合益金屬_透過Workflow ERP建立制度、提升效能

文:呂向澤

合益金屬工業(越南)股份公司

2007年由母公司世全鋼鐵出資,於越南同奈省胡奈三工業區成立合益金屬工業(越南)股份公司,專門承接生產冷熱軋鋼管之業務。

  公司對外本著「誠信、服務、品質」的經營理念享譽業界,提供客戶質量精純的各類鋼鐵產品。

  對內本著管理人性化、設備自動化、制度合理化的前題下,致力創造一個豐富化的就業環境,提供員工最大的成就感,因為我們相信員工才是公司最大的資產,有優秀的員工才能提供給客戶最好的服務最優異的產品,同時更是世全鋼鐵與合益金屬的立業根基。

公司產品

生產過程:

主要產品:

  圓管、D型管、橢圓管、方管、矩形管等各類尺寸產品


▲圓管Round Tube


▲橢圓管Oval Tube


▲方管Square Tube


▲矩形管Rectangular Tube

透過系統導入建立公司標準化流程

  合益金屬工業於公司建廠初期,即在評估ERP 系統之導入工作,原本預計導入母公司使用之ERP系統,但因考量當地使用者使用程度、系統服務以及越南財務法規等因素,因而合益金屬 鄭厚邑 總經理於2009年評估後改為選擇導入擁有越南語言介面、有在地服務團隊及符合越南當地財務規定的鼎新Workflow ERP系統。

  合益金屬工業在導入 WF ERP系統分為兩個主要時程再進行,2010年~2015年為進銷存、應收付與總帳導入階段,此部分透過與顧問的訪談建立公司內部業務、採購、倉管、財務等...作業的SOP規範,讓負責的同仁能依循作業規範完成自己的工作,減少錯誤的發生機會。

  2015年增加導入製造與成本模組,落實製令領退料之收集,與實際成本計算,讓各部門間搭配更加密切,前後資料一致,減少資料重工建立的問題,同時藉由資料的前後勾稽提升資料的正確性。藉由系統的使用提升人員e化素質,讓管理更加輕鬆。

心態轉變,效能提升

  系統上線初期,使用者通常只會依據日常操作的步驟進行工作,系統有許多便利日常作業的功能均無使用到,並未把系統效能發揮到極致,但使用頻率增加,對系統越來越熟悉,才漸漸發覺WF ERP系統讓自己日常工作便利許多,到現在為止,當遇到問題時,同仁都可以透過系統來找出問題點,並將問題排除,或者透過與顧問討論的方式,改善目前作業流程,提升工作效率。

系統全面連結、提升資料正確性、減少重工、管理越來越輕鬆

針對使用者-減少資料重工狀況、縮短時間、提升工作效率

  未導入生產與成本之前,生產單位的資訊均使用紙本資料傳遞,因此回饋到財務部門時,常常發生須重新再做一次相同的資料,而且要花費很多時間在資料稽核上面,例如:製令領退料的稽核、入庫資料的稽核、材料成本的統計、銷貨成本計算...等,都需要重新將資料收集與統計,這部分除了增加工作量外也容易造成資料輸入錯誤,現在透過Workflow ERP系統全面導入讓部門與部門間透過系統的協助進行整合,各部門間的銜接點都會經過嚴格的檢核,可降低資料錯誤的機會,而前部門輸入的資料可提供後部門使用,以往資料核對需耗用一半的工作時間以上,到現在平均每天只要花費不到一個小時的時間即可完成手邊工作,減少資料重工、減少書面資料管理工作,有效的減少無意義工時的耗費。

針對管理者-提升管理資訊的正確性、讓管理越來越輕鬆

  全面導入鼎新Workflow ERP前,公司相關的生產管理表報由於生產部門自整理後提供,時間方面花費必較多,偶爾還有提供的資料不一致的問題,因此參考價值較低,現在透過WF ERP系統的導入後,以及合益金屬相關部門同仁的努力下,目前為止最大的影響是各單位提出的管理性報表時效高、隨時掌握採購歷史價格、有效掌握客戶報價與出貨價格、掌控黑名單客戶、有效掌握即時庫存量、訂單分析、訂單資料追蹤、應收帳款逾期未收狀況明顯改善。上系統後,資料公開透明,只要有權限及可取得你所需要的資訊,管理者可以隨時掌握目前公司最新狀況。

最高主管的支持及公司全員配合是專案成功的關鍵因素

Workflow ERP系統導入的過程中有以下幾個重要的成功因素:

  • 管理者的認同與全力支持
    合益金屬 鄭厚邑 總經理、楊雅惠 小姐、黃雅婷 小姐 於系統導入過程中全程參與,並擔任種子教官一職。管理者的支持與決心,在導入過程中佔著非常重要的影響因素。當部門間作業的分配與任務的指派發生的衝突時,管理者需即時調整公司資源,給予即時的指導或支援。導入系統前同仁會有不確定性及抗拒的心理, 此時各部門間都會有自己本身立場,此時一定要有上級主管居中進行裁決或提供溝通協助,讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。

  • 分段執行步步向前
    合益金屬在WF ERP導入過程中雖分為兩個階段執行,但是遇到任何問題,都會隨時來電告知尋求客服或者顧問的協助,鼎捷團隊會在最短時間內提供相關解決方法或意見給予參考。

  目前合益金屬在ERP系統已從進銷存、生產整合到應收付、成本與會計總帳部分的上線使用,導入過程中除了訓練要不斷的持續進行以增加人員的熟練度外,更希望藉由系統使用的過程,建立起各部門間的一個正面且有效的聯繫管道,讓系統能帶給管理者一個即時、正確且全面性的資訊。

客戶贈言

  感謝鼎捷團隊讓我們大家能一起成長


▲左四:合益金屬 鄭厚邑 總經理、左六:楊雅惠 小姐 、左五:鼎捷越南呂向澤顧問,其餘為合益金屬各系統使用同仁

 

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