豐達複合材料-成本精算精準,提升企業競爭力

文:莊宗祐

豐達複合材料

企業流程管理 進銷存管理

公司簡介

  豐達複合材料股份有限公司於2015年創立,公司初期以橡膠原料的加工為主。公司設立單獨實驗室創新研發各種橡膠原料配方及應因客戶需求的客製化橡膠原料。為達產品的品質穩定在每批生產的過程中都會先原料做產前檢驗、產中檢驗、成品檢驗,產品的檢驗數據也會提供客戶做原料配方的參考數據。

  ISO國際認證及綠足跡的申請也是公司重要的目標之一,期許在全體員工的同心協力的、團結合作下讓公司的產品能受客戶的肯定外也讓我們能為大自然及環保盡一份心力。

公司優勢

  不僅是能提供品質穩定的橡膠原料產品,更能為各行各業不同客戶提供客製化原料配方。

未來發展

  我們將更積極地參與各項原料的創新及研發,並與國外先進的技術進行交流,以技術創新提升產品附加價值並提升國際競爭能力,以達公司永續的發展。

主要產品與服務(產品)

  • 公司名稱:豐達複合材料股份有限公司

  • 創立時間:民國104年

  • 創辦人:鍾維傑

  • 產業類別:化學原料及其製品批發、未分類其他工業製品製造業、工業助劑批發業

  • 主要產品:橡膠原料及橡膠製品

  • 主要客群:輪胎業、鞋底、橡膠製品、橡膠原料

  • 公司:臺中市龍井區工業路177巷6號 

  • 電話:04-26380848

  本次ERP系統導入成功案例,很榮幸專訪的對象是豐達的財務部經理,同時也是本次ERP導入專案的負責人蕭素容(以下簡稱,蕭經理)。 

系統導入動機-新成立公司,導入ERP系統重要性

  蕭經理對於E化導入的經驗不陌生,在豐達公司成立之前,蕭經理曾經服務的公司,也曾有使用其他的ERP系統,當時雖然有進銷存與財務相關模組,礙於過去各模組各部門各自為政,在系統上分別獨立,當時僅負責財務模組,仍覺得系統資訊,應該前後串接與勾稽整合進銷存與財務段,因此向公司建議,系統個模組需與財務部分進行整合 (資料才會正確,保存完整,資訊不斷鏈),但當時整合過程中,過去公司並沒有一個有利的窗口,各部門有各自的使用系統的習慣難以打破,造成整合不順暢,會計承接資料更困難,無法順利的做整合。也因為有過去的工作及系統經驗,蕭經理深知E化導入的重要性與必要性,堅持導入系統,蕭經理非常有遠見的說:「公司一定要有系統,由其是新公司更需要系統,如果沒有系統,沒有辦法掌握很多的資訊」,特別是蕭經理認為新公司導入是更好的,從公司創立之初,就希望由系統記錄公司的各項日常紀錄,並堅持導入系統目的,不希望只做會計帳,整合勾稽進銷存上線也是必要的。

  蕭經理特別強調,資訊化除了做公司的日常紀錄管理庫存、財務日常分錄做帳產出財務報表之外,更重要的是,需要掌握產品的成本。蕭經理特別語重心長的提到「就財務角度。如果成本估算不準確對於公司的影響層面非常大,產品成本高估,對於影響訂價,則於市場上的競爭力會降低;如果低估成本,錯誤訂價,對於公司發展更不利。」工廠成本精算越精準,越有效益,讓豐達的產品更有競爭力,期待能夠逐步擴大市場,因此成本精算,也是本次專案重要的目標之一。

  對於公司成立初期,已經有清楚明確「e化導入,勢在必行」的目標,ERP專案導入方向,流程梳理,完成SOP作業流程與系統操作程序,並達成一套帳,期待掌握到即時庫存、結算成本、產出財報。 

