HR系統助力人資轉型 利百代 戰勝一例一休

台灣文具大廠利百代 人資轉型、企業蛻變

文:張吟綺

利百代

一例一休

        「人情是利百代最大的優勢,也是最大的包袱。」利百代協理張正昇破題點出公司目前最難處理的問題,也帶出了對於系統制度化管理的期盼。
        成立七○年的老字號文具大廠─利百代國際實業股份有限公司,生存在現代社會深感紙本化作業的不足,面臨節節攀升的成本已難以招架;另一方面,政府不斷調整、翻修的勞基法令,更讓利百代疲於奔命,因而決心攜手鼎新走向資訊化之路。

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利百代 張正昇協理:

希望藉由系統對成本的管控,反應真實成本,這樣我們才有機會調整策略、分配預算跟國外競爭。

台灣文具業活歷史 七十年「陪著你長大」

        利百代打印水、彩色筆、各式常用文具…相信大家對這些都不陌生,「陪著你長大」的口號不僅是廣告詞,更是身為台灣文具業活歷史的最佳見證。

        成立於一九四八年,利百代從自產自銷的初創期,到年營業額十億的文具集團,始終秉持著誠信踏實、研發創新的經營策略,以品質第一為自我要求,自產文具、代理品牌及紙類為三大營利來源,期許成為辦公室的第一品牌。

        礙於國際競爭激烈,獲利逐漸變得困難。利百代協理張正昇不諱言:「以前只看到前端的業績,未察覺後端隱形成本,導致本業虧損。為了抓出過往被忽視的缺口,公司決定跟鼎新攜手合作,第一步就從HR系統開始,希望在制度化的管理及紀錄下, 達到流程優化、精進經營的目的。」

系統取代打卡算考勤 避免耗時費力錯誤多

        「剛到職時,利百代的廠區考勤都是紙卡作業,每到月底需蒐集紙卡,逐一登打到Excel 核算出缺勤、遲到及加班費;再提供薪水總表給總公司財務部核發,平均需要三天工時,甚至要加班才能完成結算的例行工作,實在太浪費時間。」利百代總公司人資專員卓美如坦承一開始對於公司的紙本化作業並不適應,但在導入系統初期,因傳產不喜變動的特質,也曾遇到不少內部雜音。

        利百代電腦室資訊副理林明佳說,在利百代工作的人,年資都非常資深,對系統抗拒性也較重。HR 系統上線初期,電腦室及HR部門總是有接不完的電話、希望排除系統問題,如忘記帳密、怕Key錯等。

        為此電腦室及HR部門甚至直接前進各廠區,直接在每台電腦上安裝教學、安排教育訓練,盡可能降低基層人員的恐懼及不安,經過三個月的混亂期,系統才平穩順利地成功上線,獲得大家認同。

        利百代中壢廠區人資專員劉千葒表示,導入系統後月結薪資不僅人力節省一半,出錯率更是大大降低,只要半天即可算出薪水總表。「透過系統掌握考勤異常並追單,不僅可確保準確性,也可適時提醒員工。」卓美如也笑著說出使用HR系統的好處。

        新法限制加班 系統卡控總時數

然而一例一休新制下,利百代面臨了更嚴苛的考驗。「除了休假日加班費飆高二.七一四倍,特休假天數增加,最大癥結點是未放寬延長加班總時數,提供企業彈性運用加班的自主權。」利百代財務經理林宇舜直指新法帶來的衝擊,除了暴增的人事成本外,也因加班時數限制、產能降低,無法接下急單,直接影響營收。

        面對法令,企業雖無權修改,但可靠系統控管有效因應,薪資單也趁此次導入一併優化,「員工都說『現在的薪資條變得很漂亮』」劉千葒打趣地模仿員工反應,她說目前各區薪資制度已統一,薪資單很清楚標示出缺勤狀況、剩餘特休假等,員工也可自行進系統快速查詢。

