內稽內控標準化,亞洲生化為永續經營紮根

諾貝爾生物醫學團隊 建構造福社會大眾的研發基地

文:郭駿逸

亞洲生化科技股份有限公司

企業流程管理 內稽內控

  • 因此,陳博士決定導入鼎新的Workflow ERP、HRM與
    EasyFlow,讓所有的作業從訂單、採購單、庫存異動作業、生產管理到會計總帳一氣呵成。提高庫存的即時準確率;計算薪資省時省力,勞健保處理上效率高;便於追蹤簽核狀況與,定義簽核流程;讓實際成本更精確,在市場上的運籌也更快速。─亞洲生化 陳振興博士與穆拉德博士

    『導入初期,同仁對系統的作業與單據性質不熟悉,幸好有賴顧問耐心的引導加上同仁們使命必達的決心,才能如期上線。現在除了能夠正常作業、如期結帳,同時作業也有依據、流程前後勾稽有條理,作業效率大幅提升!』─亞洲生化 財務主任(PM) 陳睿真

  亞洲生化-一氧化氮的權威 亞洲生化科技股份有限公司,是穆拉德國際集團在台灣成立之運作公司。其創新生物技術是以1998年諾貝爾生理醫學獎得主斐里德•穆拉德博士之『一氧化氮』技術為研究主要核心,集團相關企業分佈美國、加拿大、中國、東南亞、台灣等地均有分支機構,產品銷售遍佈世界40多個國家。


▲由於亞洲生化是第一次導入系統,所有同仁從上到下與鼎新顧問團隊都戰戰兢兢如臨深淵,
但越是擔心反而行事越謹慎、越積極!
最後ERP、EasyFlow、HRM都比預計的時間大幅提前上線結案, 功勞歸屬於所有同仁! 
亞洲生化e化專案團隊開心合影。左四楊慈淋副總、左三後方財務主任陳睿真(PM)、
左一鼎新PM郭駿逸、左二後方鼎新ERP顧問楊斯淵。

諾貝爾生物醫學團隊,建構造福社會大眾的研發基地

  陳振興博士(以下簡稱陳博士)在美國約翰霍普金斯大學修讀醫學博士時,跟獲得諾貝爾生理醫學獎的斐里德•穆拉德博士(以下簡稱穆拉德博士)一起深入研究一氧化氮對血管的幫助。

  為了社會大眾的健康,陳博士與穆拉德博士所共同創立的穆拉德集團在喬治華盛頓大學之研究中心,在基因、分子醫學、幹細胞等方面研究都有傑出的成果。集團總部設在加拿大安大略省多倫多市,專門負責一氧化氮系列產品研究開發,產品包括:藥品、保健品、醫療設備、化妝品、食品及飲料等領域。歐美更有許多優秀的科學家,共同為打造穆拉德一氧化氮養生法的全新世代努力不懈。亞洲生化全球共有五座產品生產加工基地,分佈於美國紐約、台灣高雄、日本大阪、德國漢堡、加拿大多倫多等;並投資上億元在高雄興建一氧化氮保健品、護膚品二代廠,目前是世界前五大的直銷公司、一氧化氮系列產品的獨家供應商,在中國已普遍為大家接受。近年產品遍佈全台傳統實體銷售通路,如:康是美、傳統藥局等。

了解更多,詳見亞洲生化網站:http://www.debvi.com


一氧化氮小常識
一氧化氮早期被世界各國的環保單位認為是大氣汙染或抽菸噴氣中出現的物質,也是酸雨的來源之一。但是穆拉德博士發現人體會製造這個氣體小分子,而且還是細胞傳遞信息和指令的重要分子,能作為血管鬆弛和擴張的信號,從而提高心臟、動脈的血流量,可以及時修復血管內皮細胞,使血管舒張並降低血壓,為細胞輸送養分與氧氣,清除血管垃圾,減緩粥狀硬塊等功能。這一重大發現,也讓穆拉德博士獲得1998年的諾貝爾生理醫學獎。


重視內稽內控,亞洲生化穩健成長

  雖然穆拉德集團在歐美、中國都享負盛名,組織有系統的運作,但是台灣的亞洲生化卻是一步一腳印的成長。尤其陳博士一直以來都非常重視內稽內控,因此亞洲生化已經有自己的SOP企業流程,但事實上,人員要完整的執行還是不容易。為了追求永續經營與更穩健的成長發展,陳博士決定導入鼎新的Workflow ERP、HRM與EasyFlow來強化內稽內控及優化企業作業流程。


