胡連精密-ERPⅡ導入成功配方

文:翁淑美

胡連精密

商業智慧 企業流程管理

致力於汽機車產品開發的胡連精密公司成立於一九七七年,是國內目前最大的端子供應商,市佔率排名第一。胡連精密秉持誠信服務、共榮共存、合理利潤、社會責任的經營理念下,不斷前進,在不斷創新發展下,迄今已具以下規模:

台北總公司:主製品為 汽車端子,應用在汽車電腦及引擎,資本額 38,025萬元,150名員工。

香港分公司:主要為台灣與大陸貨物往來之轉介站。

胡連電子深圳子公司:主製品同台灣胡連精密, 資本額 3,752萬元,員 工人數80人。

連盈電子深圳子公司:主產品為 各種線束及配線加工,資本額 3,747萬元, 300名員工。

子公司-捷運總公司:主產品為汽車、家電 and電腦connector,員工人數50人。

一、 公司沿革

1977年 設立

1983年 投資成立捷運工業股份有限公司

1989年 導入全廠電腦化系統(MRP資訊管理系統)上線,並通過CSA產品認證

1990年 更名為胡連工業股份有限公司

1994年 通過UL產品品質認證,並更換 電腦系統改用鼎新 Leader系統

1998年 通過QS9000/ISO9002認證

2000年 因應WTO提升競爭力,導入績效管理制度

2001年 成功研發端子自動影像感知器(LCD)

2001年 辦理盈餘轉增資5850萬元,使公司資本額提高至25350萬元,並經股東會通過更名為胡連精密股份有限公司

2001年 發行新股暨補辦公開發行

2001年 成立香港分公司、德福及常益投資有限公司

2001年 取得胡連精密電子(深圳)有限公司及連盈電子(深圳)有限公司100%股權

2002年 榮獲經濟部中小企業小巨人獎

2002年 經財政部證期會核准增資5070萬元,公司資本額提高至30420萬元

2003年 胡連精密股票上櫃

二、導入 ERPⅡ的起源

  民國八十三年胡連精密導入鼎新 Leader系統,直至九十二年間,其集團下五個事業單位皆依賴Leader做為資訊化工具。隨著企業成長腳步,八年間胡連精密經歷公開發行、成立香港分公司、大陸 胡連電子及連盈電子等經營拓展;產品線上下游整合 …等業務開拓;外加九十二年股票上櫃計畫,使得胡連精密急需一套能同時滿足單一事業體與集團化管理的e化整 體解決方案。

三、選擇鼎新做為 e化夥伴的原因

  訪談中,張特助子俊( ERPⅡ導入專案負責人)不忘讚揚當初Leader導入方式、成效,並感謝專業輔導團隊,適時給予百分百協助、電腦化方法論的觀念,著實令胡連精密受益良多。因與鼎新長期配合經歷,使胡連精密對鼎新這位ERPⅡ的e化 夥伴更有 信心。

  在企業永續經營前提下,胡連精密系統升級的評選要點為:經營良好的廠商、即時提供完整專業服務 、緊密的夥伴關係 … …等,雖各有優缺,但最後從四家廠商中,相中鼎新的專 案 、服務及系統彈性,進而購置鼎新 ERPⅡ下的ERP、WORKFLOW及BI(商業智慧)三大 e化範疇( 鼎新 TIPTOP、EasyFlow及V-Point BI)。

四、ERPⅡ導入的重要里程碑

  單一系統導入單純,面對三套不同目的的 e化solution,其上線先後順序、相互間的關聯性要如何搭配,都是難題。以下分享胡連精密過來人的經驗:

1. ERPⅡ導入專案會前會及宣示大會(Kick Off)

  專案啟動前,雙方 (胡連精密與鼎新專案負責人)共同協定導入時程表,明定各系統上線時點和各專案小組應遵守的投入與產出事項,並擇期邀請專案委員會成員及高層主管參加ERPⅡ導入宣示大會。藉經營層的主動號召,讓同仁們清楚了解ERPⅡ導入只許成功不許失敗的決心,輔以高層支持,奠定同仁導入TIPTOP的信心。

2.先期導入電子流程管理系統

  胡連精密選擇先行導入可簡化會議管理及簽核流程的 EasyFlow 電子化流程管理系統。三個月後上線,使原需長達一週以上的簽核時間,縮減至一天內,提供出差外地的長官,方便透由 Internet立即處理簽核作業,不漏失任何重要的銷售、採購……商機。

3.導入過程密切配合

  六個月完整專案導入,導入事業單位包括:台北總公司、香港分公司、深圳連盈電子、深圳胡連電子公司及台北捷運公司,橫跨兩岸三地五個廠區。據以往經驗,需顧問師飛往台灣以外的區域到廠輔導,礙於去年 SARS風暴及專案成本因素考量,胡連精密決定採行視訊輔導來執行各項專案步驟,對雙方來說都是破天荒第一次嘗試,其艱辛過程在在驗證鼎新優異的專業與即時服務 。

