為什麼訂單滿手,卻讓滿倉呆料吃掉利潤

文:楊于嫺 2021-01-04

庫存 存貨周轉率 Action Day 採購原則 呆料


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看到公司訂單應接不暇,雖然要加班勞心勞力,但是想到之後到手的生產獎金,也是滿心期待,盡力配合。但後來經過財務計算,卻發現因為物料採購的狀況,讓庫存發生呆料成本過高,讓本來以為有利潤的訂單,變成拖垮公司的營運成本,要如何避免全公司上下都白忙一場呢?




旺季時,訂單如雪片般飛來,採購和物控馬上準備好料件,生管和製造忙碌加班,滿是成就感,老闆看到生意興隆,整個工廠大家都齊心動起來,自然也是眉開眼笑。


等到季末,老闆把財務報表攤開,扣除生產和管理等成本,發現毛利居然低到不行,公司根本沒有想像中的賺錢。


原來因為訂單多了,採購和物控為了生產順利,讓生管可以早點計劃產線,在客戶下訂單時,就馬上開始準備相關物料了。但是最後因為很多原因,造成這些早就準備好的物料和零組件,變成近期用不到的呆料,也讓老闆的資金很多都卡在這裡。


本來規劃拿到加班獎金,要好好犒賞自己一番的,現在居然白忙一場,到底是為什麼會發生這種狀況呢?


接單馬上採購造成的問題


1. 訂單量大,物控人手需求越大


每次ㄧ接到訂單,就馬上進行採購,是中小企業常見的狀況。雖然在工業電腦產業上每個產品使用的料件,可能多達三千多個。但因為這樣採購的邏輯單純,ㄧ張訂單就對應到這批料件,簡單又不會產生漏買的狀況。所以有些公司,每張訂單都由專人管理整單需求料件的採購與追蹤事宜。


因零件數過多,常看著手上的用料清單(BOM),發現太多種類型的物料要追,所以採取先買先交的方式。等整張單子上每個項目交貨打勾後,就可以開始生產。


接單立即採購的方式雖然簡單易懂,但是當接單量大的時候,可能會造成需要很多人手進行每張訂單的物料管控與追蹤。


一個大型行動電源的客戶案例中,工廠內有三十多個物控員負責依訂單追料,但料件狀況也沒有比較好。因為只要有一個料有問題,無法趕上生產時程,就會造成問題開始變多。也導致發生製造現場ㄧ直被插單,不可控的狀況循環出現。


2. 產品越多樣,物料越複雜難控


接單立即採購的方式,通常在小企業較常見。因為當企業規模越大,產品型號也會越多,物料狀況就會越複雜。尤其是現在,常見產品設計方式,是採用模組化設計。所以不同產品不會都是專用料,ㄧ定會有共用料。


且不同的物控和生管人員間,溝通可能無法這麼即時,只要中間有人太忙錄,漏掉ㄧ個關鍵資訊,如可能今天A臨時插單,用了B本來預計明天要用的料,讓原本計劃好的生產計劃整個大混亂,影響後續所有的排程、和訂單交期。


3. ECN工程變更頻繁,物料難控,呆料風險增加


我們都常遇到,客戶下訂單後,可能因為消費市場的快速變化,會一直進行訂單變更,調整Spec.。同時,研發單位也持續進行產品的發展和優化,所以可能會遇到內部頻繁發出的ECN工程變更。


這種狀況下,如果在接到訂單時,就已經下訂料件的採購,就需要記得取消、或調整採購內容。否則常會發生貨已經到倉庫,才發現不是最終需要的零件。


且因為市場趨勢或產品優化後,未來可能再也不會用到這個零件了,就變成呆料堆在倉庫。等年度盤點時,才會被想起,最後只能忍痛報廢,浪費成本。


Action Day需求日逆推 解決呆料庫存問題


正確的作法,不是收到訂單,則馬上採購物料。而是在必要的、對的時間點才進行採購,也就是從需求的時間逆推回來,我們稱之為Action Day。Action Day是從訂單的交貨日往回推,可以算出安全的生產開工時間,再以生產時間往前計算,就可以知道料件的採購時間。


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例如,客戶下訂單的時間是7/20,交貨日11/5,生產要5天,關鍵材料L/T要60天。所以正確的採購時間,就應該從11/5逆推,計算生產的時間點、關鍵材料L/T,約8/30日進行採購,料來得即生產就可以了,不需要留太長的緩衝時間。


但若在7/20下單日,就馬上採購料件,這樣等待時間太長,可能會造成貨款的資金積壓,產生現金流問題的風險。且太早購買,可能會因為ECN變更,若沒有即時修改訂單,換成需要的料件,太早採購的零件就會成為庫存的呆料。


Action Day需求日逆推的3大好處

1.提升存貨周轉率

從需求日往前計算的採購規則,是過去汽車產業慣用的方法。若能搭配和上下游資訊同步,需要生產的時候,料件剛好到貨,存貨周轉率就會很高,週轉天數近乎是0,可望達到豐田式生產管理中,即時生產JIT(Just in time)的效益。


2.避免料件提早購買的資金積壓

太早購買零件,會讓內部資金被綁在零件上,若提早兩個月購買零件,資金就被積壓了兩個月。但若等到實際需求時間再進行零件採購,就可保持最高的可動用資金,讓資金運用更靈活。


3.解決ECN頻繁,造成呆料庫存

過去因為太早採購,距離交貨時間太久,客戶或研發可能會一直進行需求或設計變更,造成需要每天依照ECN更改訂單。若以需求日逆推,找到最適合的採購時間點,中間沒有過多的料件等待時間。也因為還沒有下訂單,也就沒有需要修改訂單,更不可能因為買錯料,造成呆料庫存的機會發生。


總結

這次了解Action Day需求日逆推的概念,可以解決『物管人手不足、物料複雜難控和工程變更頻繁和物料難控,呆料風險增加』的問題,也能達到3大好處『提升存貨周轉率、避免料件提早購買的資金積壓、解決忽略ECN造成呆料庫存』等。


下次在採購料件時,是不是也會想用這樣的方法來進行採購規劃呢?




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楊于嫺

不論是走跳於工業設計、產品經理或服務設計等角色,橫跨產品設計或服務優化等領域,深入產品製造、品牌設計或軟體服務等產業,都讓我深深體會到,最重要的是了解使用者。突破現有框架和限制,將使用者體驗『Make it happen』,整合進現況中,才能夠滿足客戶需求,創造真實價值。

持續學習,並對世界永遠保持好奇心,是我永遠不變的精神!



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