觀光潮接軌反應速度 台聯客運創造服務優勢

透過E化資訊整合 提升工作效率

文:高瑋均

台聯汽車客運

企業流程管理 門市管理

秉持「以客為尊、安全第一」的營運理念

  台聯汽車客運股份有限公司於1998年成立,並於2001年即獲交通部國道客運評鑑旅遊路線第一名殊榮,其客運為國道旅遊客運路線(點對點客運班車),開發大台北地區至遊樂區之行駛客運班車服務,主要路線為中壢線(台北101)、龍潭線(小人國/六福村)。員工秉持「以客為尊、安全第一」的營運理念,提供良好的服務品質。

  台聯客運5350線行經北台灣兩大遊樂主題園區,分別為匯集世界景觀於一地的「小人國主題遊樂園」與國內唯一的放養型野生動物公園「六福村主題遊樂園」,路線上除了與便利的台北捷運系統連結,又與空港─台北松山國際機場連接,是最便捷的客運路線。因而於公司設計出便捷的客運路線同時,大批的旅客如何消化成為新的課題。台聯客運站 副總劉嘉生表示:「隨著觀光政策的施行,大批各國旅客、陸客湧進,觀光潮不斷,如何符合客戶需求,因應客運站大量的人流量,一直是組織想要改善的重大問題。」 
▶相關連結:http://www.e-go.com.tw/cht/busline_2.php

透過E化,提升工作效率,資訊整合

  徐婉榕營運長重視客戶需求、重視員工需求,鑑於原先於客運站的舊式硬體、與POS系統已不敷使用,且原先POS前台與後台的鼎新系統並無整合,需要耗費相當多的人力進行後續的登打、與對帳及統合不同系統間的報表資訊,紙本作業相當龐雜;外部的大量觀光客的處理效率時間也需改善。徐營運長深知資訊化對於工作效率的重要性,期望透過資訊化改善遭遇的困境,每次的會議皆參予討論且提出關鍵改善主要需求,因營運長的重視,使台聯客運的資訊化已建置的相當穩定,讓客運站能夠與總公司之資訊完整串接。

管理挑戰

導入效益

大量觀光客來台,若無即時反應時間,無法因應人潮流量。

站務人員運用POS機即時銷售,取代原先較為複雜的操作方式,大幅加快結帳速度。

第一線人員操作程序需再簡化,以更能精進作業處理的時間

前台的相關設定皆由總部發起傳輸至客運站POS機,既能夠簡化第一線人員作業,且能降低設定的錯誤率。

前台POS系統如何能夠與後端帳務系統結合,以達到資訊互通有無、並減少人員重工的情形。

透過POS前後台串接減少會計人員補入單據、對帳時間,並提高資料正確性。

客運站一筆交易需列印出多張相應的票劵,需使不同硬體間能夠整合,與透過系統自動產出紙本。

客運站之硬體設備整合後,現僅需操作Cosmos POS系統搭配熱感機硬體,即可完成交易,並印出交易中的所有票劵,免去原先多台硬體的處理程序,打造更友善的工作環境。

 


▲平日車水馬龍的客運站

透過POS即時銷售,大幅加快結帳速度

  客運站於上下班尖峰時間、與旅遊旺季時常大排長龍,先前台聯客運售票時,一筆交易除了需要登在POS機上外,另外還需要使用車票機與發票機硬體印出相關票據,才完成一筆交易,對於因應大量的旅客實為吃力,現透過Cosmos POS即時銷售,我們運用結帳時使車票與發票一同產出,取代原先較為複雜的操作方式,以大幅提升結帳速度。

  另外,原先促銷需手動處理,現在可進POS總部系統設定相關促銷活動,前台人員當銷售的品項有達成促銷條件,系統會自動跳出促銷訊息,並且計算出促銷金額,不需前台人員要先判斷是否符合促銷,再額外計算,現使用Cosmos POS能完全避免前台人員有促銷判斷錯誤的狀況,能夠簡化第一線人員的操作,並且加強處理時間,與提升交易的效率。

運用Cosmos POS與Cosmos ERP,達到資訊正確與即時回傳

  過去因為前後台資料未整合,於是造成前台人員於前台系統輸入的交易後,門市據點每日回傳銷售資料至總公司,總公司的人員需要再次一筆一筆的輸入後台的系統,造成人力重工的困境。因Cosmos ERP與Cosmos POS系統兩邊的資訊流互通,前台銷售完成後,將資料上傳即可完成資料接軌,完全無須再次輸入於後台系統中,並避免兩邊資訊一方輸入錯誤時不一致的狀況,現場的票務人員 尹雯蘭提到:「原先key錯誤,就錯到總公司,現在key錯誤,就會提示警訊,可以直接去追錯誤。」因兩邊資訊流互通的優點,資訊能夠即時回傳,提高資訊的正確性,原先要用紙本製作的日報表將資料提供給總公司,現已不需提供,讓前台人員減少紙本作業,後端總公司人員也能透過報表一目了然。

  另於前台販售「套票」時,會計人員接收到此交易,需費時的手動將套票的資料拆成「車券」及「門票」再輸入至系統中。透過門市產生組合單,會計人員現完全不需於銷貨單據中區分「套票」內含的品項,可以將多出的時間,活用於其他工作事項。

軟硬體的整合,打造更友善的工作環境

  因客運站空間有限,原先需使用及維護三台硬體(發票機、車票機、POS機),致人員能使用的空間不足,未上線前會看到站務人員在不同票卷機間來回穿梭列印票劵,過去一筆交易需要操作三項硬體,也難免會延遲到交易速度,且原本的車票機為獨立作業,能夠單獨的列印出車票,無法預防舞弊。運用Cosmos POS連接熱感機硬體,可印出車票與發票相關票據,將原先的三台硬體簡併為一台硬體取代,使客運站使用空間更為充足,人員也可免去在多套硬體機操作的處理動作。

觀光潮與反應速度的接軌,展現系統應用最大價值

  大量觀光客來台,如何因應大量人潮,客運站的反應速度是台聯客運最重視的課題。透過流程的改善、E化的實施,現大幅提升處理交易的速度,使觀光客的大批人潮與第一線人員的反應速度能夠接軌,因應觀光新一波的潮流,體現了系統應用最大的價值。系統建置告一個段落後,下一個計畫,未來台聯客運預計透過機場接送等,運用集團內部的優勢,接續著開發出更多外部的觀光客,持續展現E化價值,打造出運輸業王國。

  導入專案時,謝謝徐營運長、郭建男副理與章繼正副理協助,不遺餘力且親力親為,並多次協助於跨組織溝通,與客運站務人員的協助,方能將專案推動成功,提升客運站資訊建置的價值。


▲左起台聯客運站 副站長曾東生、台聯客運站 副總劉嘉生、台聯客運站 尹雯蘭票務人員、
鼎新電腦ERP顧問師 高瑋均、鼎新電腦ERP顧問師 鄭碧燕、鼎新電腦服務工程師 吳慈卿


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