  現況訪談以會議 模式進行,掌握現狀重點。在教育訓練階段,為確保 Key User 瞭解TIPTOP系統的功能及流程,另安排操作練習,由顧問師列出習題實作;實作環境則事先建立各廠區的基本資料及參數環境,增加使用者熟悉度。

  流程擬定:因過去建立起良好的電腦化基礎, SOP的規劃進行由內部專案小組主導,鼎新協助做最後檢驗。差異分析,則由內部專案小組收集並再三確認跟顧問師溝通的最佳解決方案。

  整體進度規劃:每月檢討會議明訂下月執行計劃、每週追蹤待辨或待議事項完成進度,在急迫有限的時間下,我們不能錯失任一導入執行事項的完成良機。

  專案強調穩建原則,開始時張特助子俊指示上線前一個月,進行完整的上機模擬,驗收人員操作熟練度及帳務結算資訊的合理性,不僅充份展現胡連精密內部執行力,連顧問師及服務團隊亦同正式上線待命。

  經事先充份準備,今年一月一日全面使用新系統- TIPTOP(大陸當時仍採雙軌作業,二月份正式使用TIPTOP)。

五、ERPⅡ導入的成功配方

歸納胡連精密導入 ERPⅡ成功的因素,主要有五:

1. 高層百分之百支持

充份授權於專案負責人、定期關心電腦化進度,是電腦化成功首要之道,不變的真理。

2.專案經理的專案控管能力與領導力

專案管理者在 ERPⅡ導入過程所面臨的每一次挑戰與決策點,能否當機立斷、正確決定合理的方向與做法,落實專案團隊往下執行,都 是成功關鍵。

3.同仁已有電腦化經驗

因多數 Key Man、Key User皆有先前電腦化經驗,能清楚表達本身對系統的需求與意見,透過和顧問師充份溝通、討論,深入瞭解系統功能及流程。

4.斷然捨棄舊系統包袱

舊系統,舊流程,不一定適合胡連精密現階段的經營管理。唯有打破舊有流程模式,斷然捨棄「不導一套 Leader架構的TIPTOP」觀念,加上TIPTOP針對上市櫃公司八大循環控管嚴謹的流程,不僅符合內稽內控精神,更透過顧問師的專業引導,重新省思每一環節中應加強的管理空間。

5.不將 ERP丟給MIS

經營者務必參與,適時調度資源,給予決策和方向。管理者主導依公司發展策略審慎考量每一個環節,待系統導入穩定後,回歸資訊單位維護。

六、ERPⅡ導入後的效益

1.建立企業內部最佳流程

擘畫完整流程圖,建立管理新視野,是成本結算時,最能顯現的效益。透過勾稽作業檢核:工單發料的合理性、未 即時關帳、不當 操作…等無所遁形。當然,顧問師也依照胡連精密的特有流程控管點,增加稽核功能。

2.資訊透明化,作業即時合理

由系統各管控點,掌握流程單據維護過程的正確性,層層關卡檢控前後的一致性,使即時資訊回饋更合理。企業流程自接單到生產,出貨到財會結算……一系列的內部資訊,藉由權限控管提供給資訊管理者。

3.電子簽核,無遠弗屆

節省簽核時間,創造無紙化環境,達成高效率行政作業,加快決策腳步,將以往費時一週的簽核作業時間,縮短到 10分鐘內立即回覆。

七、未來電腦化展望

  近期胡連精密將朝向 BI邁進。ERP導入針對產品分類、客戶分類…等分析角度做好配套規劃,其中一個目的是方便導入商業智慧時,可提供多維度分析。以經營思維出發的BI,將決策高層欲查閱分析的資訊通通規劃包含其中,交叉剖析立即呈現精準資訊,運用簡單易懂的圖表活化在老闆面前。讓BI加乘ERP,倍增管理綜效。

八、結語

  胡連.jpg企業成功導入 e化,就像球隊打贏球賽一樣,需要專案導入全體成員百分之百的全心投入與堅守自己職責、管理層及經營層的共同參與、設定明確可測量的目標、主動瞭解專案進度、積極突破問題瓶頸,並給予專案成員適時適切的協助,皆是成功導入的不二法門。

  ERPⅡ導入的效益,除在導入上線後,具體見到作業流程 全面 控管、存貨準確、即時結帳…等。以長遠角度來說,更需要對企業流程e化持續耕耘、定期檢核作業流程合理性及再造性,隨著企業活動變化與成長調整e化工具的最佳使用模式,並搭配專業的電腦顧問公司共同攜手規劃最貼近需求與未來規劃的工具與導入方法,相信勢必能締造企業e化的最大效益。


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