致力數據E化分析 宏致越南精密經營管理撥雲見日

文:郭志勇

宏致精密責任有限公司

企業流程管理 東南亞

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  宏致越南精密創立於2007年,企業前身為垠旺精密。垠旺精密自1987年開始進入RF工業,同時致力做為優秀的製造商及創新設計者,並成為一個具有領導地位的公司;2017年間,垠旺精密加入宏致集團,搬遷到台北市南港區,改名為志展精密,並於2018年將垠旺越南廠改名為宏致越南。

專注客戶需求 宏致從自身管理做起

  宏致越南專業製造高品質的數位連接器、微波高頻連接器、高頻同軸電纜線組立、精密轉接頭及通訊天線等,完整的產品系列,為客戶提供全方位解決方案。

  為了能在 RF 連接器、電纜配件、RF 元件、天線領域中成為與國際接軌及值得依賴的夥伴,宏致越南提供一系列無線電頻,微波及數位傳輸系統等使用產品,並培養員工在多樣科技市場中習得專才,目標是成為RF科技產品中的第一選擇。 

  為了達成志展精密的願景,宏致越南專注於顧客、員工、供應商及社會企業責任,鼎新的使命是經由協同合作及相輔相成來實現成果及承諾。近 12 年來,宏致越南僅致力於建立一個明確的管理準則及計劃性員工教育訓練,持續思考未來的遠瞻並致力於持續提升客戶滿意度,作為志展精密最高的營運目標。

傳統庫存管理 資訊誤差成最大夢靨

  由於產品零件眾多,廠內生產過程中不時會發生零件短缺的情形,因此交期延後、加班趕貨,對公司和員工及客戶都造成困擾,庫存管理成了宏致越南當時最大的困擾,因此,提高庫存準確率成為宏致越南管理階層關注的公司目標之一。

  以E化為目標,將原有的手工做帳方式,逐漸邁向全面化、及時化的管理方式,希望藉由導入ERP系統的過程,將每一個關卡環節透過系統進行管控,達到隨時掌握生產的狀況、控管及確保足夠的庫存量,以事先開立廠內生產計劃,無論廠商或客戶之價格變更,都可第一時間在系統上查詢得知,並可以很容易的進行比價及訂單比例的調整。

  此外,進貨銷貨及後續的應收付可勾稽,一直串聯到能符合越南當地的法令的會計總帳和計算成本及不用考慮Excel數據的準確性。如此一來,不僅能讓公司整個流程更加順暢,各部門間搭配更加密切,發現問題時也可以徹底解決,而不只是治標不治本處理方式,針對產品部分可以追蹤每一批產品的流向,人員部分可提升人員E化素質,最終可已達到辦公室無紙化的目標。

  為實現資訊化管理,宏致越南選擇導入鼎新電腦Workflow ERP GP。無論是語言介面、客戶服務、產品功能,鼎捷軟件(越南)於當地深耕服務台商企業,以在地化團隊與系統服務,而且Workflow ERP GP產品功能很完善,應用上也很全面,使用者容易上手,考量鼎新電腦在中小型企業間的名氣與評價頗高,值得信任,在謹慎考量後,選擇購置鼎新Workflow ERP GP,因此鼎捷軟件(越南)成為宏致越南在當地的資訊合作伙伴。

企業轉型陣痛期 全司動員力抗舊習

  • 存在已久習慣與不正確的觀念和作法

  宏致越南過去習慣使用手工帳管理,舊有的習慣與作法成為WF ERP導入的一個阻力。

  零件產製的過程中,從零件做成成品入庫要經過較多階段,而相關階段的產品數量都要控管,使用ERP系統,經過每個階段後的產品號碼都需不同,才容易計算出投入的料件數量,生產後的入庫數量及其組成用量和損耗率,並要求生產單位工令完成便將剩餘的材料退庫,超耗過多時需提出解釋。運用系統的管理方式與做法,對於剛使用系統的生管人員和倉管造成很多困擾和不習慣,對此,透過鼎捷軟件(越南)顧問的輔導,加上導入階段定期的內部會議,慢慢傳遞給主管與使用者正確的觀念與作法,透過系統流程來改正存在已久的錯誤觀念,減少導入時的所產生阻力並完成系統上線使用之目標。

