整合多套系統作業 改善「帳結」效率

台灣迅聯通信實現行業管理效益

文:戴士真

台灣迅聯通信

企業流程管理 商業智慧

協助電信基站建設及訊號問題解決專家-台灣迅聯

  台灣迅聯通信股份有限公司,由新加坡Speedlink 於2011年在台設立台灣分公司,主要的營業項目為銷售通信無線產品 (廠牌 Speedlink ) 及承攬電信解決方案之工程業務。

  銷售項目主要為新加坡母公司所設計無線行動通訊品,如:基地台戶外天線(BTS Antenna)、室內涵蓋天線(Indoor antenna)、行動電話強波器(RF Repeater),光纖強波器(Fiber Repeater),微波系統及Wi-Fi產品,是新加坡Speedlink在台灣的獨家產品代理商。

  而於電信解決方案之工程承攬上, 台灣迅聯致力於協助電信業者進行基站架設與訊號不良的問題解決,主要的客戶對象為中華電信 , 遠傳 , 台灣大哥大 等五大電信業者。著名的工程實績:台灣高鐵隧道群2G+3G+4G行動電話涵蓋工程、台北捷運-信義線、松山線 之3G/4G行動電話涵蓋工程、台灣鐵路西部幹線隧道(三義-后豐) 4G行動電話涵蓋工程等。

更多資訊:官網http://www.speedlink-tw.com/index.php

導入前痛點-帳務結算

  台灣迅聯乃為通訊工程行業且為新加坡集團在台分點,故帳務上除了需符合工程行業於IFRS「長期工程合約準則」規範下的完工比例法進行損益認列外,為因應集團母公司於帳務上需求,材料成本採用[移動平均成本]計算、[3GP工程銷售毛利表]等30~40張財報內容。每月、每季皆需花費相當多工時與人力產出。

  而台灣迅聯在原有資訊系統建置上,銷售訊息輸入主要配合新加坡集團使用Salesforce系統但庫存管理於台灣使用高格系統進行管理,而後再透過人工收集表單、帳務資訊,將資料交由會計師事務所進行手工核算與編制報表。多套系統與人工產出併行,面對相對複雜的業務型態以及營收逐年成長的公司,原有的帳務產出方式,已無法支撐現有帳務數量,於一般行業中的基礎需求-帳結,是迅聯於後勤支持上最大的痛點。

剖析現況與困擾,找到最適規劃藍圖

  鼎新團隊承接台灣迅聯專案後,剖析多套系統併行造成人力重工,資訊核對困難、帳務產出不易等問題,故於專案執行前,以提升帳結效率與管理改善為專案導入主軸,透過鼎新於系統上的整合規劃,將銷售、庫存管理資訊整合至Workflow ERP為目標,再透過ERP系統的帳結結算程式與核帳SOP的建置,透過系統產出所需財報資訊,完成可被稽核提升執行效率的整合規劃藍圖。

  本專案於專案規畫後,完成系統整合、導入至上線,僅花費5個月的時間,且於上線後,次月初即可透過系統完成帳務結算的目標。鼎新於專案的執行手法上,針對非標準製造行業的專案規劃,於專案執行前必先針對客戶痛點與需求進行整體架構規劃,框定規劃範疇後再進行系統的輔導與規劃,而非邊進行系統輔導邊確認需求內容,是非標準製造行業之專案如期如質成功導入的關鍵因素。


【系統規劃藍圖】:於專案導入前,針對專案範疇先進行訪談與整體規劃

面對問題『當機立斷』,是專案成功的重要關鍵

  專案導入過程,專案組織成員的積極配合是上線的成敗關鍵,特別是本次專案的主要負責人 管理部洪惠純經理。本次專案的導入牽涉大幅度的系統整合、客製修改,且需運用鼎新於製造、買賣行業的標準套裝軟體建置台灣迅聯資訊規劃藍圖,導入期間需要大量的溝通與協調來確認程式的架構與細節,因此雙方團隊的協作是影響成敗的重要因素。專案導入過程,洪經理居中協調,面對帳務問題即時CALL OUT會計師進行協助與邏輯確認,面對與Salesforce整合議題即時協調香港集團資訊單位進行會議,於ERP流程議題的判斷,會立即確認內部可行性與會計師認同當下處理問題與解決,是本此專案順利導入的重要關鍵。

  且洪經理帶領的管理部團隊,種子成員 維香、美君 的積極配合與參與,盡心盡力協助系統的建置與徹底執行,若缺少了他們的支持與協助,本次專案的導入成果不會如此優秀亮眼。

管理挑戰

Salesforce銷售資訊的雙向整合

原先為因應集團Salesforce資訊所需之輸入,為產出帳務資訊需再額外整理發票、收款相關資訊提供會計師事務所進行帳務結算,系統導入後確立單一輸入源,減少重工提升帳務結算效率與正確性。

移動平均成本計算

本次系統導入規劃中,另有一環為[移動平均成本]之規劃,不同於台灣一般公司使用的[月加權平均成本]邏輯,母公司要求以移動平均法核算存貨,原此部分為會計師利用系統先行計算後,需手動調整後產出。但於系統導入後透過客製程式的修改,現可透過系統自動結算,縮短處理時效。

工程損益結算-完工比例法(收入法)

迅聯於帳務處理需求上,除了移動平均成本外,工程帳務產出更是此行業的重點。透過PJT專案成本包與客製化的調整導入下,讓每月完工比例(收入法)的計算與產出,更加自動化,也透過此次導入,工程損益相關資訊更加透明,於經營決策上實現了更多效益。

庫存、帳務的整併

過往庫存管理與帳務上的庫存,是分離的兩套帳,每個月需耗時核對與確認,透過庫存資訊的整併,提升庫存管理的準確性與即時性,也提升帳務核算效率與正確性。

 

▲【整合規劃圖】:CRM與ERP之整合架構

永續經營、長久合作

  目前專案完成第一階段的專案規畫藍圖,多套系統資訊整併,產出符合[工程]行業、母公司所需的帳務資訊,於未來迅聯也期許能於人力分配、考勤上可以有進一步管理改善。台灣迅聯的系統化建構才剛起步,流程、管理面上也不斷的持續成長與改善,在未來台灣迅聯的成長過程中,面對更多的挑戰,鼎新除了能夠即時做出因應外,更能提供管理者於重要決策上的資訊,鼎新是未來一起營運成長的最佳夥伴!


▲感謝台灣迅聯專案團隊及專案負責人 洪惠純 經理(右三) 、黎美君(左三)、賴維香(左二)、石雅雲(左一)、
接受鼎新專訪 鼎新電腦 顧問戴士真(右二)、顧問經理 莊安君(右一) 

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