稟程科技兩岸資訊大整合 數據分析展現超強效率

把想法變成現實,瞬變世代掌未來

文:林巧琄

稟程科技

企業流程管理

        在面對全球化的產業競爭及瞬息萬變電子產業裡,全球化的布局為必然的趨勢,而稟程科技股份有限公司(以下簡稱為稟程科技)是美商Genesis 投資設立在台灣的亞洲營運總部,主要業務是電子零配件及連接器的開發設計以及生產銷售,並成為一個創新電子連接的解決方案合作夥伴,使稟程科技的客戶能夠把他們的想法變成現實。稟程科技所追求的是提供最好的價值,最優質的客戶滿意度,以及提供友善的服務和企業精神。

更多資訊:http://www.genesistech.com.tw/

細說導入緣起:先發目標-兩岸資訊大整合

  稟程科技因應全球化的布局,目前辦公室與工廠是分佈在兩岸多據點,而在面對兩岸的人員出勤及薪資管理及事務性表單等,在導入資訊系統前都是以人工表單填寫,而且需要隨時關注老闆的行程才能順利簽核完成。

  而每月結算薪水時,使用Excel匯總舊考勤系統的資料作為薪資計算數據來源。但舊考勤系統非常不穩定,比方說今日變更資訊,要到固定時間才會修改資料,且明日資料顯示仍然不正確。基於舊考勤系統考勤數據不穩定、不即時,因此使用舊考勤系統結考勤數據,仍然造成人資人員人事資料維護、考勤資料結算的冗長費時,無法信任舊考勤資料,計薪過程中常常發生錯誤。稟程科技管理部經理/資訊負責人周樹禮先生(以下稱為Mark)笑著表示:每次到了結算薪水的時候,通常需要三天三夜,而且需要多花好多人力進行校對才能算出來。所以公司認為導入一個「全面性」的資訊管理系統來進行人員出勤及薪資管理,人才招募訓練及事務性表單申請及制度管理規範為勢在必行的重要之務!並且希望藉由此次導入,一併統整集團內兩岸三地制度,加速集團內薪酬制度一制化。

  稟程科技Mark更表示:在評估導入資訊管理系統時,首要在考量業界知名度、同業介紹、系統的親和度、系統的穩定性等,當然就以鼎新HRM及EasyFlow.net 為首要考量囉~


管理挑戰

  • 兩岸資訊各自處理,無整合概念。

  • 舊系統不穩,資料整理費時。

  • 紙本表單簽核效率低。

  • 請假時數人工控管,容易統計錯誤。

  • 流程無統一標準,容易耗費大量溝通時間。

導入效益

  • 表單完整記錄於系統中。

  • 員工隨時可上表單查詢請假資訊。

  • 主管可隨時簽核,不受時間地點限制。

  • 資訊化導入益於分析異常管理與追查原因。

  • 提升簽核時效,審核更有依據,導入管理新思維。


改變就是進步,行動e化展現超強效率

  稟程科技利用系統導入的時機點,正好重新檢視公司從無到有的組織建構、薪資結構、職務職稱、標準流程…等,順利明確定義及釐清公司的原則架構。而系統剛開始導入時,就HR系統在薪資計算上確實有遇到一些狀況,但深入了解後,最主要還是內部人員熟悉度需要再加強,系統實際對於公司的幫助仍然很大。而對Easy Flow而言,公司現行使用的ESS(員工自助管理表單)人事類表單,如:出差單、請假單這些,更讓兩岸的資訊傳遞更加便利。過程中也對於鼎新客服的支援感到欣慰,因為遇到問題的話都可以快速得到解答,減少摸索的時間。

  一般使用者很開心可以直接電腦填單線上傳遞,而且表單上直接就有數據可以方便查看自己的假勤狀況,老闆更開心可以用手機隨時隨地簽核。因此已著手規劃將現行實際使用紙本簽核的二地簽呈、總務類、財務性表單,陸續電子化設計進系統,以便將二地資訊迅速整合在一起。

