東浦精密-整合兩岸流程提升管理水平 強化競爭力

文:林嘉祺

東浦精密光電

企業流程管理


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「公司特別要求生產入庫單與託外進貨單影響生產排程的時效性,目前1天內即可審核完畢。集團內部的作業模式、制度控管以及處理效率明顯進步,幫前端作業節省大量時間,成果超乎預期。」

─東浦精密 黃文宏經理


  東浦精密光電股份有限公司─擁有專業之塑膠零組件的模具開發設計、製造、塑膠成型、塗裝印刷、組立加工及光學透明鏡片等生產能力,除了專業代工,亦著重於汽車用電裝產品之研發、製造、銷售。成立以來,公司不斷發展進步,現在中國大陸據點包含:東莞東裕塑膠製品有限公司、東佳精密光電(江蘇)有限公司、東佳精密光電(南京)有限公司、東莞嘉鎂光電科技有限公司等公司,為顧客做專業化之開發生產。

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207-20.jpg東浦集團主要產品銷售占比如圖: 
  大部份產品為量產,並針對客戶特殊需求進行客製生產,為了因應快速交貨與市場快速變遷,採接單批量生產方式,也避免客戶臨時砍單造成庫存過剩問題。

  此外,致力於推動ISO 相關國際品質認證,生產全程以縝密的品質管理系統監控;除了品質的保證,東浦集團更持續改善製程以提高生產效率、降低生產成本,提供客戶更即時、更具競爭力的產品與服務,達到與客戶共創雙贏的局面。 
更多資訊請連結:www.donpon.com.tw

兩岸制度重新洗牌 提升管理水平

  因應全球化的佈局,東浦集團目前總部與工廠分佈在兩岸三地。面對兩岸的人員考勤、ERP表單及辦公事務表單,在導入EasyFlow前都是以人工表單填寫、列印、批量送單至主管(剛好主管未出差),表單才能順利簽核完畢,除了時效性很低,也無法有效檢視審核流程異常缺失。另外,在每月結薪時,以東莞東裕公司為例,人事單位需列印800張薪資條依序發給員工,處理龐大薪資條非常費時。

  東浦集團資訊負責人黃文宏 經理(以下稱為黃經理)表示:「每次到了結算薪水的時候,通常需要2-3天,而且需要多花好多人力處理薪資條。」因此,經評估後導入一個「整合性」的資訊系統管理人員出勤及薪資作業,並且將ERP整合表單也一併納入審核機制。希望藉由此次導入,快速與有效的達到集團式的管控,統一管理各地簽核方式與規則,有效提升企業管理水平。

  公司的規章制度往往在不同地區會有些差異,相關制度主要由總公司擬定,東浦集團希望藉由電子簽核,也同時做BPM的管理。透過每一條流程的上線,檢視目前公司內部管理辦法與現行流程上的差異並調整,讓每條作業流程都符合公司內部規章,達到一致化的效果。


管理挑戰

  • 事務員ERP單據紙本列印、跑單、批量送件,影響送單即時性。

  • 生產入庫、製令單(託外進貨)需在一日內完成確認動作,需耗費人力追單。

  • 主管常開會、出差,紙本簽核常逾時。

  • 人事、財務單位需招聘足夠人力處理考勤薪資。

  • 薪資條每月列印張數龐大,人事處理耗時。

  • 兩岸流程無統一標準,資訊人員各自處理,無整合概念。

導入效益

  • 訂單至出貨流程,事務員ERP單據逐張自動送簽,加速出貨效率。

  • 生產入庫、製令單(託外進貨)1日內審核時完畢,超過時程可從報表即時追蹤,降低生產停擺。

  • 主管簽核行動化,加速單據審核效率。

  • 提升人事單位工作效率,增加人均產值(800員工,東莞2位人事、1位財務處理考勤薪資)。

  • 薪資條於EasyFlow即時查詢,提升人事處理時效。

  • 兩岸核決權限統一管理,建置審核制度。


改革成功 銳變重生


 

