鈞澤為環保遷新廠 導入e化帶來成長新動能

透過系統重建標準化管理流程 內部營運效率大幅提昇

文:溫苡辰

鈞澤科技

企業流程管理

       鈞澤科技股份有限公司,創立2011年05月 早期從事一般商品進出口貿易業務,經營項目較廣泛,透過各項業務中累積營運資金,並從與客戶互動過程中發掘客戶、發現利基市場,以「創新與研究發展型」為定位, 轉型成為專注發展於金屬表面處理製造,主要銷售與服務產品包含藥水生產和電鍍流程。

  總經理表示「現階段公司目標不在於衝刺銷售量營業額,更加著重於培養在地化人才」,希望先將主力集中於研究開發與發展,目前與工研院、中科院…等研究機構都有合作計畫,透過各樣研究計畫發展培養人員,對公司的發展的產品與開發能力更具信心,以精兵政策奠基好公司基礎。

  希望打造讓員工成長、企業卓越開發以及客戶互利的多贏目標,公司成立之初未有資訊系統而是以人工紙本或報表作業;目前正遷廠於彰化鹿港,新廠開始運作時才開始進行資訊系統導入,以期透過e化過程中將各項SOP標準流程進行規劃與文件產出,助於公司內部作業流程標準化與管理。


管理挑戰

  • 無資訊系統:導入ERP系統前,各部門平日針對各自日常異動單據均以紙本、EXCEL文件記錄。主要流水帳紀錄,相關資料無法整合串聯,需由人員自行統計整理報表,進而導致影響工作效率,及浪費許多人力成本。

  • 庫存無法確實掌握:由於無資訊系統,人員作業無系統控管,造成現場人員領退料無法控管,庫存無法即時掌握。

  • 選擇鼎新SMART ERP,主要也是因為目前組織人力相對精實,配合目前公司人力規劃,較精簡的SMART系統已經可以達到企業資源管理所需。

應用效益

  • 庫存透明化,即時掌握庫存狀況。

  • 進銷存、生產製造與財務整合。

  • 快速結算成本:此次專案導入重要目標之一。


為環保遷移新廠  e化導入勢在必行

  本次專訪榮幸邀請到鈞澤科技魏明國總經理(以下簡稱魏總經理)受訪,鈞澤科技的創立是由魏總經理與志同道合的夥伴,因著對研究產品有共同的熱情,秉持著創新研究發展的共同目標,而創立鈞澤科技。創立初期在北部的桃園經營進出口貿易、工業助劑批發..等業務項目,而後搬到彰化鹿港開始轉型,鎖定發展產品於金屬表面處理製造。魏總經理:「鈞澤創立主要持續有研究開發特用化學品,但是總是需要有維持公司運作,因此草創初期,透過各項業務維持公司運作與累積研究發展的資金與能量,而後才會在2013年到彰化鹿港開始專注發展產品。」

  由於化工產業於生產過程中將造成有汙水處理等問題,而鈞澤相當重視環境與汙水處理問題,當時因政府政策於彰化縣鹿港彰濱工業區規劃「表面處理科技專區」,此產業專區並規劃有園區汙水處理等設施,因此鈞澤選擇了至彰化,因而規劃遷廠,新廠於2013年落成。目前主要銷售與服務產業包括藥水生產和電鍍流程,借由鈞澤堅強的研發能力,協助客戶發展與改善產品、互利共榮,與客戶共同成長。

高層支持助力凝聚共識 系統快速成功導入

  新廠的落成,正是邁向e化的重要關鍵!移到彰濱工業區時進行資訊系統導入,鈞澤期望透過e化過程中將各項SOP規劃與產出,助於公司內部作業流程標準化與管理,高階同時期望輔助提高營運管理效率,為公司下一階段成長進行佈局。本次ERP系統導入,對於公司當時沒有ERP系統控管、人員組織精簡等,已經有清楚明確「e化導入,勢在必行」的目標,ERP專案導入方向,簡化流程、完成SOP作業流程,並達成高階期待掌握到即時庫存與產出結算成本。

  鈞澤科技於2013年遷廠完成後,將e化導入視為短期目標之一,並列為2014年上半年重要工作,受到公司高度重視,也投入許多人力與時間及資源。2014年3月啟動專案導入,開始要求同仁上ERP系統教育訓練課程,先熟悉系統操作步驟與系統導入基礎知識。同步開始進行顧問輔導,於專案啟動時,高階就提出一個月上線的目標,當時導入顧問,面對這樣的目標與挑戰,心裡還有疑惑,我們鈞澤科技是否有機會達成這項挑戰與任務,要能夠在短時間內1個月上線,完全有賴有鈞澤高階主管的全力支持與要求、專案成員全力配合相關基礎資料主檔的建置,才能達到目標。高階主管強調:「畢竟專案的成功與否和主事者的態度很重要。如果支持,那專案成功的機率就大了;反之則累死一堆人...」 在鈞澤高階的支持與全力配合推動ERP規劃與建置下,歷經1個月時間於2014年4月1日成功上線。2015年5月順利產出第一個月成本結算資料。

  資訊化,使得鈞澤的資訊透明化,有效的整合串聯各模組資訊,並且迅速產出有效的報表資訊,透過日常資料即時建立,有效降低人員工時,減少人員人工作業整理文件與報表的時間與困擾。

  導入系統後透過訂單銷貨、採購進貨相關系統完整建立各單據後,會計人員可直接由系統將前端進銷資料結帳,對於帳款的確認及追溯更能完整且有效率的提升,對於每月月底結帳速度更能有效提升及掌握。資訊透通帶來的好處就是,結帳效率提高,加速每月於30號前可完成結帳與成本計算。

建構標準作業流程 現在決定未來!

  本次系統導入專案,能快速順利上線,除了高階主管在系統運用有明確方向(成本結算),啟動專案會議時更宣示導入決心!與專案成員設立明確目標與系統性的輔導,當同仁遭遇困難亦適時給予支持,按部就班的完成各項基礎資料,才能共創短期成功上線的目標。

  由於導入前並沒有舊系統,因此在導入與建置ERP的過程中,高階主管特別期待,並配合鼎新將標準流程的概念擴散給專案成員,並且於此次的專案過程中產出鈞澤科技的SOP流程標準化文件,高階主管也特別針對現有的組織人力相對精簡,因此也相對在規劃流程上進行簡化,不讓系統成為人員作業上的負擔,在一個月內從資料建置匯入到日常資料作業,陸續完成上線。面向未來,鈞澤希望籍由本次的SOP標準流程建立以及內部管理資訊通透,扎穩基礎為公司下一階段成長累積能量!

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