透過系統將程序制度化,帶來超凡數據感受

  系統導入後,讓稟程明顯感受到最大的差異就是在做數據分析的時候,以前三天三夜才能完成的事,現在2小時或半天就可以很輕易的從系統抓出資料來,這種效率在過去以人工作業的時代來說幾乎是沒有的!就像EasyFlow系統提供了審核效率分析表,透過此報表就可以馬上了解公司的表單單量與各關卡簽核者的審核時效,是否也可以當員工的績效指標衡量也有待客戶之後的運用。相信系統提供的這些數據這種效率也能激起稟程一些想法,希望能運用系統的優勢再造其他管理新思維。Mark表示因為系統資訊串流很快,系統平台很容易就能查出資料,所以很快就能掌握出勤狀況跟人員異常的比例,。客戶也明白資訊化的導入對於在做異常的管理或是追查原因,會變得很容易很清晰。

利用BPM扮演統籌與連結之關鍵角色,打造企業體質一級棒

  老闆支持真的很重要!!!Mark笑著說。以前使用實體紙本,得隨時注意老闆在哪,就算是用mail也很不方便,溝通上很不方便。現在有了EasyFlow系統有簽沒簽?系統一查馬上就知道,加上老闆又利用行動手機簽核,現在一天之內就可以簽完,簽到晚上都還再簽…大大提升公司的工作效率!

  Mark開玩笑的表示,因為老闆信任EasyFlow系統的關係,所以常會注意系統上顯示的簽核效率,老闆從系統上可以知道填單人的上級主管簽核時間點,因而了解主管階層的簽核時效,為何員工一天前就申請假單,上階主管隔了那麼久員工都請假了主管才簽核…等等狀況,讓各單位都深深有明確的制度化感受啊!

使用HR系統,提升管理思維

  導入前期依照公司內部職務所需與工作分析,將兩岸三地部門、職位作一集團式管理,重新規劃組織制度與職位,完整蒐集人事資料後,才開始啟動HR系統導入。透過系統導入過程,也規劃兩岸的員工代號、考勤制度並對外公告,提高集團化管理思維。

  導入HR系統後,除了提升薪資計算即時性與正確性外,並可於每月薪資計算完成後,立即發送電子薪資條讓員工即時了解薪資資訊。過往使用舊考勤系統,無法正確稽核員工出勤狀況,現在透過HRM統計報表HR人員可迅速掌握員工出勤狀況,目前稟程內部規劃將出勤率加入薪酬結構中,藉由出勤與薪資產生關聯,提升員工出勤率,進而提高管理效能。也因HR系統導入前期規劃完善、過程中Mark積極配合,現在HR系統資訊已越來越完善,稟程規劃未來利用系統資訊,作人力資源分析,HR系統更成為決策支援有利的助手!

▲系統導入後,讓稟程明顯感受到最大的差異是:以前三天三夜才能完成的數據分析,現在2小時或半天就可以很輕易的從系統做完!
感謝稟程科技接受鼎新電腦採訪,由左到右為鼎新電腦BPM顧問林巧琄小姐、鼎新電腦BPM顧問鄭明洲總監、稟程科技管理部經理/資訊負責人周樹禮先生及鼎新電腦HR顧問方辛榕小姐。

有夢最美,企業流程管理相隨

  在稟程科技高層及資訊負責人周樹禮先生對於資訊化高度的支持與認同下,目前已先完成了初期的人事表單及事務性表單e化的任務;後續還有更多等待e化的表單,例如:總務庶務申請單->HRD模組下的培訓、招募(人力需求招募)相關單據->用系統開始規劃ISO文件管理…等,以及期待鼎新系統與其他異質系統的整合。

  而HRM系統已完成核心事務(如考勤、計薪)與員工自助導入,後續稟程將致力於優化人力成本,藉由導入招聘、績效考核、培訓,協助達成企業策略目標。

  Mark抱持樂觀及自信的態度面對並希望所有紙本表單都可以上線到EasyFlow進行簽核及管理,鼎新HRM與EasyFlow 團隊也將提供一系列協助,讓稟程科技的電子化作業更臻完整及精進,實現效率化作業流程的目標與經驗傳承,並持續順利地推動企業流程再造。

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