追蹤生產過程,提高訂單達交率與庫存準確率

品牌與代工,分進合擊開創新局面

文:鄭順文

芳晟機電

企業流程管理 進銷存管理 生產製造管理

超越過去 放眼未來

  芳晟機電有限公司創立於1979年,創立初期為家庭式的代工廠,主力產品有沉水泵浦,其產品係向有涵蓋排水泵、排汙泵、泥沙泵等,在沉水泵浦有著整齊的產品線。公司創立以來,專注於沉水泵浦的設計與製造,建立起穩定發展與創新的根基,加上一直秉持優異的研發能力與服務,使命為協助台灣發展沉水幫浦自主品牌,更希望建立起優良的研發團隊與創新能力,目前正朝向建立自有品牌的道路前進,下一步期許可以發展成以「泵浦」行銷全球的知名企業。

  芳晟目前位於高雄大社區,員工約30人,新廠房預計在明後兩年可完成搬遷,芳晟的規模在台灣算是小而美的企業,但芳晟不僅有著小企業靈活生產優勢,更有著大企業般重視研發,除了每年初會設定年度發展重點機種,且持續投入研發,包括流體設計、馬達性能研究、各項材料與金屬材質之研發與性能提升,期許達到整合上下游的中心概念,打造一個健全完整的供應鏈系統。可應用於一般排水、工程建築、水處理設備、泥砂疏濬等各項應用領域。同時,芳晟的專業研發團隊,期許透過使用者經驗,持續提升產品性能與功能,克服各種環境之應用。

從源頭改變,整合資訊提高即時準確率

  芳晟在導入鼎新ERP系統前,內部是使用另一套ERP系統,僅串聯訂單與製令單,如需要作訂單交期回覆或人員在採購前須透過電話確認庫存數量與生產進度,主要是靠生管掌握全廠,加上客戶需求複雜,配件多變化,要做計畫性生產也不太容易。目前生產進度與庫存狀況的管理是透過多個EXCEL檔。採購前,須等生管核對手邊報表後,再告知採購需要採買的品項與數量。且之前成本都是根據特助的經驗概算,加上之前對帳較為耗時,需人工一張一張進貨單(銷貨單)進行核對,在財務後端也是透過人工切立傳票。

  目前正在規劃新廠區的機台配置與管理等規劃事項,希望之後可增加對製程管理的深度管控,故製程管理更為此次ERP輔導專案的導入重要議題。之前業務人員無法針對所需掌握的生產狀況。導入後,業務自行上系統查詢進度與產能負荷狀況,加上重新編碼調整成一物一料號,並透過SFT協助追蹤生產過程中各品號的庫存與在途數量,盡可能減少電話詢問庫存與生產狀況,藉此提高訂單達交率與庫存準確率,進一步縮短結帳時間,也可透過成本系統算出實際成本後與標準成本做比較,找出可以持續改進的地方。

堅持到底,不輕言改變

  導入過程中,特助與副總幾乎是全程參與輔導,在上線前一周,財務經理的離開雖然為這個專案投下不小的震撼彈,此時更感謝生管吳小姐一肩扛起專案的重責大任,因此並沒有耽誤專案進度,更凸顯出ERP專案成功,除程序制定與系統單據產出,最重要的是人。透過下表呈現導入前後差異。

項次 導入前問題 導入Workflow ERP改善說明
1 採購數量需透過人工計算,擔心會有遺漏或算錯,造成庫存。 可透過 ERP系統清楚查詢所需半成品與原物料庫存,也可透過系統預測展算訂單需求。
2 製令與採購交期無法對應,也無法以源頭訂單去追蹤。 透過系統查詢託外製令交期或SFT,方便查詢進貨紀錄或變更紀錄。
3 產銷開會各單位準備自己的文件資料,討論一品項需要先行找出對應的文件資料,資訊也不一定對稱。 各單位與會時,直接開系統討論,無須各自準備自己的文件,節省開會時間。
4 帳款需要花費大量人力與時間去釐清與整理。 可透過系統批次結帳功能或直接結帳功能,省去找尋進貨單或託外進貨單的時間。
5 生管需自行整理excel庫存檔(包含在途)。 各單位也可透過系統產出需要的報表作運用,同時可透過報表了解庫存與在途量。
6 財務帳與庫存帳之存貨金額無法核對上。 現在每月確實執行月結,資產負載表之存貨金額與庫存帳之金額均正確
7 需人工比對進貨單或銷貨單。 縮短對帳時間與提高效率

表:芳晟機電 Workflow ERP 系統上線成效表

開花結果,實現投資效益

1.規劃建立工單即時回饋機制,建立良性循環溝通模式

未導入前,生產進度是透過每日生產日報表回饋與電話詢問進度,導入後,現場要求即時進出站,生管與業務可透過SFT了解製令與訂單生產度,大幅減少人員用電話回報進度,也提高各單位使用系統查詢的意願。

2.生產進度,減少排程變更機會

未導入系統前,業務與生管透過電話進行溝通,生產進度生館最清楚。導入ERP後,生管人員可定期將要生產的製令單或備料清單給倉庫,由倉庫先執行備料,同時僅請採購定期回饋已採購未進貨的品項,方便調整排程狀況,同時可透過SFT了解現場每日須完成的工單狀況。 

3.建立今日事今日畢的習慣

經過幾個月的庫存月結及成本結算驗證,逐步建立起人員看單據做事的習慣,也達到庫存準確率99%的專案目標,之前工單回饋是等到每日生產日報表才知道每日完成狀況,加上SFT的製程管控,讓生管可隨時查詢線上製令生產狀況,不需要等到整張製令完成或生產日報表產出,就可以先上系統查詢當天需要完工的製令單是否已經都完成。

4.得知實際成本,接單即可算出各訂單利潤

導入系統前,僅可由特助的經驗得知品項的部分成本,有時為了得到成本,需花費非常多的時間去蒐集相關數據,還不一定正確。導入系統後,可得知每張製令的成本外,也可得知當月每個產品的生產成本。

5.可透過報表分析成本及利潤與得知每月的營運狀況

  特助以往都很注意各產品的成本結構,苦於之前系統無法滿足其需求,現在可透過鼎新ERP系統滿足其分析成本結構,了解需改善的地方,副總更可透過系統產出損益表,得到當月經營績效,進一步分析當月費用的占比是否恰當。


▲感謝《芳晟機電》接受鼎新電腦專訪。 
由左到右:前排_生管(窗口)珮瑜、鼎新顧問師、總經理、採購怡君、特助玉婷 
後排_會計于慈、開發/製造吳經理、吳副總、開發長祐。


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