導入前痛點

  1. 無資訊系統:各部門平日針對各自日常異動單據均以紙本、EXCEL文件記錄。主要流水帳紀錄,相關資料無法整合串聯,需由人員自行統計整理報表,進而導致影響工作效率,及浪費許多人力成本。

  2. 庫存無法確實掌握:人工使用EXCEL整理的庫存,資訊混亂、不及時、經常出錯,庫存差異很大,無法查詢偵錯。由於無資訊系統,人員作業無系統控管,造成現場人員領退料、進銷貨入出庫,無法即時控管,庫存無法即時掌握。

  3. 無管理系統記錄生產...等資訊

  4. 成本計算耗時:需耗費財務人力進行庫存數量核對,成本控制需要財務人員每批進行手工計算,過去遭遇已經要申報前,仍無法順利產出正確成本帳

  公司成立之初,當時組織人員不多,以人工方式使用EXCEL整理的庫存,資訊的回饋記錄不即時、各人員記錄的方式習慣不同,造成庫存資訊混亂、經常出錯,錯誤的庫存差異很大,但難以追查與偵錯,除此之外,無系統進行生產管理與標準流程管理與管理,成本控制需要財務人員每批進行手工計算,也都是公司遭遇的難題,因此更下定決心,一定要導入系統來管理。當初評估選擇鼎新的原因,豐達公司成立之初,其實沒有找其他系統廠商評估,直接鎖定鼎新,自行從網路上找到鼎新的連絡方式,後續才由鼎新業務協助評估,希望先從進銷存正確,並且可以拋轉 (物流跟金流),因此選擇鼎新SMART ERP搭配進銷存、財務、成本模組,主要也是因為目前組織人力相對精實,配合目前公司人力規劃,較精簡的SMART系統已經可以達到企業資源管理所需。

  並在公司成立不久後即購買系統,以期透過e化過程中,有助於公司內部作業流程標準化與管理,並將相關日常紀錄留存與產出,同時期望輔助提高營運管理效率,為公司下一階段成長進行佈局。

  在第一次輔導初期,當時蕭經理因其他專案正在處理,所以把推動鼎新的進度交給各單位自行處理,造成當時推動進度暫緩,後來發現推動的工作還是必需親自去坐陣執行。蕭經理堅持著系統已經購買了系統,系統導入是必要的,「系統要有用,才是有用有效益的系統。」,在此決心下,於2016年11月,開始啟動了第二次的專案輔導,整體專案輔導規劃,依循豐達行業特性與進銷存需勾稽財務帳為原則方向下規劃進行,並同時補足了流程規劃與系統化管理的需求。因應現況的組織規模,因此整體流程規劃,以精簡簡化保留重要流程為方向,儘量簡化系統流程。

選擇鼎新,不辜負期待

鼎新服務機制=大班課-基礎教育訓練+顧問輔導-流程梳理+客服服務-操作問題QA

  蕭經理特別提到,在系統導入的過程中,除了顧問輔導之外,鼎新的資源與服務機制很棒,能夠讓新接觸E化導入的人員,可以有多元的方式學習系統。蕭經理覺的教育訓練不能省,因此也鼓勵員工,提供員工參與有送人員利用上班時間進行上課與教育訓練。


▲鼎新提供的服務機制

  • 大班課:教學中心提供有e-learning線上學習以及大班課,讓人員學習基本操作功能與標準流程。

  • 顧問輔導:顧問進廠輔導,跟據客戶行業特性,協助梳理流程與單別規劃,依照豐達行業特性與公司組織規模架構,本次規劃適合人員精簡組織下的進銷存、生產流程,才能夠讓人員更容易上手使用系統,中小規模公司快速上線。

  • 客服機制:電話客服、e-service線上問題登錄服務,提供客戶於系統測試與上線後,即時操作面問題的QA,蕭經理特別提到此一服務,能夠讓人員遭遇問題時,可以即時有諮詢的窗口,不會因為遭遇問題卡關停擺,此服務機制可以詢問,並協助提供解決方案,讓問題能夠儘速持續排除,才能會讓人員與客戶對系統有信心,持續使用系統的動力。 

