四海通食品透過批號追蹤 生產進度不延宕

維持交貨品質 美味版圖再擴大

文:黃思予

四海通食品有限公司

進銷存管理 生產製造管理 企業流程管理


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       自接手家族事業─四海通食品後,發現外銷訂單僅能用紙本記錄,且庫存不準確,臨時採購屢見不鮮;再者,因政府積極導入食品追溯制度,而擔心四海通無法提供管制範圍內的完整記錄…。因此,開始嘗試前從未使用過資訊系統輔助管理!現在的庫存準確率達95%,訂單資訊也清晰!

─四海通食品業務 黃宥蓁小姐

將台灣的精緻美味 真空運輸到世界華人區

  四海通食品公司自1979年創立,主要從事黃豆及素食調理食品加工製造。有鑑於新鮮豆類食品保存不易,多年來致力於研發自動化生產設備,引進專用冷凍設備;同時對於黃豆食品開發與製程予以嚴格的品管,2013年分別通過ISO22000食品安全管理系統及HACCP食品安全管制系統認證,確保作業流程的標準化與精緻化。四海通食品公司產品以真空包裝,銷售台灣、美國、歐洲等華人地區,為來更將向東南亞、日本等地拓展,以誠信、安全、衛生的經營理念,更添世界對台灣食品的信心。

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▲由左到右產品:滷味小干、凍豆腐、油豆腐。
四海通全年將食品出口台灣、美國、歐洲等華人地區,並不斷地擴大美味版圖。


管理挑戰

  • 外銷僅有紙本記錄訂單項目、數量、交期等,須人工逐筆查詢,

  • 無力控管庫存數量,經常於生產到一半才臨時進行採購,因而延滯交期。

  • 無法紀錄原料來源、前處理、生產、流通、運輸、銷售直到消費者的資料。

應用效益

  • 建該品項的編碼原則,透過系統可同時產出對於ISO 22000的認證資料。

  • 從原料到加工成製成品,都透過批號追蹤紀錄,維持每一項產品的品質。

  • 帳務資料透過報表即時產出;領料、進料確實打單,使庫存準確率達95%。


國外返鄉接手家業 決心改革管理制度

  當天訪談對象為業務黃宥蓁小姐,提起2010年自國外返鄉後,隨即回到家裡投入四海通。原本僅有內銷出貨時會透過舊系統進行出貨單的產出,但外銷部分僅有紙本記錄訂單資訊(如訂購項目、數量、交期等…),除了查詢上須人工一筆一筆對照實在不方便外,也因沒有控管到庫存數量,常常生產到一半才發現原料不夠臨時進行採購而延滯交期。

  再者,近期國內食品安全事件頻傳,消費者和政府對食品品質與安全越加關注與重視,我國亦已開始積極導入食品追溯制度。由於管制範圍從原料來源、前處理、生產、流通、運輸、銷售直到消費者食用端,都需在各管制階段進行資訊的記錄。四海通先前沒有完整的系統進行記錄,而必須人工手動建立文件來進行ISO 22000的認證資料,執行上十分耗時及費力。初訪時,黃小姐便希望能透過ERP的導入,對公司的管理制度及文件處理進行有效的控管及改善。

從零開始  一步一腳印完成產銷管理

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  四海通先前從未使用過系統來進行管理,對於品號需進行編碼也完全沒有概念,而面臨的第一個課題就是編碼原則。首先,由顧問說明編碼原則並針對食品業提出建議;並將四海通能透過品號管理的產品羅列出來,依分歸類建立起專屬的一套編碼原則,讓每項品項擁有屬於自己的身分證號碼。

  除此之外,對於食品行業所重視的產品之追溯,黃小姐表示:「以前都需要額外進行每項的批號管理,事情一多就得常常加班處理ISO所需的文件,實在很費時又沒有效率,現在透過系統導入即可一併產出。」因此不管是從原料到加工成製成品,都透過系統上的「批號管理」清楚紀錄每項資料,並安排每項料號的複檢日,針對已過期的料號進行一個適當處理,維持對於每一項產品的品質保證。

  而食品行業最核心的不外乎就是產品配方,相同地,四海通產品都有自行調配的獨家配方,但這對於四海通來說也是一大難題。黃小姐在一開始進行進廠輔導時就提及:「每次的加工過程,所加入配方的用料都不固定,而是依照該爐所加工的次數而定。」據此,輔導過程中決議透過此次的導入,進行每次加工配方比例的收集,抓取每次的用料約略值,在ERP中將分別依照每次的調配比例進行配方表的建立、每次廠內加工進行配方領料加上固定時間盤點,以保持庫存準確率。

資訊管理人性化  時間能更有效運用

  於ERP導入前期,顧問已向人員事先說明,在導入系統過程中可能使人員工作量變多,但導入後的效益卻可讓人員從系統中即時產出所需資料。四海通人力精簡,生產段人員多以年紀4、50歲的人員為主,「人員都是媽媽級或者就是外籍勞工」。黃小姐說:「要求她(他)們使用系統有點難為,只需要依照單子進行生產,領料時確實的記錄就好了。」因應人員的年齡及國別的關係,每個產品的批號皆以數字呈現,搭配製作簡單的領料登記表,由現場人員進行每次領料的記錄,每天下班前再由辦公室小姐輸入至系統。

  另外,針對帳款管理的部分,黃小姐指出:「帳款的部分很難看出哪些是還沒收到錢?哪部分是還沒有進行付款的?以往老闆每次詢問時都須把計帳本拿出來進行查看,無法在第一時間告知。」這部分透過人員打單、每月依照結帳日結帳、並做應收帳款的沖帳,所有帳務資料就可以透過ERP中的報表即時產出,比起以往省時許多!

  黃小姐同時表示:「因為確實將資訊輸入,從ERP中找出可以佐證ISO所需的文件(如:產品結構清單、製令明細表等…),在此方面不需要再額外進行手動建立。」可以更有效的運用時間。

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▲因應人員的年齡及國別的關係,每個產品的批號皆以數字呈現;搭配製作簡單的領料登記表,輸入領料資訊,即可自動記錄建檔。

迎擊挫敗 全員努力信心UP!

  導入過程當中,由於人力吃緊,資料收集、系統資料建立僅落在2~3人身上。黃小姐說:「一天內每個人都有固定工作內容要處理、又要在系統上花心思,人員又那麼少,真的很辛苦。」人員的壓力其實不難看出來,但人員並沒有因此而放棄,努力之下終於能夠在預期的上線日進行開帳。

  系統上線後,雖然人力編制少,但責任人員都有確實地在系統上作業,對於資訊查詢:如庫存量、訂單量…比起以往都來的方便且清晰,黃小姐最後表示:「以後就希望由完全系統來產出各項財務報表。」


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