資訊即時回饋 台灣翔登延展訂單能見度

避免生產斷鍊 追求最佳交付品質

文:王齡翊

台灣翔登

發布時間: 2018-10-22 14:30:00

應用價值 商業智慧 進銷存管理

        2000年以前,翔登專營台灣國家電力建設發展事業,未料,處於優勢位置並不久即面臨政策驟變,脫離國產寡佔市場庇護,受金融海嘯影響而掉單。

        翔登將過去經歷的重大轉折視為變革契機,反而尋機會朝多元化發展、邁向客戶多角化經營;甚至成功轉型自有品牌!面對新的營運挑戰,期望以「快速掌握預測訂單的達成度」、「提升及時交貨率」、「降低製令用料不足占比」提升訂單滿意度;更利用商業智慧快速傳達有價資訊,提高全員人均產值。

如期結帳 加快企業反應速度!

專訪─財務課長 廖春澄

財報資料或數據錯誤,容易讓公司做出不當決策。財務課長廖春澄表示:「系統自動統計能清楚掌握投入與產出比,再複雜的任務都使命必達!」

財報資料或數據錯誤,容易讓公司做出不當決策。財務課長廖春澄表示:「系統自動統計能清楚掌握投入與產出比,再複雜的任務都使命必達!」

        企業每天遭遇的變數有百百種,當遇到危機是否擁有足夠的周轉能力,彈性因應?然而,為避免投入資源石沉大海,如何準確衡量投資報酬率更是一門重要學問!

        營業規模越來越大,不能只在乎單項產品營業額,必須綜觀整體營運狀況,進行損益評估。為此,翔登選擇透過資訊化應用,先強健體質、鞏固根本;進一步,實現目標效益。透由ERP串聯所有前後端作業、建立資料庫後,使月結及財報產出又快又準;更能即時搜尋、取得資料編制合併報表。 此外,還能反映生產缺口,從成本異動指標推測用料與價格之差異,協助相關單位針對數據缺口逐一檢討改善,達成KPI。

        廖春澄回憶:「導入初期訊息取得困難,欲準時產出財報更是難上加難。」因為ERP制定流程規範的過程當中,無論領料、入庫…各段流程皆需取得各部門共識!一開始最快20號才能將送出完整財報。

        經由橫向及縱向溝通,內部SOP逐漸清晰,ERP數據成為有價資訊。慢慢地,每月約2號、3號成本就能試結;5號前產出財報,於每周一、三自動產出、派送至相關部門檢核。談及使用ERP的便利性及效益,廖春澄給予極高的評價!導入期間密集參與鼎新課程,樂於分享使用系統的效益及優勢,甚至還會向其他學員主動推薦鼎新的服務。

掌握庫存異動 搶跨國商機

專訪─業務助理 孫碧伶

業務助理孫碧伶:「如遇客戶產品諮詢,業務可以立即進入BI庫存報表,撈取帳上庫存數量馬上回覆交期,抓緊商機。」

業務助理孫碧伶:「如遇客戶產品諮詢,業務可以立即進入BI庫存報表,撈取帳上庫存數量馬上回覆交期,抓緊商機。」

        雖然財務運作能力越趨穩定,但統計庫存、預測交期等作業,業務與倉管、生管單位多以書信往來。倘若客戶一次詢問多樣產品、數量倍增,作業時間不免冗長、資料也可能有誤;若為跨國客戶,還會衍生時間差問題,該如何突破?

        採購物料進出、訂單核銷資料…等,無論再龐大的資訊,經由ERP彙整,皆得獲得準確的進銷存數據;自從能夠直接撈取庫存水位,除了節省盤點時間,讓資金更妥善分配及運用外;甚至能快速回覆跨籍客戶需求,提升訂單達成率。

        然而,訂單與銷貨、核銷單據相互連結,更是省下不必要的人工作業流程;能輕易掌握出貨狀況,透過滯留訂單警示,及早發現異常。

        過往於產銷會議前,必須逐筆撈取客戶明細,再貼到excel表彙總,交期變更還必須手動調整,在無人打擾的情況下,製作報表至少耗費兩個小時。結合BI商業智慧與進銷存系統,「現在,僅需設定需求欄位,由系統直接撈取ERP在售訂單單據號、品名、規格數量與交期,時間一到自動匯出各式報表,並派送予需求部門。數據於每周生產銷售會議時直接呈現,時間與人力能得以做最佳配置!由資料庫匯出完整合併報表,幫助營運主管思忖公司走向、擬定精闢決策。」孫碧伶笑說。

        孫碧伶認為,BI報表應用彈性很大,是業務最強後援!一方面能審核訂單正確性;另一方面提升會議效率。近期,計劃新增置入採購資訊,期望整個產銷作業更加順暢!