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▲東浦集團資訊經理黃文宏:「以前每月結算薪水需要2-3天作業;現在薪資條全面透過線上查詢,提升人事處理時效。」
        東浦集團透過EasyFlow,重新檢視兩岸組織架構、考勤結構、職務職稱、審核流程…等,明確定義及釐清公司的制度架構。第一階段導入主要由台灣總公司開始進行,待總公司導入上線且穩定後再導入東莞東裕,再複製到大陸各個廠區。導入初期主要以所有員工會用且較為熟悉的人事類表單開始推行,讓公司同仁能夠快速適應系統,上手實行也較快,以拉近系統與人之間的距離。目前第二階段ERP整合表單約九成也陸續整合上線完畢,生產速度與效率都提升不少。


  系統導入期間,也曾經遇到一些瓶頸。首要問題為ERP系統各分公司自行管理(也就是有5套ERP系統),需調整為東浦集團統一管理(整合為1套ERP系統)。次要,需解決頻寬網路,讓大陸同仁於ERP登打單據更順暢,並由黃經理至每分公司逐一確認登打狀況。最後,面臨最大困難是「人的操作行為改變」─人員對系統排斥。但經雙方溝通、由上至下執行,總經理充份授權以身作則,幫助黃經理順利將導入。

  現今,日常工作中就將公司的管理制度,建置在每個員工心中,徹底落實公司制度。使用者可以快速在電腦填單傳遞,減少人為傳簽犯錯的產生,新進的同仁也不需太複雜的訓練便可上線。

  黃經理表示:「隨著系統導入,集團內部的作業模式、制度控管以及處理效率均已明顯進步。舉例來說,以往公司重視的生產入庫單與託外進貨單因影響生產排程,有特別要求時效性。目前1天內即可審核完畢,單就此點便可看出,前端作業節省下多少的時間,e化效果確實超乎預期」。後續將統整集團內相同性質表單,不分公司、不分兩岸,使用一張表單即可符合每間公司管理模式,更完整的描繪出內控流程。 

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▲感謝東浦精密光電股份有限公司專案負責團隊接受鼎新專訪。東浦精密協理 殷麗皓(左二)、
資訊經理 黃文宏(左三)。鼎新電腦 BPM諮詢部黃子豪 經理(右二)、林嘉祺 顧問(左一)、詹宇婷 顧問(右一)

高階簽核行動化 訂單出貨縮短時效

  以訂單管理流程為例,以往簽核是採用紙本簽核的方式進行,需夾帶許多附件或歷史數據。現今改用EasyFlow 電子簽核後,除加速了簽核速度之外,也能讓訂單至出貨流程按照管理規章進行。根據統計,訂單出貨簽核上線之後,平均減少3天的審核時間,且資料正確性也明顯改善。

  透過系統整合,表單中的資料比以往紙本更加精準即時;再加上整合性的表單設計,以及透過BPM統合內控程序,現在的簽核已經不存在跨兩岸的地域問題,表單的處理狀況與追蹤也更加透明。

發揮系統應用價值 企業流程有效管理

  東浦集團整合應用基礎建設已經完成初步的階段,e化也正式啟飛,後續將透過EasyFlow.NET強而有力的電子表單設計精靈工具,透過簡易設計方式,提供淺顯易懂表單,讓使用者使用上更加順暢。未來將解決影響庫存問題之一的呆滯料品,後續將在EasyFlow.net系統上記錄每周呆滯料會議議題,可以透過表單記錄處理方式與各單位執行結果,降低庫存風險。後續將採取統一設計方式,集團內相同性質的表單,不分公司、不分兩岸,使用一張表單即可符合每間公司管理模式。透過這樣的規劃,能夠更完整的描繪出內控流程、發揮系統效益、增進流程效率。

  最後,ISO四階表單也是東浦集團未來開發的目標,結合現在的企業作業程序,擴大發揮至表單應用,相信鼎新各階段提供的完善服務,也期待鼎新電腦全力協助東浦邁向成功的e化目標。



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