環綺國際 雲端上的管理 落實組織權責

全球思維、在地作為

文:王甄敏

環綺國際

發布時間: 2018-06-11 16:17:00

企業流程管理 雲端行動應用

專業、科技、在地化經營

  環綺國際為一跨國性的貿易行銷通路團隊,總公司位於新加坡,在亞洲市場皆有行銷據點,而台灣的【環綺國際貿易股份有限公司】成立於1989年,從事特用化學品材料貿易為主,並結合歐美品牌及亞洲新興市場廠商,以提供具有價格及品質優勢的產品給客戶,提升客戶產品競爭力,同時也建立起良好的顧客關係。

  其產品應用在石油化學、高分子材質、塗料、塑膠、橡膠、油墨、造紙、金屬表面加工、電子用化學品、電線電纜、建築相關等,在各國環綺據點均設有倉儲系統 (Warehousing),因應客戶「Just in Time」的需求,秉持著貼近顧客為最終服務目標,環綺不斷尋找新方法協助客戶達成目標,創造更高的附加價值,創立業界最佳口碑。

  另台灣為世界原料供應鏈中的一環,雖然國內已有些知名的大廠,但其基礎原料的取得,部份仍需仰賴國外進口,而環綺國際正扮演著這樣的角色,提供具有競爭優勢的原料,以創新國內廠商的產品及價值,環綺國際代理的品牌建築相關有Avebe、Kerneos、Poraver、Schulke、CMMP...;化粧品相關有Arkema、Rockwood、Schulke,樹脂相關有Perstorp、The Lubrizol Corporation、Vandeputte SA、BNT Chemicals、SK Chemicals、Wilmar International…。

環綺國際 小檔案 
【行業類別】化學原料及其製品批發業 
【創立時間】1989年 
【資 本 額】1億2000萬元 
【員工】35人 
【主要商品】樹脂、塗料、油墨、造紙、塑膠、化妝品、醫藥等原料進出口 
【高雄總地址】高雄市苓雅區中正二路30號 
TEL +886-(0)7-223-9188 
FAX +886-(0)7-224-4769 
E-mail worldwide@wwrc.com.tw 
【台灣其他據點】嘉義 、桃園 

更多資訊,請至http://www.wwrc.com.tw/

降低流程作業成本,提昇精準度

  環綺國際於2015年開始使用鼎新Workflow系統,2016年中開始導入EasyFlow系統,透過EasyFlow簽核系統再加強內部協作,加速流程效率,落實組織權責。

  環綺國際出貨速度很快,當天訂單在業助登打後,當天倉庫即會出貨,但此過程中需要業務人員double check出貨的正確性,減少因資訊錯誤而造成一些不必要的損失。先前是透過人工的方式,每日業助整理每個業務的銷貨日報表以e-mail的方式讓業務人員確認,但財務經理 鄧素娥認為此作耗時費力,也無法立即得到正確資訊回饋,若因資訊錯誤造成退貨而產生費用損失,這都相當的浪費公司成本,且無法追蹤、落實權責,對客戶負責。另故導入EasyFlow系統後,即運用EasyFlow的自動發單功能,由系統快速發起業務人員的【銷貨日報通知單】,簽核流程通知當責業務人員,讓業務人員即時掌握出貨資訊,若出貨資訊有問題,可立即加簽業助人員進行後續處理,業助人員也不需要整理銷貨日報表以e-mail的方式給每位業務,使用EasyFlow的自動發單功能,方便、省時又落實權責。

環綺國際出貨速度很快,當天訂單在業助登打後,當天倉庫即會出貨。然而,每日業助又必須整理銷貨日報表,透過e-mail讓業務double check,減少因資訊錯誤而造成的不必要損失。財務經理 鄧素娥認為太耗時費力!遂運用EasyFlow的自動發單功能,解決一切問題!

雲端上的管理,掌握無線Mobile  Busniness商機

  環綺主管、業務人員經常在外拜訪客戶、差旅,無法即時了解公司的營運及客戶狀況,紙本公文簽核也常因此延誤,影響企業營運與決策效率。故環綺採用鼎新的M-Business進行行動簽核及公司內部資訊的取得,打破時間與空間的限制,透過手機可即時獲得需要的訊息。

  當表單需簽核時,也可即時透過手機簽核快速回應與決策。環綺導入行動簽核的表單,主要為業務相關的銷貨日報通知單及人事類表單,請假單、加班單、銷假單。 M-Business除整合EasyFlow電子簽核外,另外也整合了Workflow、CRM系統的部分重點功能,如整合Workflow系統的出貨狀況、逾期應收帳款、庫存狀況、廠商價格等,讓相關主管可以隨時取得所需資訊,減少預估錯誤而造成的損失,也整合CRM系統的潛客報價、訂單狀況、帳款狀況、商品價格,讓相關主管可掌握客戶資訊,快速取得訂單資訊。

運用資訊系統,資訊取得不求人

    環綺國際除使用【銷貨日報通知單】外,另有導入EasyFlow簡易的人事考勤表單,請假單、銷假單、加班單,取代過去紙本列印作業、人工傳遞,人工統計特休時數部分。

  申請人可透過WEB方式請假、加班申請,而請假單系統上也可即時查詢特休剩餘時數,送審時會檢核申請天數是否已超過允許請假數量,進行資料檢核的防呆。系統將依標準流程送給相關審核單位進行簽核,最後相關申請資料記錄於EasyFlow系統,簡化了人事重工等問題。業務主管也可以即時知道業務人員今天有誰請假,不因紙本傳遞而延誤。另透過EasyFlow的管理程式,也可以統計人員每月的請假資訊,環綺國際黃勤雯主任表示,請假資訊現在都在系統,不用再用人工的方式核對統計出勤資訊用製作Excel 計算出來,免去人工統計費時及容易出錯的問題,從計算到統計整體一氣呵成。

複製成功案例 持續資訊化、自動化

  對於資訊化、自動化的未來規劃,環綺國際有著更深的期許。未來將會陸陸續續將公司內部的紙本表單資訊化、自動化,利用EasyFlow系統表單流程的追蹤及管理程式的統計功能,更精進內部的作業管理流程。在資訊系統的整合應用上,將繼續深化與WorkFlow、CRM模組整合應用,也期望未來公司可全面性資訊化,提供營運主管可得到正確的資訊,達到更寬廣的經營空間,在企業運作各方面得到管理及效率的優勢。


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