BI就像汽車儀表板?匯軒掌握決策面面觀

縱向橫向數據分析 打造總經理的行動戰情室

文:吳昆益

匯軒股份

商業智慧

產品安全可靠,重視社會責任

  匯軒股份有限公司為專業的動物營養公司,製造、代理及銷售各種類動物營養食品。主要以製造、銷售畜禽、水產動物及寵物專用的各類飼料添加劑與輔助飼料產品,如飼料專用的各種綜合維生素預混劑、綜合礦物質預混劑、綜合補助飼料、複合酵素等專業產品。因應客戶差異,亦可針對客戶個別需求,提供完善且專業的產品規劃、配方設計與產品生產的產品代工製造模式。

  

▲匯軒公司擁有精密分析儀器和品質控管系統,持續提供客戶高品質且安全的產品。

▲感謝《匯軒股份有限公司》接受鼎新電腦專訪。上圖左一:李昌達總經理與匯軒團隊

BI系統操作簡易,彙整資訊自己來

   「BI就像汽車的儀表板一樣,如果你不知道油量跟時速要怎麼開車?同樣的,如果沒有像BI這樣powerful的管理工具,要如何能做好管理??」匯軒公司 李昌達總經理(以下簡稱李總經理)這麼認為。匯軒成立時,就已經體認到資訊系統對於公司的重要性,當初有請國內外的ERP廠商來進行說明,李總經理提到最後選擇鼎新有幾個原因:「Workflow ERP系統穩定,符合公司規模,且輔導顧問的產業經驗豐富,CP值最高。其二因為鼎新有完整的客戶教育訓練及服務體系,優質熱心的顧問團隊可以及時解決問題。再者,從ERP到ERPII完整的產品線,因為系出同門,讓我們沒有整合的問題,其中BI更可滿足許多管理介面的需求。」李總經理說道:「我跟其他企業主講,買ERP沒有買BI,那等於是做半套。當ERP基礎資料建置完整後,一定要透過BI工具來做資料的縱向與橫向的數據分析與管理,才能協助管理團隊發揮資料管理的效能,達到最大的效益。」

   「管理者的思維與使用者不一樣,底下的員工可能對ERP很熟悉,但都只看到手上日常工作的部分,而管理者除了見樹更要見林。像是以銷售數字來說,除了看當期營業額,也需要做歷史趨勢比較、同期比較、產品/客戶營收消長的比較…等等,才能依據分析去下決策,此時就很需要BI系統的輔助。但以前未導入鼎新BI系統前,由於沒有適合的資訊系統可用,總是需要請各單位的員工分別提供資料。但他們平時的工作就忙不完了,為了額外提供這些資料,往往都還要加班才行,有時都讓我不太好意思。」李總又提到「現在有BI系統就不一樣了,需要什麼資訊都可以自己設計,而且可以自動分析,一勞永逸。」


管理挑戰

  • 營運數字要靠各單位分別提供後再彙總,無法即時取得,而且還要再核對勾稽。

  • 各單位使用者欠缺簡易快速的資料蒐集工具。

  • 主管出差在外時無法及時掌握營運資訊。

應用效益

  • 產出各式靈活的管報,如銷貨明細表、銷售同期比、制式產品分析、送貨貨明細表...等管報。

  • 報表設計完後,相關同仁和主管均可透過BI系統即可取得彙整ERP系統後的最新資料。

  • 透過自動派送功能,重要管報每天或每隔幾小時自動派送給需要的同事。

  • 透過報表,推估客戶下次訂購日期,主動聯絡客戶能提醒客戶作採購的動作。


快速彙總資料,報表可信度高

  「只要人工處理的,就可能會有錯誤。」李總經理認為因為只要剪貼或複製Excel時一個欄位出了差錯,就會影響到決策。現在透過BI來做,在報表資料驗證完成後,只需要重新整理報表,就可從ERP取得最新與最正確的資訊。

        匯軒原本只購買BI銷售模組,隨著公司規模逐漸變大,在財務與庫存方面的管理需求也日益複雜,因此又加購了BI財務模組與存貨模組。李總經理表示,目前有這兩個模組的標準報表很足夠,例如存貨的ABC等級分析就很好用。 

        目前使用還是以銷售報表為主,例如「送貨明細表」是看某一段時間的銷貨狀況,同時帶出客戶全名、送貨地址等資訊,方便日常作業;「銷售同期比」、「每月銷售金額」是以不同角度分析來銷售數字。另外因為畜牧業的客戶訂貨會有週期性,因此透過BI報表列出客戶最近幾年的交易資料,再以日期排序,就可以判斷客戶大約何時會再訂貨。以往是不可能做這件事的,因為客戶的交易資料太多了,如果都靠ERP報表轉Excel去整理,會很浪費時間。現在透過BI系統,讓預測變成可行的一件事。

報表名稱

導入前製作時間

導入後製作時間

送貨明細表

30分鐘以上/每周

1分鐘內

銷售同期比

30分鐘以上/每月

1分鐘內

每月銷售金額

30分鐘以上/每月

1分鐘內

銷售預測

1分鐘內

  表一:BI系統導入前後,報表製作時間差異

總經理帶頭做,改變組織思維

「我要的報表大都能自己做。」李總經理將自己做的報表分享給員工,希望能逐漸改變同仁的思考方式,讓所有人都能用管理者的思維來看日常的作業,也希望讓同仁可以減少Excel作業的時間,將時間花在更有效率的事情或服務客戶上。李總經理除了直接參與BI系統導入專案,提供管理上的想法與需求,更親自學習報表的製作,帶動同仁使用的意願。

BI除了可以依據需要去製作不同的報表,也可以定期的自動去發送mail,更進一步,也可用APP的方式隨時查看報表。目前匯軒許多管報除了用日、週、月的角度發送,有些重要管報更是一天發送多次,隨時掌握最即時的情報。

此外,在李總經理帶領下,匯軒的同仁都願意研究與使用BI系統,增加工作效率,例如透過客戶單號與批號,分析目前銷貨狀況。 
  導入成功的因素,與公司全體同仁的全力支持和配合有很大的關係。套句李總經理說的話:「系統導入不成功,那是因為你不想成功。」若是每個人都把系統導入當成一件重要的事,相信今天多付出的時間,會在未來加倍回收,將士用命之下,系統導入怎麼會不成功?而鼎新也會持續提供優質的服務與產品,隨時提供匯軒支援,陪同一起成長。

更多匯軒介紹

匯軒承襲德國嚴謹的製造生產管理經驗及優越的製程控管技術,擁有對各種禽畜水產品動物營養的專業技術。為了更確保對於客戶品質的承諾,匯軒也取得國際ISO9001:2008品質管理系統、ISO 22000食品安全管理系統及HACCP危害分析重要管制點等三項品質認證。為客戶研發及生產更高附加價值的產品,讓客戶安心與滿意,為消費者帶來安全、健康、營養的畜產品,一直是匯軒的目標。因此產品的製造從原料採購、驗收、產品配方的產生、生產過程、包裝、庫存、運輸,各環節都有嚴密的管制,希望能為台灣畜牧業及動物營養產業的永續發展貢獻力量。

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