星視野精密機械搭建人資高速公路,溝通四通八達效率提速

節省一半以上時間成本,人事統一平台建立標準

文:林冠維

星視野精密機械

企業流程管理

星視野精密機械團隊擁有20年研發、組裝、品檢、銷售龍門加工中心機專業經驗,曾於2008年與德國MONFORTS簽訂合作協議,並派員遠赴德國原廠進行車床組裝技術訓練。融合先進的設計理念和嚴謹的組裝流程實踐於龍門產品上,在高品質與高精度的要求下,結合技術交流與自我提升,為龍門加工中心機建立新的標竿,更展現團隊對工具機領域的熱情與堅持。以「專注品質,實現需求」為經營理念,整合世界優質的供應商,期許為客戶提供最佳的產品。


▲星視野機密機械的產品以龍門加工中心機為主,致力於「專注品質,實現需求」

公司規模擴增、勞資法規新修挑戰人資的應變能力

  星視野精密機械從創立至今,公司規模隨時間穩定發展與擴張,當員工數至40人時,僅有一兩位的人資人員去整理公司所有的加班、出勤與薪算,且都為紙本記錄,需在經過人工作業輸入電腦,一來一往耗費大量時間與心力處理第一手資料,後續還需核對出勤與計算薪資,出錯率易高之外,更得重新稽核錯誤的資訊,每每在發薪日前需準時給薪都成為極大的挑戰。此外,勞基法常隨著每年做出大小不一的調整,人資法規更迭對企業與人資人員的衝擊更不容小覷。

  因此,為了減輕人事部門的負擔,與提升內部行政效率,星視野便開始評估是否有適合的資訊工具協助,因星視野內部流程原就採用Workflow ERP,所以當人事作業需評估工具時,容易與ERP串接也成為後續選擇的重點,考量HRS擁有完善的人事管理機制,與易於與內部系統嫁接,且後續會有顧問協助輔導上線,星視野精密經多方考量後選擇與鼎新電腦合作,一同合力實踐人資創新流程,加速內部流程與營運效率。

首要取得內部共識,星視野實踐人資流程蛻變

  當企業實行新的流程都會對內部營運與操作人員造成不小的衝擊,持續的進行溝通與協調都是能讓專案持續推進的重要步驟。為了有效收集員工的出勤資料,星視野選擇結合指紋機的運用紀錄出勤,不但快速且資訊可以直接入系統中,更可省去紙本登打的作業,藉由流程的資訊化不只減輕人事人員的負擔,也可以令員工更有感於公司的數位革新。

    而後續照著系統設定的流程與規範,與員工一同逐步調整工作習慣,即使勞資法條仍時不時有調整,但系統可調整的彈性也大,可以自設不同的薪資計算公式,針對法條更能從容因應,在星視野精密上下一心的實踐下,目前人事流程資訊化蛻變已經為內部省下極大的行政與人事成本,也為長久營運創造極大效益。

節省60%的行政時間,人資創新流程營運提效

  原先人資人員都會於每個月的25號開始收集出勤資料並登打整理,後續下個月一號在收集月底五天的資料,分批處理是為了趕在發薪日前準時完成,且預留時間可以先做大部分日期的出勤異況排除。但員工人數多、問題百百種,人資人員沒有三頭六臂,面臨發薪的緊湊往往也只能加班解決,加上分批與紙本資料整理也更是容易出錯,人資人員每每都需耗費極大的心力處理。

  如今在HR系統的協助下,如今同樣流程,僅需花25號一天核對出勤,下個月1號再核對前一個月的月底五天,後續針對異況排除,此外於異況排除後再有一位人事人員協助做覆核,於系統協助下,原先月底持續十天緊湊的薪算作業,現在可以僅花數天完成,並還有餘裕做出勤異況排除與第二次覆核,大大提升處理效率與正確性!也因系統紀錄的效益,於薪資申報時資訊也能一鍵匯出,不須手動整理報表複製貼上,而系統也成為公司溝通的平台與標準,內部人員可以遵照流程,以系統資訊為主,不像先前紙本處理可能造成的模糊地帶,提升整體的人資事務的效率與正確性。

  未來於結合教育訓練與文件管理,因應ISO的稽核,星視野精密期許於資訊應用方面能有更大彈性,並十分稱讚顧問的專業與問題解決能力,挾著多年產業知識與創新流程的資訊強力支持,星視野精密更能專注於產業營運與技術精進,並於行業中持續發光發熱!


▲星視野精密機械陳雅玲副理期許與鼎新一同合作創造未來「星」視野

 

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