盛昌科技建構標準作業流程 管理與溝通更順暢

文:呂向澤

盛昌科技

企業流程管理

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如何改變同仁過去仰賴紙本、電話跟催的作業習慣,是盛昌系統導入時最大的挑戰,感謝鼎新團隊的協助,讓公司流程標準化,透過系統一步步達到精實管理,落實管理在地化。

─盛昌科技 林献義副總

  盛昌科技位於越南平陽省,是台灣龍昌科技的子公司,以結合高科技和環保為宗旨,擁有先進的設備技術,提供快速交貨與最好的OEM服務。盛昌科技致力開發各類高容量和高穩定性的密封鉛酸蓄電池產品,如:汽機車傳統式電池、機車免保養式電池、電子免保養式電池、電動車電池、閥控密封式鉛酸電池..等,各類產品皆通過多國認證,客戶分佈世界各地。龍昌科技與盛昌科技以領先的研發技術和質量控制,提供高品質的產品滿足客戶,並成為此領域的領導者。

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管理挑戰

  • 部門搭配常有重工、資料不一致等問題。

  • 追蹤生產狀況常需透由電話多次跟催。

  • 成本無參考依據,業務估報價困難。

應用效益

  • 標準化作業流程,資訊產出即時且透通。

  • 降低重工與錯誤率,提升工作效率。

  • 資訊回饋更為即時,加速問題解決的時效性

  • 1天之內計算出各類成本,協助業務估報價。

  • 資料透明化與一致性,也達到辦公室無紙化的目標。

  • 落實內稽內控,提早為上市櫃做好準備。


降低重工與錯誤發生,提升工作效率

  未導入鼎新Workflow ERP之前,僅倉管部門在使用舊系統管理庫存,其它部門,如業務、採購、財務、生產等並未有效規範標準作業流程,導致部門搭配常有重工、資料不一致等問題。在服務支援方面,礙於舊系統供應商無法提供在地化系統語言介面,與越文客戶服務,遇到問題也只能愛莫能助。

  藉由導入鼎新Workflow ERP的過程,盛昌科技訂定標準作業流程,透由系統把控各部門作業環節,不但使部門搭配更加密切,也解決協作重工的問題,資料不一致等問題也獲得改善。此外,鼎新電腦為協助在地化服務,當使用過程發現問題,也能直接撥打越南客服專線獲得解答。

系統導入所面臨的管理挑戰

1.主管與同仁對系統導入的知認不同

  導入Workflow ERP的過程,雖然台籍主管清楚系統導入的目的與預期成效,但實際操作的一線同仁卻無法100%達到主管的要求,因此彼此認知差異成了Workflow ERP導入的阻力,為解決觀念落差,盛昌科技除了定期開會要求各部門落實資料建立外,導入初期還會安排IT窗口每日至各部門了解同仁使用系統的情形,並時時叮寧操作時要留意哪些事項,透過不斷的溝通與叮嚀才讓主管與同仁的目標一致,進而達成上線。

2. 同仁系統化程度不足

  系統導入前只有部分人員有接觸過ERP系統,大多數同仁仍仰賴紙本或EXCEL記錄,因此操作上較為生疏,鼎新除了安排到府輔導與教育訓練外,盛昌科技也會安排訓練來提升人員的熟練度。

資訊產出更即時,主管決策更效率

1.制度標準作業流程,讓內部溝通更順暢

  導入Workflow ERP之前,同仁只專注自己部門內的事,對於跨部協助、資訊銜接交互流通並不了解,導致訊息的傳遞並不暢通,透過本次系統導入,各部門主管與同仁更加清楚公司營運流程,彼此搭配更為順暢,也解決過去紙本溝通不即時不正確的問題。

2.資訊回饋更為即時,加速問題解決的時效性

  過去使用舊系統若遇到跨部協作,必需依各部門需求重新建立資料、調整報表,除了增加工作量也容易發生資料輸入錯誤的問題。導入鼎新Workflow ERP後,系統整合各部門資料,讓資料建立不在重工,有效降低錯誤發生的機會,還能滿足各部門所需的報表格式,大幅提升工作效率。

  由於,資訊產出更即時正確,主管在追蹤生產狀況時無需再透由電話多次跟催,只需登入系統便可查詢出目前訂單生產狀況,若發生問題便能立即提出解決對策,加快決策效率!

3.成本管理獲得控管,提供前線報價依據

  在導入鼎新Workflow ERP前,缺乏產品資料,只能以期末庫存反推銷貨成本,業務報價也只能以使用材料的重量來估算成本,在無其他可參考的依據下,成本無法有效計算。鼎新Workflow ERP依據財務同仁實際生產、領用、人工、製費等資料,在1天之內計算出各產品成本,提供業務同仁在報價時有明確的依據。

主管支持與同仁配合是專案成功的關鍵因素

Workflow ERP系統導入的過程中有以下關鍵成功因素:

1.管理者的認同與全力支持

  管理者的支持、決心與同仁的配合,是系統導入成功的關鍵!盛昌科技 林献義 副總經理於誓師大會明確指示公司全體同仁必需全力配合系統導入;在導入過程龍昌科技 張世杰 董事長也多次表明導入鼎新Workflow ERP的決心。此外,系統導入並非單一部門的事,需部門間協同作業,當專案任務與日常工作或部門間的任務指派發生衝突,管理者需即時調整公司資源給予指導或支援。

  另一方面,系統導入也是作業流程的優化,同仁對於改變作業習慣難免產生抗拒,上級主管便需居中裁決或提供溝通協助,讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。

2.鼎新顧問和盛昌科技的密切配合

  盛昌科技林秀姬小姐、羅秋莊小姐為本專案重要推手,每當導入過程發現無法有效落實時,都會隨時來電告知,鼎新顧問團隊也會在最短時間內一起參與討論,提出適合盛昌科技需求的解決方式。除了流程討論與訓練之外,更重要的還是督促同仁執行狀況,在雙方密切配合下才能即時提供協助,讓系統順利上線。

訂定標準作業流程為上市櫃做好準備

  盛昌科技已從進銷存、生產段整合到應收應付總帳的使用,期望未來能藉由系統導入重新建立各部門間正面且有效的聯繫管道,期待系統落實後能帶給管理者更即時、正確且全面性的資訊。導入鼎新Workflow ERP不但提升盛昌同仁的e化素質,落實資料透明化與一致性,也達到辦公室無紙化的目標,更提早為日後上市櫃做準備。

  導入鼎新WorkflowERP,讓資料透明、一致性,跨部門溝通也更為順暢,期望未來系統落實後能帶給管理者更即時、正確且全面性的資訊。

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▲左起鼎捷越南呂向澤顧問、盛昌科技林献義副總、台灣龍昌林秀姬小姐、盛昌科技邱婉婷小姐

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