卡訊電子推動數據化轉型,讓世界聽見MIT的力量

成功運作產銷會議聚焦同頻率,降本增效重塑核心競爭力

文:蕭蕙君

卡訊電子

企業流程管理

卡訊電子股份有限公司成立於1991年,從台灣高雄發跡至今已走過27個年頭,主要產品為: 智慧IP影音訊息發布系統、緊急應變指揮系統、公共廣播系統及多媒體數位會議系統,目前客群遍布全球,為國內外市占率第一的領導品牌。卡訊秉持著「創新產品,顧客至上」的服務宗旨。依高效能的生產方式、優良的產品品質,深受用戶一致好評,並創立自有品牌BXB 外銷達五十餘國。

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圖片資料來源:卡訊電子官網https://www.bxb.tw/tw/index.html

一份傳承的力量,扛起義不容辭的責任

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▲卡訊電子吳珮蓉董長

BXB品牌精神就是好還要更好,凡事沒有最好只有更好,我們也是秉持著這個原則,在不管做人做事及做產品上面。


在卡訊電子的成長足跡中,裡頭隱含著新舊世代的交替與傳承,卡訊電子吳珮蓉董長(以下簡稱吳董事長)回憶剛進卡訊的時候:「當初在1991年創立的時候看著父親創業維艱,過程非常的辛苦,看在眼裡我心中很不捨,所以這間公司我有一個使命想延續下去,卡訊對我來說意義深重,想要讓BXB這個品牌不只是臺灣的品牌,而是世界的知名品牌。」有了這股力量,更加深了卡訊走向自有品牌的決心,卡訊開始有了自己的研發團隊,從研發、設計到生產製造,完全不假他人之手,以MIT的優良品質保證,逐漸打開知名度、拓展國際市場版圖。

隨著時代不斷創新,科技日新月異,讓卡訊開始思考企業的未來,卡訊電子洪誌臨總經理(以下簡稱洪總經理)分享:「以前是靠經驗來改善公司,但是靠經驗,一定有你想像不到的東西;所以為什麼要導ERP? 因為我希望接下來的卡訊是用數據來做管理,用數據發現之前沒有看到的問題,用數據來發現以後再做什麼樣的精進,這是我為什麼要導入ERP的最主要的原因。」有了這個念頭便開啓了鼎新與卡訊合作的契機,選擇導入鼎新Workflow ERP為營運管理扎穩根基。

落實數據化管理,打通企業運作任督二脈

卡訊電子導入Workflow ERP系統後帶來的明顯效益為:

1. 用數據打破部門藩籬,讓溝通雙向無礙

隨著卡訊電子規模不斷的擴大,各部門業務量不斷的成長,對於財務部負責統籌整理前端來的資訊產生極大的負荷,李雅雯財務經理(以下簡稱李經理)分享說:「審核前端流程的各項資訊作業,確認是否有符合公司內稽內控的原則。」在沒有系統化的時候,各部門的聲音與意見湧入常常沒有依循,會導致訊息認知的落差,而造成錯誤的判斷;當有了資訊化系統的輔助之後,可以在系統裡很快速地查詢,不管是訂單的報價、進銷、庫存、以及品號申請等,這些資料在系統中全部都忠實地呈現,也省掉很多部門間一來一往的處理時間。系統化不僅帶來工作效率的提升,時間成本也大幅縮減,更扮演了部門間良好的溝通平台與橋梁,資訊化程度精準到位。

2. 交易記錄快速查詢,報價效率大為提升

一間企業不僅要能夠去創造營利(開源),更要懂的守財(節流),銷售職能是企業的一個門面,站在第一線與客戶議價談訂單的時候,如果能擁有成本的概念,在面對客戶溝通是有很大的幫助,因為許多的客戶同時也是企業的老闆,莊千慧業務副理分享說:「一個月報價的案子有幾個? 以及毛利分析與報價折扣率的部分,我都能夠透過系統清楚地比較了解,進而更能夠去增加在單品的議價空間,還有整個標案議價空間到底還有多少,能夠在以不損失公司利益為前提下拿到單子,進而增進公司營收及獲利。」

而鼎新的系統還兼具了防呆及自動化機制,可以快速產出報價,黃鈺涵業務課長補充地說:「以管理者的角色來說,我可以很快速的用幾個查核點來覆核同仁的報價單,再來就是我們所有前端產出的報價,都可以勾稽到後端做銷售預測,所以我要交貨給客戶之前,其實已經有一個資訊和資源來做備貨,這樣可以縮短交期,對於我回報給客戶交期是非常有競爭力的。」在與客戶的討論與執行報價作業上,提供了更加清楚與具有價值的數字,回饋給業務同仁及協助決策者做出最有利的判斷,更提高公司整體營運的效率與效益。 