管理挑戰

  • 訂單、庫存、採購與生產管理皆以手動作業,既有的內稽內控作業規範無法有效落實。

  • 前端進銷存、生產無系統管控,後端會計作帳困難,無法訂定每月結帳日期。

  • 薪資、考勤資料由人工彙整費時,若期間資料稍有變動,則更添計算困難。

  • 無法立即發現勞保局與公司呈報資料落差,往往在申報勞健保作業上需要反覆計算確認。

  • 簽核以紙本作業,量大又不易查詢,簽核過程採人力傳遞,追蹤較費時。

應用效益

  • 強化內稽內控並有效落實管理,讓流程作業更加順暢。

  • 有效協助業務管控準時交貨、及時開發票、入帳。

  • 即時更新庫存,大幅提高庫存的即時準確率(70%->90%)。

  • 採購作業更自動化,讓同仁對採購進度、進貨進度掌握更精準。

  • 導入系統後會計作帳務處理更快速準確,每月10號前產出財務報表。

  • 會計同仁藉由系統協助定期產生成本試算,讓管理者快速了解經營現況。

  • HRM計算薪資更省時省力,勞健保處理上效率更高。

  • EasyFlow取代紙本傳遞便於追蹤簽核狀況與查詢,同時藉此定義簽核流程,作業更順暢。


落實內稽內控,為永續經營紮根

  『在導入初期,我們同仁對系統的作業與單據性質不熟悉,幸好有賴顧問耐心的引導加上同仁們使命必達的決心,才能如期上線。現在除了能夠正常作業、如期結帳,同時作業也有依據、流程前後勾稽有條理,作業效率大幅提升!』在專訪時,亞洲生化PM睿真開心的說道。

  在導入鼎新ERP之前,亞洲生化就非常重視內稽內控,所以早已訂立一整套嚴謹的作業規範。但是在沒有系統的管控下,很多都是口頭上說,後面再補單,造成採購、銷售、庫存、生產勾稽困難,無法控管是否準時交貨及時開發票、入帳;採購也常常需要花時間確認下出去的採購單是否完整;庫存帳是否及時,可信度也不高。而後端的帳務處理也因為前端的不即時性,更添結帳的難度,常常需要花更久的時間結帳。

  導入系統後,所有的作業從前端從訂單、採購單、庫存異動作業、生產管理到會計總帳,都在系統一氣呵成、相互勾稽,可以清楚查到歷程與進度,也透過單據性質的設定以正確的會計科目拋轉到總帳,讓每個月的結帳都可以如期準確的產出。此外也透過系統蒐集料、工、費的資訊,讓實際成本更精確,在市場上的運籌也更快速。

提升工作效率,協助同仁把時間用在刀口上

  亞洲生化的同仁們,過往很多的作業都是人工手動作業,雖然還是把事情完成,但是卻耗費很多的時間與氣力。在本專案的e化升級中,除了ERP強化內稽內控外,也同時規劃了鼎新HRM與電子簽核系統。

  有了HRM的輔助後,使原本人工紀錄考勤再搭配excel紙本作業就可以改為系統計算與比對考勤,大幅提升考勤正確性與處理速度。而且可立即發現勞保局與公司呈報資料落差,協助達到稽核勞健保作業的功用,省時省力且資料正確性高。

  同時,在EasyFlow顧問的引導下,除了建置起輔助ERP的簽核表單外,更提升到管理層面的表單,例如:新產品需求評估暨開發申請核准單、新產品測試審查單、教育訓練心得報告…等等一系列提升產品研發品質與員工技能的管理表單,取代以前的紙本作業、人工流程,除了節省紙本也省掉人工作業時間,歷史資料查詢也不用再翻箱倒櫃的找尋了。

強化企業營運,邁入新的經營里程碑

  由於亞洲生化是第一次導入系統,所有同仁從上到下與鼎新顧問團隊都是戰戰兢兢如臨深淵,深怕突然改變的作業模式,會讓大家反應不過來。但是越是擔心反而行事越謹慎、越積極!PM規劃的上線里程碑為:基本資料建立、SOP擬定、上機模擬、開帳上線、成本結算、結案,每一步都提前完成。輔導完後,大家繼續討論到晚上8~9點也是常有的,最後ERP、EasyFlow、HRM都比預計的時間大幅提前上線結案,功勞歸屬於所有同仁,非常棒!

  踏實的成長是永續經營的不二法門,亞洲生化從手動管理邁入e化管理,幫助同仁更省力、更有效率的作業,同時強化了內稽內控管理,無疑的也是邁入企業新的里程碑。


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