HR應用為集團帶來更多效益

        再者,導入HR系統對產線的一大好處是能即時掌控當日可用人力,做最適安排調度,確保產線不斷線。利百代中壢廠副廠長蔡秀錦以及人資專員劉千葒身兼廠務管理紛紛表示系統幫助自己節省許多「點人頭」的工作,得以挪出更多時間到現場關心員工的工作狀況。

        「原先利百代配合各廠區當地狀況,分別有四、五個薪轉銀行,遲遲無法統一。趁著導入系統,特別與銀行談合作,以『免手續費』等誘因才讓員工願意改變原有使用習慣,節省總公司財務的作業時間。」利百代總公司人資專員蔡雅淳點出在走入集團化管理時來自各分立單位的抗拒,但利用此次整合機會,不僅將公司的制度及流程一併重整,也提高了人事作業的公正及保密性。

        「經由鼎新陳孟羚顧問的流程梳理及建議,我們統一了各區的人事規範;還有差旅、薪資等規章」卓美如分享系統簡化人資日常作業後,為人事制度及集團式管理整合帶來許多附加效益。

建置整合性資料庫 提供經營決策

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從七十年前生產各式文具至今,以卓越的品質留住大批忠實顧客,陪伴無數人長大。( 圖為早期蠟紙生產樣貌,由利百代提供)


        林明佳分析HR(人力資源管理)與EasyFlow(電子簽核)結合後,除了減少紙本作業,更可配合行動簽核加速業務進行,讓基層使用者更便利有感。未來電腦室再介接ERP及HR系統到EasyFlow表單整合資料庫,利用數據管理使簽單流程更能確實地被分析與優化。

        蔡秀錦認為,當人資可更精準且快速完成薪資計算等事宜,即是降低了人資人事成本。卓美如也表示:「現在我們可以把節省的人力與時間拿來推行更多對公司有幫助的事務,比如規劃教育訓練、健檢、員工福利、績效管理辦法,或是離職、任用制度等。」

        張正昇從管理者的角度,期盼人資觀察例行性的數據找出異常、即時回饋,更可在未來人員管理及升遷考核上,提供更具可信度的資料分析。

        林宇舜總結以上效益,認為導入人資系統後,除了統一作業提高HR部門行政工作績效、確保遵行勞動法令,更可進一步提供完整數據給主管做決策,最終達成組織獲利目標,滿足股東的期待。

精準數據創造營收 凝聚向心力

        「我最大的期許就是統計數字能夠精準,才能算出需要多少人力、多少設備,幫公司創造最大的利益。」蔡秀錦期待未來導入Workflow ERP提高產能、精算成本,與電子簽核間的拋轉更密切,加速管理時效。他建議,日後傳產若有資訊化需求,第一波可考慮導入與基層切身相關、經常需接觸的HR及EasyFlow系統,不只操作上較為簡易,習慣後也有助於再銜接其他系統。

        對於利百代未來的資訊化藍圖,林明佳說明,近期的導入目標是SFT(廠區生產追蹤)及Workflow ERP,為因應各廠不同工作形式,前期的流程梳理及定義就需花上不少時間,而HR及ERP的員工資料也須拋轉完成,獲得完整數據後,接下來的BI(商業智慧)才能做出有意義的決策分析。

        最後,張正昇語重心長地闡述利百代資訊化的重要意義:「希望透過系統管控及數據分析,看到背後潛藏的經營風險,雖然真實成本可能是我們沒有辦法忍受的,但唯有當問題浮現,我們才能真正地去解決問題。」利百代正藉由資訊的即時透明來凝聚向心力,讓利百代每個人都為這個共同的家盡一份心力,一起控管成本。但資訊化之路才剛起步,未來將看重數據分析以做為經營者決策的參考, 一家逾一甲子年歲的傳產公司,正漸漸地走向全面資訊管理的轉型願景中,相信在鼎新團隊互助合作下,利百代的蛻變指日可待。

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