3. 有效的控制存貨與成本,提高存貨周轉率

面對市場需求快速與多樣化,帶來了企業經營模式的變化,許多企業為了降低庫存與資金積壓風險,但又能快速提供客戶與市場滿意的需求,進而調整營運模式,以少量多樣的備料模式並設法縮短企業供應鏈整體交期,在最低的庫存成本與風險的狀況下,提供客戶滿意品質的產品。李岡陵資材部課長(以下簡稱李課長)表示:「我們公司在採購部分,是聚焦在希望能夠滿足交期,但是又儘可能的降低成本,所以採購的備貨源來自於生管給出的需求,在輔導前確實是被動式接受生管這邊的需求,然後滿足生管的交期。」在鼎新顧問介入輔導之後,給予卡訊很多重要的觀念,其實採購它的操作策略不止來自於生管,也可能來自包括銷售預測、產銷會議等給出來的數量,生管、採購可以依過去的歷史銷售資料,提供數據的佐證以及參考,李課長開心地表示:「資訊化建制這一塊真的有帶來明顯改善,齊套率從原本的60%,成長到目前的80%,是很有感的。」

莊巧瑄研發副理分享說:「主管在系統上很快就可以看到相關零件的成本,展開BOM表,也可一目瞭然的看到成品製程以及人力工時的成本,都可以列入我們之後新產品發展的一個預算的考量,而在庫存管理上也會更清楚,我們可以馬上知道什麼貨可能快賣完了,進而幫助研發在新產品開發的時程控管及調整。」找出一個標準作業模式,讓員工依照流程來執行,讓大家對於系統的導入能更有共識,並且凝聚團隊的力量,一步步去調整作業模式和落實專案規劃的每一個步驟。

接受改變,漸入佳境,共創雙贏

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▲卡訊電子洪誌臨總經理:我認為自從卡訊開始導入鼎新之後,數據化管理已經逐漸地在落實。


在這個系統導入的執行過程當中,抱怨的聲音當然不曾少過,針對作業流程必須重新適應,以及同仁認為工作量加重等,而顧問在這當中所扮演的角色就是一個客觀且堅定的第三方力量,李雅雯財務經理說:「當同仁們有抱怨的聲音出來時,我們就會用溝通的方式,讓大家瞭解公司未來要前進的方向,而鼎新顧問也會依照流程梳理,讓每個部門知道他們的工作職掌,到底有沒有需要去做重新劃分,能夠更清楚知道彼此現在工作狀況,並藉由顧問教導的手法,去召開跨部門會議,這樣讓大家可以更聚焦更有共識。」顧問適時的建議去更改哪些功能,而這些需求功能在系統上又該怎麼應用,鼎新顧問以專業的知識跟經驗輔導企業順利上線,讓使用狀況漸入佳境,也引導使用者對系統的使用日趨正向。洪總經理也笑著說:「從卡訊開始導入的一團亂到現在步上軌道,並漸漸感受到數據化帶來的好處,我們就是一直在發掘每一個流程對公司所產生的好處在哪裡,從一開始的抗拒、到現在看到員工已經是主動登錄,甚至自己在想辦法改善流程,我認為這是一個很好的結果。」

AI思維概念挹注,打造未來智慧藍圖

卡訊所得到的效益,不僅將對的數據用在對的決策上,更加提升數據管理的能力,從只能看到結果到能管理所有流程,並把經驗留在系統,而並非放在員工身上,著實做到資訊工具的深度應用,對於卡訊管理的改善為經營團隊帶來全新的風貌!有了數據化的支持,未來的卡訊更希望可以進階到AI思維管理,洪總經理透露說:「未來卡訊會希望可以用更多類似AI的思維管理,因為AI已經是一個不可逆的趨勢,是不是有某一種模型導入進去之後,不再是靠人來發現問題,而是靠數據的連結比對。」在瞬息萬變的市場中,運用大數據來做決策應變,提高企業整體競爭與優勢。

在面對未來佈局及拓展,呈如吳董事長所說的:「希望卡訊能成為臺灣之光之外,更可以發展到全世界,變成世界知名品牌。」一展卡訊加速開拓市場版圖的決心,並把觸角伸向世界各地,未來鼎新也將秉持著穩健的腳步,給予卡訊全力的支持與協助,並期望鼎新能夠成為卡訊在資訊化轉型上的好伙伴,共創卓越非凡成就。

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▲感謝卡訊電子經營團隊,接受鼎新電腦專訪。


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