專訪─管理部 劉若㚬

管理部劉若㚬:「人工永遠比不上電腦!系統作業後使資訊透明,讓同仁工作更有效率,因此享有週末與夜晚。」

管理部劉若㚬:「人工永遠比不上電腦!系統作業後使資訊透明,讓同仁工作更有效率,因此享有週末與夜晚。」

        現場管理是製造業的核心,若能即時蒐集產銷資訊,可減少溝通內耗,使排程穩定;但若維持人工作業,生管即很容易忽略產能的排擠性質、採購人員也可能錯估供應商的產能負荷…。

        資訊化專案啟動前,交期準確率大約只有60-70%,面對急單、短單異動…等,排程更動必須依賴部門間Email、電話往來,無法面面俱到;庫存運用彈性更是受到壓迫,出貨時間限縮,船務只得被迫選擇更快,但成本卻更高昂的運輸方式…。

        翔登利用資訊化連結部門間的溝通網絡。無論業務維護的訂單、生產維護的制單、採購維護的交期…原本看似各自為政的事務,現在皆能有個平台讓彼此資料互通。因此,很少再發生斷料缺口,能快速回復交期,滿足對客戶的承諾,讓劉若㚬相當歡喜。

        她隨即表示:「對員工而言,現在按照SOP流程走,出錯率變得極低。再者,公司高層期待鼎新協助翔登跨國、跨區管理;配合插旗策略,無論出差於上海或是墨西哥,只要登入系統,直接掌握公司營運、收支狀況,不需再透由其他方式一來一往曠日廢時的溝通方式。」

        「製造業缺乏人才,不管是電腦化還是機械化,都可以減緩少子化的衝擊,避免人力斷層。如果未導入Workflow及BI、SFT等系統,勢必要忍受許多周而復始的無效率工作;現今,不用擔心人手不足,對公司成長幫助很大。」:劉若㚬有感而發表述。未來翔登有計劃導入機器手臂,與排程接軌精進生產,提升產能利用率,將營運再推向另一高峰。

報表帶動工作效率 效益換來全員信心

專訪─MIS丁錫經

MIS丁錫經:「我們利用報表要求部門績效,直接用系統帶動工作效率。縱使每一個人的觀點、想法都不同,但時間就是最好的良藥;效益就是最好的證明!」

MIS丁錫經:「我們利用報表要求部門績效,直接用系統帶動工作效率。縱使每一個人的觀點、想法都不同,但時間就是最好的良藥;效益就是最好的證明!」

        因翔登拒絕excel作業,主張要求將所有繁複的流程資訊化;但推動過程,每一個人的觀點及配合度都不一樣,曾有種種阻礙。

        丁錫經帶領的IT部門,扮演重要的溝通協調的角色。一開始,因為新事物的抗拒心理,多少會有反彈聲浪。他表示:「起初,堅持紙本作業的同仁,於時間壓力下不得不開始熟悉。現今,全體同仁都能感受到越來越明顯的效益,甚至主動提出更多元的需求。」

        主管們一手掌握工作進度,也能同時帶動同仁的工作效率,這才是最佳的管理方式。丁錫經不經讚嘆:「鼎新是我接觸至今最棒的軟體商。從業務到現在的顧問,還有背後默默付出的客服人員,都讓我非常滿意!」

        然而,隨著系統越上線越多,部分同仁扮演的角色將越來越重要,如何分配權責與移轉作業重心,接下來則是部門主管與同仁必須學習與適應的問題。

有序及永續發展 準備奪旗稱霸各國

        因應時代格局不同,公司走到一定程度勢必得向上、向外突破。呼應翔登的插旗目標、對資訊化的期許,2014年起透由「CEBIT」精進管理方法;利用ERP、BI、SFT等工具,縮短預測訂單間的數據分析時間、加強掌握庫存,提升及時交貨率、降低製令用料不足占比,目前第一階段效益已「有感」呈現。

        未來,導入機械手臂等硬體後,或將衍生更多資訊或是自動化的需求。有序及永續發展下,資訊慢慢堆疊、知識積累,台灣翔登成為國際企業指日可待。

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