矽菱企業構築電子發票因應根基 化繁為簡營運蛻變

資訊串聯財務打通關節,發票流程縮時省力效率大提升

文:林冠維

矽菱企業

電子發票 企業流程管理

贏得世界多國品牌信賴,以「不可取代」的代理商為目標

  成立至今已過廿年的矽菱企業自1990年從4人團隊起家,代理來自歐美與亞洲的多國知名品牌,為橫跨半導體、光電、面板材料暨設備的代理商。企業總部設於台灣新竹台元科技園區,並在台中、高雄、昆山、蘇州、深圳、成都、西安皆設立辦事處,憑藉著不易妥協的韌性與及時的在地化服務,獲得供應商的正面評價並贏得國內外科技大廠的高度信賴。「代理,賣的不只是材料和設備,還必須創造不可取代的氣魄」反映出矽菱企業的創新精神與積極進取的態度。

電子計算機發票將落日,矽菱企業提早因應減衝擊

  歷年來法令持續更迭,政府為推行電子發票政策,將階段性施行電子計算機發票的落日,矽菱企業除了有部分封測大廠客戶早先要求配合採用電子發票,但仍有大多數客戶仍採行電子計算機發票,故除了滿足客戶需求,考量法令規定與未來趨勢,矽菱企業決定提早因應,以期能減緩衝擊且預留時間做彈性調整。矽菱企業財務部吳美玲副理分享:「電子發票導入的原因是因為它要落日了,之前也有一兩家客戶要求要導入電子發票,但大部份還是用電子計算機發票,以對財務部來講,時間算真的很緊迫。所以希望在我們有空檔的時候來實施導入。」

  採行Workflow ERP的矽菱企業與鼎新維持良好合作的關係,而矽菱企業藉由一次參與鼎新法令研討會的機會接觸到【鼎新 + 汎宇】電子發票解決方案,基於先前交流的服務體驗與信任,後續評估下決定繼續選擇鼎新,一起走過法令因應之路。

矽菱企業 管理部 黃進玉副理:
長久以來的話我們跟鼎新有做很密切的配合,不管
是軟體硬體的,那當然是想說他們認真的態度是值
得我們肯定的。

 

顧問一點靈,符合法令、疏通流程、營運調整一次搞定

  針對電子發票法條內容,企業相關部門必須先行了解可能影響的作業與層面,矽菱內部如管理部、財務部與業務部三方也都必須協調內部流程的因應,從了解法令至內部討論達成共識,在導入過程中顧問便會適時切入,對法理提出釋疑或檢視調整的作法是不是能夠符合新法的規定,增加整體調整的效率與正確性。在專案導入時,無論因流程調整而造成的企業內部反應聲浪、從矽菱的部份客戶開始階段性導入電子發票,以及系統上傳測試區的規劃與流程,顧問結合新制規定與對企業內部流程調整的專業經驗,協力矽菱企業穩健完成法令因應。

  矽菱企業管理部黃進玉副理分享:「使用者當然會有系統操作的不熟悉,因為電子發票必須要不斷的檢核,避免產生作廢的部分。這些層層關卡當然會造成同仁的不便,但是只要熟悉是會很流暢的,也避免我們因忙碌而出現錯誤。另外顧問有詳細的介紹,包含法令的部分,像是B2B跟B2C發票的不同,整個樣式和重點,都有詳細解釋,將過程修正為客戶最簡單能夠導入的方式,讓我們導入非常順利。」


▲【鼎新 + 汎宇】方案雙向監控機制

發票自動上傳、多平台異常通知,資訊隱形助手協力營運優化

  矽菱企業導入初期選擇3至4家指標客戶先試行電子發票,並先行設定發票開立後兩天再由系統上傳至國稅局平台,預留充裕時間彈性調整,以應對新制較複雜的流程與卡控,而若大廠施行順利,後續所有客戶全面導入時便更為容易,階段性因應也更能減緩企業整體營運衝擊。若無藉由資訊工具協助因應電子發票,除了必須要熟習新制法規,更需自行建置Turnkey (營業人導入電子發票傳輸軟體)主機,處理發票逐筆檢閱並做大量的上傳測試,故因應所需耗費的時間與人力成本會增加很多。

  【鼎新 + 汎宇】電子發票解決方案使用第三方平台,針對發票軌跡提供完整追蹤,第三方平台、Turnkey主機或是財政部平台這三方一但出現問題都會即時通知異常,且立即得知是哪個平台出現問題,大大提升異常反應的處理效率。矽菱企業導入後營運效率提升,除了省去多人手開發票的處理成本,一但出貨時確認貨品數量便可直接運送,並隨即寄出電子發票,以便客戶一併比對交易資訊,而電子發票設定開立後兩天才上傳財政部平台,除了預留可能的調整緩衝時間,自動上傳的功能如替財務人員打了定心針,藉由資訊工具協助,不必擔心開立發票後忘記上傳財政部平台。


▲【鼎新+汎宇】電子發票導入效益

  黃副理分享:「如果是傳統式的三連式發票的話,可能財務部需要增加七、八個人力專門開發票。但我們導入電子發票之後,其實只要一個同仁就可以完成。之後由後臺的部分,turnkey主機跟鼎新的小平臺,會自動幫我們把電子發票上傳到國稅局,這樣節省掉我們很多的人力,這是最大的效益。」未來電子發票也將走向交換制,矽菱企業有了資訊得力助手,無須再擔心後續法令、內部流程的調整衝擊,專案藉由專業顧問輔導、階段性上線測試與因應法令調整的彈性,過程更可檢視內部程序的需求與改善。不只提早因應法令,矽菱企業蓄積企業動能,資訊應用引領每次營運進化,面對未來可能的挑戰,矽菱企業走在蛻變的路上,持續於產業發光發熱。


▲矽菱企業上下一心,不只符合電子發票法規,更優化營運效率提升!


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