合,使得內部的流程制度不完善的困境,並確認人心I.B.O欲E化整併管理數據。

  正式導入的過程中,I.B.O遇到最大的問題在於人員不穩定,常有臨時取消、員工請假或缺席的狀況,初期PM狀況不穩定,加上已習慣各部門各自為政,因此對於導入時討論要與各部門協調作業事項,或各部門前後作業影響上,較無法協調,會有操作者與管理者理念不同,或者在無發生之狀況下但目前已發生未來會持續發生的問題上,I.B.O李副總出面擔任PM重新統籌定義,並訂定規則,布達實施,有效改善跨部門協調問題。

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▲I.B.O在專案團隊李婕副總經理(左二)、王翊丞(右二)、越南鼎捷WF顧問曾郁雯專案經理(左一)、WF顧問武⽒柳(右一)攜手努力下,透過統籌管理,訂定規則,整合跨部門數據,達成E化管理的目標。

策略目標上下支撐,管理機制建置,高階引導執行

  專案團隊根據企業缺口審視結果,進一步定義出補足、串接及改善的目標,先從基本組織能力補強,再進一步完善流程及制度,好的表現就可獲得客戶的青睞,最後,營利自然豐厚,由少數高瞻遠矚的人定出了公司級的目標,要如何往下展開到各部門充份認同、承接後逐項展開行動,是一大課題,亦是成敗的關鍵!

  通常企業內的資源不足,人才更顯不足,這個階段如果展開得宜,人才能力會逐年提升,若操作不得宜,劣幣驅逐良幣,後悔莫及。佈建適當的場景引導大家的心情很重要,處理好心情,事情自然好辦!最好是能透過影片的情境,讓各部主管及儲備幹部充份理解及認同公司的策略目標,再引導大家一步步的制定行動方案,及量化衡量成效的方式。

  I.B.O 李金龍總經理深覺人員不穩定之狀況,特派李婕副總經理擔任此次PM,全程參與討論並學習資訊化ERP,李副總認真在規劃實施,並且在預定的時間內跟催相關人員繳交SOP作業,並完成待辦事項,或提前做好上課前準備作業,並且在初期學習階段交代各部門員工一有新訂單、採購或庫存異動等等就實際輸入至系統,在上機模擬實資料齊全,因此後期ERP操作跑得更順暢,因此整個專案進度是比一般客戶更提前的,在導入期中,李副總發現若人員均各自為政,將無法達到資訊整合目標,因此要求各單位人員即時且落實的於鼎捷ERP中作業,雖上線過程中,人員對於新系統的不熟悉還無法完全放掉手工作業,但在鼎捷顧問的細心訓練及耐心說明下,與李副總的積極配合督促員工,慢慢的步入軌道,且使用者也享受到系統所帶來各項資訊的便利性。

E化資訊加速作業,提升企業營運效能

導入效益

  • 資料完整,結帳速度加快

  • 庫存準確率提高

  • 財報如期產出

  落實E化管理,減少人為錯誤與溝通問題,建構資訊化高效率、穩定、準確的工作環境,分析報表快速、精確,能迅速掌握各部門面臨的問題,同時,由於ERP讓資訊收集的正確性與完整性提高,讓資訊回饋變得即時與有效,讓企業流程與系統作業整合後,庫存的準確率已達80%,且庫存降低利潤自然就增加,此外,因前端資料的完整性提高,未來可如期使用系統自動展出報表,達成越南公司創建以來苦有財務報表的困境。

I.B.O在導入過程中,雖遇人員異動、跨部門協調等困難,但在李副總管理團隊與鼎捷顧問師齊心合力,不斷的與使用者討論溝通,達成共同成長與管理目標,未來I.B.O因為全面資訊化這樣的好基礎,可以在各方面取得起跑優勢,越南鼎捷軟件也將持續站在輔助的角色,提供良好的E化顧問諮詢。


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