群英科技整合系統資源,提升全球經營效率

讓流程說話,流程是將說轉化為做的唯一出路

文:鄭嘉欽

群英科技

內稽內控 企業流程管理

  松崗集團集團下群英科技股份有限公司成立於2011年。旗下共有三大業務,包括手機遊戲營運開發品牌「Ucube Games」以及手機/網頁遊戲聯運平台「Play 168」、「Umore」提供給Ucube會員包含第一手遊戲資訊及優惠活動。【Ucube Games】持續與各國頂尖遊戲開發商合作,除了代理中國、韓國、日本等地遊戲,亦積極將其推向國際,在俄羅斯、土耳其、泰國及東南亞國家等皆有佈局,積極取得國外遊戲智財權的授權並進行合作開發,展現群英科技【立足台灣,進軍全球】的決心。

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管理挑戰

  • 合約分類眾多、版本控管不易,查詢調閱不便。

  • 若交接不確實,容易導致續合或合約變更無法銜接。

  • 系統開發進度無法掌握、驗收機制未完整。

  • 人員出勤狀況無法正確管控,導致工作延宕落後。

導入效益

  • 透過EasyFlow ISO模組,控管合約版本、並能快速搜尋所需合約。

  • 透過交接表單,可快速移轉合約,並由系統提醒業務與客戶需約或簽訂新合約。

  • COSMOS ERP預算整合EasyFlow表單簽核,所有行銷預算皆內稽內控審核,避免不必要的行銷費用產生。

  • HRM ESS整合EasyFlow,方便同仁自行填寫人事差勤表單,也便於主管控管及查詢同仁出勤狀況,同時也減輕人資計算薪資時效性。


合約管理做好無數小的細節工作

  群英科技除了是遊戲產業的營運商同時也是共同開發商、金流商,由於身兼多重角色,因此在面對合作廠商、外包商或者代理商身分,皆會訂立相關合約來約束及保障彼此的權益及利益。

  合約的生命週期依序循環如下:1.合約範本-範本修訂、審評、發布、改版。2.合約簽定-調查、合約談判、合約修訂、審評、修訂、簽定。 3.合約履行-合約履行、補充變更、續約、結算、歸檔。

  以合約生命週期來看,大多數合約的起草與簽核過程是冗長且不易追蹤控管的,此外合約類別眾多,要做到歸類、快速的查詢及調閱會耗費大量的人力成本與時間。群英科技王克成協理說:「人工管理正確率、時效性、完整性及合約交接問題相關層面的考量,都大大影響到後續公司營利,希望透過系統減輕人工審核調閱整理等負擔。群英科技導入電子表單簽核系統即以合約管理為首要上線標的與主軸。讓人振奮的是,輔導2~3個月就快速上線,高層對鼎新的要求是立竿見影。」透過EasyFlow電子表單簽核系統,協助群英科技建立以下合約管理機制:

  1. 合約範本:建立合約範本機制,提供業務下載最新合約範例版本,避免同仁取得舊範本資料導致與合約對口資訊有所落差。 

  2. 法規遵循:合約送審歸檔流程標準化,合約一律依公司規定經相關單位主管審核及法務確認合約條款才能提供給客戶也才能進行歸檔,以確保公司權益不遭受任何損失同時建置公司合約規範。 

  3. 案件管理:所有合約、協商紀錄、修改內容及附件集中管理,且合約與附約可進行關聯,方便後續查詢檢核。

  4. 到期警示:一旦合約即將到期,系統將會提醒業務及相關人員是否需要聯繫變更合約或進行續約事宜,確保公司營收及相關合約上保障。

  5. 合約交接:若業務上工作或離職交接,可能造成合約無法繼續延續或無人負責的窘境,現在只要透過系統業務主管或業務同仁即可進行合約批次交接移轉。

讓流程說話,流程是將說轉化為做的唯一出路

  群英科技在遊戲開發的角度是以合作開發為主,需要對於廠商給予遊戲開發及遊戲走向指導,因此每一個功能的建議都視為一個小型的專案,每當專案成員提出相關需求及功能目標、預期成效,經審後確認無誤則將指派人員執行並於專案完成後進行驗收。

  「專案進度管控不只查看項目而是檢視人力加時間,開發商的開發進度也是開發商的籌碼。」群英科技王克成協理說著。EasyFlow電子簽核系統規劃製作【系統服務申請單】及【系統驗收單】協助群英達到:

  1. 專案管理:專案可依專案類別自動建立專案檔案目錄及路徑,便於專案文件統一管理。 

  2. 流程透明化:可透過表單快速指定執行單位、驗收人員亦可透過簽核流程完整的檢視目前專案進度;系統簽核自動派送表單,確保專案經由內部確認後執行及執行 後續問題處理及驗收進度一一接受檢視。 

  3. 知識分享:建置專案查詢管理程式,可快速檢視以往專案檔案及相關程式,以利員工學習或承接。 

  4. 完整驗收機制:建立驗收機制,驗收人員可一目了然,所有專案執行過程,專案被保障不被隨意結案,並符合實際需求。

省錢就是掙錢、省時省事就是效率

  群英科技陸續導入鼎新ERP Cosmos及HRM系統,也都納入EasyFlow電子表單整合系統流程進行內部簽核。HRM表單整合EasyFlow,同仁可自行填寫人事相關表單(例:請假單、銷假單、加班單等表單),員工及主管皆可自主查詢人事差勤狀況,減輕人事統計負擔並加快驗算薪資程序。此外,ERP還能整合EasyFlow規劃成行銷預算管理,王克成協理說:「原本行銷費用是人事費用三倍,目前行銷費用是人事費用的一半,省下公司可觀的成本,抓住時機並快速決策是現代企業成功的關鍵」。現行群英科技主管也經由手機可在任何地方進行表單簽核,跨越了時間空間,速度就是一切,是競爭不可或缺的因素。


▲群英科技王克成協理說:「原本行銷費用是人事費用三倍,目前行銷費用是人事費用的一半,
省下公司可觀的成本,抓住時機並快速決策是現代企業成功的關鍵」。 
感謝群英科技資訊王克成協理(左)接受鼎新專訪,中為鼎新電腦EasyFlow.NET黃子豪經理,
右為鼎新電腦EasyFlow.NET鄭嘉欽顧問

持續精進邁向高峰

  感謝群英科技股份有限公司選擇鼎新電腦,讓鼎新有機會實現一個完整的解決方案。專案輔導的過程中,一方面感受到公司改變的決心,另方面也感謝王克成協理大力支持和推動以及MIS張勝展內部各部門溝通協調及完成系統上線交付事項,才得以讓系統如此快速及有效的使用。

  系統的上線輔導雖已告一段落,但應用價值的發酵才要開始,相信群英科技股份有限公司可以在鼎新系統資訊基礎上管理者能夠依據資料進行內部流程檢討會議或進行最佳決策,洞悉管理瓶頸,調整內部作業流程,朝深度使用方向進行,未來將繼續朝向企業資訊化,將資訊化範圍擴及至製程與品質等層面繼續邁進。


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