虹揚科技-快速整合兩岸人事管理 以資訊力為根基邁向全球化

文:梁仙

虹揚科技

企業流程管理 商業智慧

英屬開曼群島商虹揚發展科技股份有限公司主要從事研發、製造、銷售整流二極管及橋式整流器。 從晶圓設計到封裝研發持續朝向世界級半導體功率元件專業製造商邁進;提供LED節能照明解決方案、特殊技術及架構解決方案、高效(節)能電源供應器解決方案及汽車節能解決方案。採用人性化的管理模式,以品質為本、技術創新、顧客導向、持續改善的品質政策來管控整個公司的營運系統。今日的虹揚行銷網路遍及全球,在大陸的銷售管道是透過設置在大陸各主要城市的 20 餘個銷售辦事處,台北辦公室則負責台灣及海外市場的銷售業務。銷售方式除了直接銷售到終端用戶外,亦透過合格的代理商和經銷商來組成龐大的銷售通路,開拓全球市場,積極打造 HY 的品牌形象,取得歐、美、日等國家主要客戶的信賴。

HR部門的期許 成為推動系統上線的力量

  「HR部門含主管總共五個人力,每個月到了月底就是加班、加班、加班!!!」虹揚科技資訊處 游鵬順經理(以下簡稱游經理)回顧當時的過程,虹揚科技揚州公司在導入鼎新HR系統之前,是用人工作業的方式處理,因考勤系統無連線,每月薪資結算須將刷卡系統的資料與人工紙本的各項單據,如加班單、請假單、調休單做比對,從整理資料到結算薪資完成,就算每天加班,月底結算時還需要花到十二個工作天,耗時又不精準。

  對企業而言,薪資不僅是成本或花費,也是對企業成長的投資、爭取競爭優勢的一大利器,虹揚科技揚州公司在HR系統還沒有上線之前,幾乎每個月都要拖到最後一秒鐘作業完成,催著總經理簽名然後到銀行做薪資轉帳,因此長久以來主管不但沒有足夠的時間審核,薪資結算是否錯誤也無從知曉,更無法即時提供每個月部門薪資狀況給主管,這樣的困擾及管理風險促使虹揚科技揚洲分公司急於導入HR系統。

縮短工時效率提昇 資訊管理概念升級

  擁有20年專業資訊管理經驗的游經理,提到整個導入過程:「在虹揚公司的發展計劃中,真的將作業流程標準化、資訊化一一實現。」

  導入鼎新HR系統後,薪資結算時間從原本的十二天縮短至三天,他回憶著:「有一次在放假後,即面臨十號要付薪水了,不過人事早已在放假前做完薪資結算,再也不用像以前一樣沒日沒夜地加班了。」除了縮短工時的基本效益外,期許自己所帶領的IT部門能將系統發揮最大效益,讓使用者更了解系統化、標準化帶來的好處。

  虹揚科技揚州公司員工有600多位,員工或來賓是否供餐?以往是人工作業,資料不僅龐大且又複雜,導入「就餐模組」後並與刷卡系統結合,直接與系統連結不但減少人工紙本紀錄的缺失,更能快速地結算費用。既然吃飯可以用刷卡的方式管理,應該也可套用在教育訓練時人員出席紀錄,於是在HR人員要求下,導入了「培訓模組」,用系統管理每個員工的培訓相關紀錄。游經理認為公司同仁已經藉由鼎新HR系統,不僅在作業層面轉變,連資訊管理思維都一併升級了。

不同的IT管理思維 將系統發揮到極致

  游經理非常清楚資訊系統對於公司管理制度建立所扮演的關鍵角色,認為虹揚科技在最初決定要E化時,一次購買鼎新ERP、ERPII六套產品(TIPTOP ERP、EIS、EasyFlow、BI、HR、Portal)的策略是相當正確的決定。除了產品之間整合串連的順暢度很高,也不用每次導入一套系統,IT部門就要花很長的時間評估。

  擔任此次專案導入負責人游經理大膽向公司承諾,每三個月上線一套系統,二年內將所有系統完成上線。為何游經理能自信地許下承諾呢?原來他了解鼎新在組織分工上很明確,以最專業的方式滿足顧客需要,導入過程或方向不清楚,顧問會提供指導;上線時有問題客服亦會協助解決,算一算等於有好幾十個人的團隊在背後支援。也引發他思考如何藉由鼎新完整的資源體系,解決虹揚短期內資訊人力不足的問題,同時也不會延誤系統上線時程。游經理除了擁有專業技術,且以管理者思維來佈局規劃,不僅思考如何穩健成功的把公司資訊化的風險降到最低、把各項流程架構起來,同時還要將系統確實整合,達到投資效益最大化。


▲擁有20年專業資訊管理經驗的游鵬順經理以管理者思維來佈局規劃,
思考如何穩健成功的把公司資訊化的風險降到最低並且達到投資效益最大化。

鼎新顧問貼心建議 揚州分公司五天導入完成

  游經理回憶道:「顧問涵云那時很貼心地建議,五天的輔導時程,不要排在禮拜一到禮拜五,若排禮拜三到下個禮拜四,中間還跨一個六日,可以有多一點彈性的時間。」 輔導的過程中,確實有需要再討論的項目,比如說薪資計算項目的公式,揚州HR人員也利用了這兩天與高層確認。 能夠快速上線,前置作業功不可沒,在兩岸的薪資制度、法令規範有所不同,涵云顧問建議導入前期的規劃疏理,好讓揚州公司先準備好所有的基本資料,加上揚州同仁的配合度高、執行力也非常強,於是看似不可能的五天輔導上線任務,就在涵云顧問輔導下一步一步完成。

HR系統導入成功重要關鍵  IT與顧問間有共同目標


▲虹揚科技資訊處 游鵬順經理 與 鼎新電腦市場活動部 張吟綺專員 合影

  大家都知道,系統導入能夠快速成功上線,公司長官的支持是重中之重,從一開始虹揚科技E化時,即決定一次購足所有軟體便可知其決心。在已導入多套系統、提升公司內部整體資訊使用水平後,揚州HR系統導入就好像是水到渠成,自然而然地上線成功。「除了前置作業相當重要,內部觀念上溝通並達到共識,是協助順利上線的原因;此外,鼎新每一位顧問的專業感到高度信任,過程中的相互配合、溝通,加上顧問會貼心提供資源的協調,是HR系統導入成功重要關鍵」,游經理特別感謝鼎新團隊的協助。

利用資訊管理 突破產業困境

  近年來全球政經局勢仍然充滿高度不確定性,科技產業的未來發展仍然詭譎多變,半導體產業的競爭也將依舊激烈,虹揚科技為了突破價格競爭,選擇資訊化強化企業競爭能力,以資訊系統所促成的商業模式、企業流程的標準化,並快速地回應企業所需求的數據,供企業衡量參考未來的經營走向,乃至於未來的策略。

  展望虹揚科技的資訊規劃未來佈局,預計2017年要導入BI的資材、生產與財務模組,以及積極為導入APS系統前期評估作準備中,相信對於虹揚科技來說,在鼎新的支持及虹揚科技全體同仁的努力下,將創造並發揮系統最大的整合效益,以資訊力為根基,朝全球化的國際企業更邁進一大步。


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