優東責任解決庫存煩惱 走進越南世界工廠

優東實現流程資訊化 提升管理溝通效率

文:鍾招安

優東責任

企業流程管理

       當中國大陸逐漸失去人口紅利優勢、轉向深化管理的現今,需要高度勞力密集的全球製造產業這幾年都積極往東南亞佈局,其中越南因具備關稅優惠和工資成本低,更被看好為繼大陸後的下一個世界工廠。而塑膠產業更是越南積極發展的重點之一,年外銷出口高達7億5,000萬美元塑膠製品,目前全國約有2,200家塑膠廠商,堪稱越南最具競爭力的產業,而優東責任有限公司就是其中之一。

優東责任有限公司小檔案

  • 創立時間:2002年 

  • 創 辦 人:游清栯 

  • 產業類別:塑膠射出 

  • 主要產品:玩具、塑膠製品、禮品及塑膠、射出代工 

  • 營業地區:越南

186-14.jpg  塑膠製品是以塑膠粒為主要原料,利用射出、押出、中空成型等生產技術完成各類產品,例如牙刷、筷子、水杯、碗、盆、衣架、桶及毛巾架等。由於塑膠製品具有質輕、耐酸鹼、防鏽、防水、絕緣等特性,使用在日常生活當中無所不在,種類繁多。

  優東在導入前最大的困擾是庫存的管理,由於產品及原物料管理依靠人工,廠內生產過程中不時會發生原料短缺的情形,因此交期的延後、加班趕貨,對公司、員工及客戶都造成困擾,因此庫存準確率的提高成為優東管理階層迫切期望改善的首要目標之一。因此在2014年4月開始導入鼎新WorkFlow ERP系統。

  現代的社會資訊發達,每個人在日常生活中都在享受e化所帶來的效率及方便,資訊的發展也逐漸由e化、m化到u化,在日常生活中更是無所不在;因此在公司管理上資訊系統的導入更是重要,優東股份有限公司在鼎新ERP系統導入前,管理資訊的取得需仰賴傳統人工方式處理,耗時且又容易出錯,管理產生漏洞及缺失,形成對企業發展不利的影響。在目前產業競爭激烈的環境下,為增加企業的競爭力,資訊化是不可或缺的一環。優東導入前是運用Excel輸入日常資料當作管理資訊的來源,雖然彈性又方便但也使得人員在尋找資料時耗時過多,且因為人工作業不具備管理及勾稽的機制,人員的疏失往往造成庫存在控管上很大的困擾。因此為了廠內的管理能符合管理階層的期望,將企業流程e化進而改善庫存管理,減少人為失誤,降低產品不良率,因此實現資訊化管理,就成了優東股份有限公司的年度管理目標之一。


管理挑戰

  • 無法準確管控進銷存、製造、財務、成本等作業。

  • 資料查詢不易,影響資訊傳遞的準確度。

  • 單據交易時需重覆輸入資料,費時又費工。

應用效益

  • Workflow ERP與日常流程整合,管控訂單、採購、生產、庫存、財務等作業。

  • 精確掌握庫存資訊,從而改善報價反應速度提升效率。

  • 日常憑證即時輸入及產出,準確度和正確性大大提升。

  • ERP即時輸入,讓作業流程透明有條理,簡化資訊維護作業。

  • 減少繁複輸入資料的程序,日後追蹤與查詢也相對方便、簡單。

  • 公司更有制度化,管理階層就算不在辦公室也能即時掌握狀況。


資訊化成功關鍵 高層支持與決心

  在系統導入期間主要是由游經理負責廠內生產流程的推動、討論及規劃。因此在這段時間廠內人員的配合及積極度都需要主管階層的支持,由於部分員工對新系統產生抗拒,不願改變舊習慣或接受新方法及流程,往往會導致系統上線不利。因此主管的支持、堅持及溝通,會讓各部門能了解本身的任務與其他部門間的關聯性,使得系統導入更順暢。

環環關卡緊扣 輔導程序完整執行

  系統導入期間,每一輔導程序都是重要關鍵,並且環環相扣。因此顧問在每一個輔導過程中,都會規範各相關單位所須完成之作業,並且落實與跟催進度。因此使用者在執行時會提出種種技術性問題時,都需要鼎新顧問及服務能耐心一一解答,讓使用者沒有藉口拒絕使用新系統,使公司能按部就班順利完成導入。

越南鼎新服務機制 針對使用者客製化

  在教育訓練方面,越南鼎新提供多種教育訓練資源,讓使用者可以得到完整的操作訓練。針對越籍使用者,則提供越籍顧問及客服人員,當使用者有問題時可透過電話或各種網路通訊方式,完成遠距離溝通及教育訓練。台籍人員若有流程或使用上的問題,也可與台籍顧問直接電話溝通或以遠端遙控的方式服務。

內部流程資訊透明化 增進管理績效

  過去優東的倉管及生產人員在需要查詢庫存相關資料時,因為是紙本作業的緣故,因此要找到相關資料都要花費不少時間,增加人員的工作負擔。而現在只要資料輸入即時完整,馬上就可使用鼎新ERP系統查詢功能,即時就可找到既有產品規格及完整資料,且可更即時讓外部訂單轉為內部製令進入生產階段。除此之外,在導入的同時,藉由對ERP標準流程的瞭解,思考對公司現有流程的檢討與改善,促使公司在管理上更有效率。

  優東透過鼎新ERP系統讓經營團隊能夠即時瞭解企業內部的整體狀況,並且能夠針對公司不足之處,隨時針對營運策略做調整與改善。導入系統不僅是好的開始更是成功的一半,在雲端時代鼎新電腦協助優東跨出了e化成功的第一步,未來在優東不斷的成長及突破下,越南鼎新也仍將陸續提供更完善的服務。

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