英商伊可力斯用Workflow ERP為企業提昇競爭力

文:林佳靜

英商伊可力斯

企業流程管理

       英商伊可力斯股份有限公司台灣分公司成立於2006年,主要從事漆彈槍製造及漆彈槍周邊產品貿易。 
       Planet Eclipse總公司在英國,在美國、 英國、 德國和臺灣均設有辦事處和分發銷售遍及歐洲和世界各地。(更多關於Planet Eclipse介紹:http://planeteclipse.com/ )

改善內部流程,伊可力斯選擇鼎新協助e化管理與提升

  伊可力斯-鄭惠文總經理表示,原本公司各職能都是使用EXCEL進行相關文件維護(舉例:採購、進貨驗收、對帳...等等),在即時數據收集上,要花很多時間來整理,進而影響做決策時間。希望透過整合度較高的系統呈現完整的資訊,例如:由接單至出貨收款、採購至進貨驗收到付款、託外加工的進度掌握...等等資訊,再由此瞭解不同產品加上不同產業客戶群的銷售分析需求、日常營運表單的追蹤與查詢、保存等,期許藉由此次e化系統導入,使公司內部的資訊傳遞更加透明化、即時且完整無落差,並使營運之管理及稽核管控觀念能落實且紮根於員工之日常作業中,進一步達到提高公司競爭力之目的。

  在評選多家ERP軟體後,考量其優缺點,最終選定鼎新Workflow ERP,主要的原因是鼎新是一家永續經營的軟體公司,系統發展也一直伴隨著企業環境變遷而增加各項功能及整合,擁有堅強研發能力、客服能力、教育訓練能力及硬體維護能力,企業所需使用的相關產品線也很完整,各個不同系統也可以互相整合串接。鄭總經理認為鼎新Workflow ERP系統歷經客戶磨練,已非常成熟,且有一套標準勾稽流程,而勾稽嚴謹正是企業最重要的地方;讓伊可力斯放心選擇鼎新,於2011年導入鼎新Workflow ERP系統。


▲伊可力斯資訊化導入時程。鼎新電腦整理,製表:林佳靜。

透過精進管理手法(CEBIT)實現內外稽核的正確性

  雖然伊可力斯的資訊化導入已經一段時間,但和多數導入系統的客戶相同,認為無法一步到位,所以未安排第一階段即導入成本系統。但高層們已經開始體會,若沒有導入實際成本,則ERP就沒有當初期許的效果。

  剛好於今年2016/8月增值顧問-林佳靜透過CEBIT數據報告,提出伊可力斯月結速度與現行時點有明顯落差,協助找尋伊可力斯現況瓶頸問題,展開本次導入目標,以「帳務快速結轉、成本精進」做為此次精進管理改善的兩個主要主軸。

  導入初期,因為往年的資料已經在系統中,但進銷存和財務上的帳務不一致,所以此次專案導入,主要的目標除了導入成本精算外,也將財務帳和前端的進銷存勾稽,讓ERP的整個流程更符合內稽內控的要求。

  因伊可力斯總公司在英國,故會計年制為4月制,即2015/04/01至2016/3/31為2015申報年度,在本次CEBIT專案啟動導入初期先檢視舊有的財報及前端的進銷存資料(2016/3/31截止)是否與2015申報年度財務報表一致,並進行重新開帳調整,讓財務帳和進銷存資料的一致性;以及成本精進及符合會計師的要求。

5大管理效益,管理無落差

  • 存貨管理:藉由ERP嚴謹的流程控管,例如先領原物料生產完工後入庫,達成庫存準確率由80%提昇至95%,雖然仍有進步空間,但相信只要持續要求及改善一定會達成最終料帳相符目標。

  • 銷售收款管理:因有些客戶出貨後無法馬上驗收請款,往往需持續一段時間,藉由系統使用更容易追蹤這些已出貨未請款資料,較不會發生遺漏請款的狀況。

  • 採購需求管理:系統可以依照訂單數量計算淨需求量,避免造成原料多餘採購,減少應付帳款發生及增加庫存空間的存放;也可以依所設定的安全存量,避免造成原料斷料,現場生廠待料等狀況發生。

  • 成本分析管理:藉由系統單據的完整即時輸入及每月的成本結算,目前產品成本準確性比較高,可提供業務當作報價的參考。

  • 營運分析需求管理:由ERP的即時資料輸入回饋,可以快速的得到主管想要的經營資訊,便於主管開會時的數據提報,並能立即作出回應以應對。

精進成本與銷售分析管理,提升e化競爭力

  本次透過精進管理手法(CEBIT),從【確認高層需求→流程訪談→作業流程改善→訂定目標→持續改善】,一步步讓專案走向成功。老闆的關注和決心促成了此次導入的契機,加上財務Christine和生管Emily全力配合努力下,讓此次精進專案可以順利完成。財務Christine提到:「自從導入成本系統後,能將生產相關資料及實際成本反映在報表上,資訊能真實呈現!省去許多人工對帳作業上的不便,改善無法即時發現的錯誤資料。」確實的肯定此次專案的效益。導入後除進銷存和財務帳前後可勾稽外,讓系統帳面數字不再只是參考值,而是精確的數據來源,成為公司管理及改善的依據。成本的導入只是數據運用改善的第一步,不斷的精進才是企業經營的目標,期望後續伊可力斯能透過更多的數據分析運用,進行流程改善的依據,協助公司整體經營更上一層樓。


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