  • 因品號種類繁瑣導致開帳數據困難

  開帳後系統品號的數量和成本對照手工帳一直不平,不論是成品或半成品,甚至到原料的成本科目類別各不平,同時,應收付帳也不核手工帳,經由會計人員反複檢查調整,使得手工帳與系統整合成一套庫存和成本對平的帳,對於日後在帳務管理與成本管理有莫大助益,能夠透由系統查詢物料成本與各類帳款。

確認目標上下齊心 齊步迎向數位新時代

  對於企業而言,導入ERP系統的初期難免會有陣痛期,導入過程中,配合人員態度積極,願意改善習慣、願意學習,並透過鼎捷軟件(越南)專業顧問與講師的引導,讓使用者自己模擬驗證,若遇到不明白之處會馬上問馬上練習操作,是系統上線且有效運作的最大關鍵。

  ERP的使用有一定的標準程序,人員只要按著標準程序往下做,系統的資料就會正確,因此ERP可以協助管理者針對公司內部流程做控管,即使導入初期與先前作業程序有些不同,但若大家能夠調整流控,進而養成習慣,將能縮短系統上線的陣痛期。顏經理是導入ERP的專案負責人,積極跟催上線進度,並要求實務流程能與ERP搭配,以達到內部管控的目的,輔導過程當中,有了顏經理的推進,越南講師跟使用者齊心協力目標一致,經過大家努力配合讓系統能夠很快正常運作。

 ▼表一:系統導入比較表

流程 導入前 導入後
公司管理制度與流程確定,讓內部溝通更明確。 還沒使用系統之前,各部門各自管理自己的資料,需透過excel檔傳輸資料到下一個部門,資料難以統計和集中。

透過ERP系統導入的過程,讓各部門主管與使用者更加清楚各部門的職掌,了解與其他部門間的連接作業流程,發現問題時,即能透過系統協助了解問題發生原因,徹底將問題解決,減少治標不治本的狀況發生。

此外,不僅提高部門間的協調性,也提高公司人員的責任心。

在未導入前各部門權責化分混沌不明,導入系統後有明顯改善。

降低管理費用、節省人工成本 手工作業重工錯誤率高,手工帳的報表有限,僅有應收/應付/費用手工帳。 如此可利用ERP的報表數據,針對各客戶/各業務員的應收帳款做帳齡分析,針對各採購價格異常或調幅作管控,針對各營業點管控利潤損益做分析;也就是將重要的日常作業數據資
庫存準確率提高 零件種類繁瑣複雜,庫存難以掌握,早期庫存準確率約8成。 ERP讓資訊收集的正確性與完整性提高,讓資訊回饋變的即時與有效,讓企業流程與系統作業整合後,倉庫的進出管理做得更加嚴謹,庫存的準確率已達9成9,庫存降低,利潤自然就增加。
成本結算,正確損益即時回報 手工計算成本籠統,財報需到每月10號才可以完成呈交給台灣。 使用ERP後,每月5 號就可以結算成本和提交損益表給台灣總公司,預計未來人員熟析度增加後,提供時間可往前提,各品號成本也能透過報表分析料工費來源。

  透過鼎新Workflow ERP系統讓宏致越南經營團隊能夠即時瞭解企業內部的整體狀況,並且針對不足之處,隨時調整與改善營運策略。導入Workflow ERP系統是好的開始,更是成功的一半,在雲端時代來臨的當下,鼎新電腦協助了宏致越南跨出了電腦化成功的第一步,而日後鼎新電腦也仍將陸續提供更完善的服務。

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▲照片:右(一)宏致越南會計長阿瓊小姐,右(三)財務長林煒哲經理,其他同仁為會計人員。

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▲圖一:小型SMA定值衰減器


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▲圖二:FAKRA系列產品


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▲圖三:CNC產品


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