台霖生物科技-透過績效考核達成人力資源發展策略

文:謝惠珺

台霖生物科技

「運用知識管理及發展創新技術,配合專業組培與生產團隊,台霖公司致力成為培植蝴蝶蘭產業的先驅」

台霖生物科技股份有限公司為台灣蝴蝶蘭培育銷售領導品牌,也提供病毒檢測技術、組培苗代工及代客尋花服務,成立於 1997年,為第一家進駐蘭花生物科技園區的公司,也是第一家將蘭花栽培技術結合生物科技的公司,業務範圍橫跨日本、歐美、東協等多國。台霖重視知識管理與技術創新,期望以原生蝴蝶蘭,發展最新的蝴蝶蘭產業,在國際快速競爭下永續經營,為台灣蘭業留下生機及提供更多就業機會。 

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重視資訊科技運用與管理議題的台霖,與鼎新一直都是資訊合作的夥伴,早在2016年即開始使用鼎新WorkFlow ERP、EasyFlow、BI、HRM等資訊系統,透過資訊化管理解決方案應用,鼎新支持著台霖持續穩定的開創蘭花王國。在人才培育與開發方面,台霖在產業中也是有著領導性思維,在2017年4月開啟了鼎新HRD績效考核模組的系統導入專案,著手將績效考核這門龐大的學問推展到資訊化階段。而對於人才的培養與重視,也得到了實際的認證,於2018年12月剛通過勞動部勞動力發展署TTQS評核殊榮,足見台霖對於人才培育與發展的用心。

制度確立-扎穩績效考核的根基

台霖的績效考核,在系統導入前就有完整的規範與辦法,員工於每年年底進行年度考核,依據不同對象規劃不同的評分流程;並且,除主觀的評分判斷外,還設計了分數須加上年度出勤記錄與獎懲記錄的客觀加扣分數;另外,為避免績效考核流於形式、評分缺乏區隔,台霖也訂定強制分佈規則,各單位優等員工僅可佔評分人數的5%,以確實呈現部門中績效顯著的員工。

而因應公司的績效考核制度,在行政作業上就衍生了很多的困難,系統導入前,每到年底對於原本就事務繁忙的人資而言,績效考核宛如一場硬仗:人資工作層面,每年度的考核都須列印大量的紙本評分表,人資忙於發放、追蹤、回收等工作,回收評分表後,須接著人工將大量的數據一張一張驗算、統計得分、同時也須驗證強制分佈比例、加扣考勤與獎懲分數、呈報主管審批等,所花費的紙張與人力都是公司成本;主管層面,當主管提出欲查詢歷年考核成績的需求,多須等待漫長的資料整理時間、或放棄查詢,也就等同於放棄了對於員工工作績效衡量與長期觀察的機會。

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配合本次導入專案,鼎新顧問與台霖人資主管以及夥伴們,檢討了現行制度對應電子化的運作細節,做了小幅度的制度調整,其中包含了台霖原本受限於人工作業的繁雜,想進行卻沒有進行的360度績效考核概念,除上級對於下級的評分外,也加入了「同級互評」的機制,讓同儕的客觀角度可以反映真實的績效成果,綜上所述,台霖考核制度的特點共包含以下:

1. 針對不同層級員工設計不同評分流程

2. 最終評分結果依年度出勤與獎懲進行加扣分

3. 評分結果須經過強制分佈驗證

4. 導入同級評分

系統應用-HR強力支持考核的運作

針對台霖多元的考核規則與計算,系統應用層面規劃了不同的考核制度,可對應各職位層級的評分項目、評分指標與佔比、以及不同的評分關卡進行設定,透過前置作業的設置,啟動評分後,系統即會自動發送評分通知,依序提醒各階段評分人進入線上電子表單進行評分,只須登入線上平台,即可快速完成評分,透過線上表單的使用以及系統逐級通知,除了作業更有效率、降低溝通成本外,減少紙張的使用也讓台霖對於環境的保護盡了一份心力。

而評分過程中,對於進度的追蹤,系統也有顯著的效益;「追單很方便,只要從後台查詢就可以知道哪張考核表哪位主管還沒進行評分」,台霖績效考核負責人陳小姐對於評分過程中,原本繁雜的追蹤作業得到很大的改善,表達了強烈的認同;再者,評分中難以避免的特殊或例外狀況,也都能從系統中控制,例如退回已送出的評分表重新評分、臨時更換評分對象等,透過系統的輔助,人資皆可輕鬆應付!

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評分人完成線上評分後,最花時間的統計評分作業,也是最主要的效益之一。待評分結束,只須在系統中一鍵計算,即可連結線上評分、員工歷年考勤、獎懲紀錄,得到分數與對應等第,解決原本須逐筆統計的困擾,原本光是評分統計作業時間就須一個禮拜,上線後約一天的時間即可完成。而所有階段完成後,最終評分結果也會自動連結員工資料,留下完整的評分紀錄,隨時可因應主管的要求查詢出歷年成績。

彈性規劃-量身打造的考核評分表

績效考核流程中,最關鍵的評分表單,在本次專案中亦針對台霖的需求量身打造。系統可使用EXCEL設計評分表樣式並匯入,根據公司考核需求,彈性訂定評分表欄位、顏色、格式等,透過系統評分表樣式的設定與應用,台霖不須擔心原本紙本評分表對應到線上評分表的落差,甚至也更完整的呈現了各項評分指標的說明與評分標準,使主管在評分時可清楚且正確的判斷與評分。並且,評分表中欲卡控必填的”評語”欄位,導入前因為紙本作業而難以要求,仍常遇到填寫缺漏的情況,導入後也透過系統卡控未填寫即不可送出而輕鬆達成,甚至經過近幾次的觀察,也發現因為電子化登打的便利性,評分者大多更用心的輸入評語讓上級審批,進而使評分更確實。

完成個人評分後,透過系統「考核結果確認」的流程,系統自動彙總各單位之評分結果,只需啟動線上流程,高階主管即可於線上統一確認各單位中每位員工評分結果、驗證強制分佈、並進一步調整得分,也大幅減輕了人資於評分結束後,須彙整供高階主管做最後調整的作業負擔。

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顯著效益-自動化作業、大幅提升作業效率

本次的績效考核系統化導入專案,由於有台霖資訊與人資主管的大力支持,以及作業人員的配合與努力,約兩個月的時間就完成了系統上線,並且也因為台霖所有員工的配合,對於線上評分的使用獲得了很好的回饋,總結以上,本專案達成的主要導入效益列點如下:

l 上線前後主要成效

1. 考核人線上評分,登入到評分完成只需1-2分鐘,評分作業效率大幅提升。 

2. 全公司員工將近250人,節省大量的評分表紙本消耗。 

3. 評分完成後,系統自動統計分數與等第,大幅減少作業時間,約提升80%之效率。 

4. 評分狀態追蹤便利,後台隨時可查詢與調整。 

5. 考核結果自動轉入員工資料,歷年考核紀錄一覽無遺。

目前台霖的績效考核線上應用已進入第二年度,透過作業效率的提升,台霖也正在評估對於績效考核做進一步的制度檢討,欲將系統做更深入的應用,顯現了透過資訊科技的協助,將可達成人力資源發展層面的優化,也更鞏固了台霖的領先地位!


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