南楓模具轉型 導入HR系統提升結薪效率

即時因應法令 提昇人資維運效率及結薪正確性

文:顏愷毅

南楓模具

企業流程管理

224-1.png

        創立於1981年的南楓模具有限公司,是一家深受全球客戶肯定的專業塑膠模具製造廠。多年來,南楓所秉持的信念是「快速製造精密模具,幫助客戶生產高品質產品」。

  歷經30多年精密模具製造實務經驗,以及持續提升技術層次,南楓模具已銷售到全球許多國家,每一組南楓模具的產品都受到客戶的好評。南楓模具放眼未來,將持續精進,以確保在國際市場的競爭力。

  而當企業在發展到一個階段後,最快面臨到的變化就是人力開始增加,原本以紙本方式紀錄龐大的人員相關資料,已無法因應需快速處理的需求,此時亟待由資訊系統協助保存及處理。


  224-2.jpg

▲南楓模具為全台模具家具製造商,旗下有許多熱銷產品外銷歐美大廠。

導入前公司現況訪談

  由於南楓模具規模擴增與員工人數日益增加,紙本資料管理已漸漸不易,也無法即時查詢員工資料;再加上勞基法法令的變動,以往以人工比對紙本的方式,需耗費更多時間在處理符合新法令所規定加班費計算與特休換薪等作業,這也進而促成鼎新HR系統導入的契機。

  在第一次輔導訪談的過程中,林義祥特助與人資林錦芬專員表達出對於HR輔導專案非常重視,毫不保留地陳述目前南楓模具在當下所面臨的困境:「本次HR專案導入的主因,在於公司的規模日漸增大,造成人資的每月耗費太多時間在核對紙本出勤與計算薪資,冀望導入HRM系統,可縮短人資處理考勤及薪資結算時間。」

  南楓模具原採紙卡打卡,每個月中旬及月底,分別花2天~4天完成考勤登錄至EXCEL並比對查核,完成核對後需2~3天的時間才能結算薪資,傷神又費力;再加上平常無法即時比對考勤異常,對於員工出勤狀況較難掌握。 
除了提升結薪的效率之外,林錦芬專員也希望藉著這次導入HR系統,降低薪資結算有誤的比率,在面對勞基法新法令要求產出相符文件及資料完整度,並可提供政府機關檢核時相關報表。

現況

預期導入效益

由紙本收集員工資料管理,需耗時翻找文件

建置完整員工資料並便利查詢

人工比對考勤資料,每月耗時統計

快速正確統計考勤資料

結算薪資1個月約需7天

縮短薪資結算天數

政府新法法令調整,請假、加班計算規則複雜,人工計算薪酬耗時,且偶有差異

符合勞基法等相關法規要求

每月薪酬結算後,需由人工EXCEL另外整理資料後產出報表,耗時費工

可提供多種報表格式

  因此,南楓模具於2017年起決定導入鼎新HR系統,期望藉由IT工具協助與顧問的輔導,加快導入且有效提升人資結薪效率。

紙卡考勤轉E化 提升人資維運效率

  「南楓模具第一套導入完成的是HR系統,輔導時數用不到40小時,非常驚訝。」董事長特助林義祥說。

  負責薪資結算的林錦芬專員表示,「現在系統馬上就能查詢到員工資料完整資訊,不再需要尋找紙本且也不一定是想要的員工資訊。」

  導入鼎新HR系統與刷卡電子化之後,透過系統的自動數據採集刷卡資料,並與HR系統中考勤資料做匯總統計後,經由薪資公式設定搭配不同的加班費率與請假扣薪的計算,省去之前的人工作業逐一比對的時間,也提高了效率及正確性,只要1天就可算完並確認整個月的薪資。

  薪酬計算完成後,可再HR系統產生符合勞基法的薪資明細,顯示完整的薪資各項名目,讓員工清楚知道每筆薪資可自行計算與確認。

  而當有員工反映考勤或薪資問題時,也可以馬上由系統查詢或產生報表說明原因,對於考勤與薪資的資訊掌握上,幫助極大。

  針對南楓公司人事制度不夠完善的部份,顧問提供建議改善的方式。如:勞基法加班費的計算邏輯、特休換薪、請假扣款等,協助將人事規章制定得更完整,提昇勞資合諧。


▲鼎新顧問與董事長特助 林義祥先生合照

 

預期導入效果

實際執行效益

建置完整員工資料並便利查詢

原本只有紙本收集員工資料,系統導入後要找員工資料更加方便,也有歷程記錄,不要需耗時翻找文件。

快速正確統計考勤資料

即時掌握出勤狀況,有效處理異常資料!

縮短薪資結算天數

原先結算薪資1個月約需7天,現只要1天半,節省時間150%!

符合勞基法等相關法規要求

可隨法令調整即時更動,同時一併調整內部規定,使考勤及薪酬相關制度更符合法規!

可提供多種報表格式

以前僅用EXCEL產出制式表單,現在可提供人事、考勤、薪資報表,更可精準分析用人成本!

 

  「林義祥跟林錦芬小姐非常配合,輔導前都會先操作並收集好操作的問題,現場就針對問題解決。」顏愷毅顧問非常感謝南楓模具的配合。

  「導入HR專案順利的原因,除了相關人員積極參與,配合顧問安排進度與自身學習外,更重要的是高階的力挺,甚至超前原定的輔導進度,系統導入也協助南楓推動公司制度運作。」在此林義祥特助也特別感謝鼎新顧問的協助,即時協助排除問題,才有機會提前上線。

  未來在HR系統的應用面,除了原有的考勤、薪資管理外,在員工人數日漸擴增下,南楓公司預計將導入員工自助系統電子表單(ESS),讓員工可自行在線上申請加班、請假,除了節省人資目前處理繁雜事務的時間,更能有效管理並達到無紙E化的效益。


更多案例

x