  高階主管的支持+破釜沉舟的導入決心(堅持新系統上線(放棄舊作法)),是系統導入的重要關鍵 + 鼎新服務(教育訓驗+顧問服務+客服機制)

  剛開始在導入時遭遇的困難,蕭經理提到:「工作量,對員工來說就是困難,有原本的手工帳作業,在增加系統導入,對人員來說是重覆且重工的工作,既然E化導入系統是正確的方向,就要堅持做對的事情,只能往前上線,沒有後路,堅持新系統上線(放棄舊作法)」,在高階的支持下,與夥伴們宣告堅持上線的決心,於2017/1/1上線的同時,請人員停止手工作業,有減少人員負擔減少重工,因此沒有併行造成的依賴舊方法,讓新系統落後為補單的狀況發生,強迫人員系統上線後,直接上線從系統上產生憑證單據。經過一個月上線初期的磨合,釐清各環節後,公司上下人員對於整流程更加熟悉,從第二個月開始就已經更佳順暢,2017/01月進行成本輔導,2017/02月完成第一個月成本結算,2017/02~04成本結算,由蕭經理主導進行,堅持要求人員前端進銷存與生產流程需依照流程規劃進行,後續鼎新系統在成本結算上相當容易,能快速進行成本結算並產出正確的成本帳。

  在高階的支持、蕭經理的全力推動教育訓、人員配合導入準備工作,才能夠讓豐達ERP導入的專案,在短時間內完成基礎資料建置與流程輔導,2016/11月啟動輔導,2017/01正式上線,並且能在2017/04完成專案目標3個月成本結算,產出財報,快速上線,也因為有提早進行教育訓練工作,有效的節省了將近40%的專案導入成本。

導入效益

  豐達複合上線後,逐步的看見導入鼎新系統的效益,第一階段上線同時,要求第一線人員即時登打日常單據,快速產出日常憑證,同時省去人員進行手工帳、整理手工報表的時間,當庫存有異常時,能夠從系統提供的報表快速查詢異常進行排除,老闆與管理人員,可以自行查詢庫存即時狀況。於系統上的資訊,也容易由職務代理人協助,相關工作項目,流程與SOP明確清楚,有助於內部職代接手工作與新人教育訓練。

  第二階段,庫存準確掌握,從過去無法核對庫存帳務,庫存問題難以清查,導入後,目前每月5號前可以完成內部庫存數量核對,提交財務進行成本結算,每月10號前可以產出財務報表。過去的成本帳也是財務頭痛的問題,現況透過系統可以快速結算,產出正確成本資訊。

  對於豐達公司未來的期待,蕭經理堅定的說:「希望未來公司穩健成長,不求快速成長,希望紮實穩健,一步一腳印」,期許豐達公司在穩健的發展原則下,透過開發多元化的橡膠產品,可以開創發展出更多元的客戶群,期許市場能逐步擴大,版圖逐漸擴展。

  未來對於e化是否還有進一步的目標?是否有鼎新進一步協助的需求?是否有希望透過資訊系統滿足哪些管理需求或是問題改善?

  第一階段上線後,除了掌握日常異動紀錄、庫存即時準確、成本結算、財報產出之外,更期待持續深化系統運用,並透過系統報表統計分析市場狀況與客戶需求,同時期望輔助提高營運管理效率,為公司下一階段成長進行佈局。

  下一個階段,也希望可以加購買營業稅申報模組以及人事薪資計算模組,期待於2018完整的年度可以納入系統。

  蕭經理堅定的說:「希望未來公司穩健成長,不求快速成長,希望紮實穩健,一步一腳印」,期許豐達公司在穩健的發展原則下,透過開發多元化的橡膠產品,可以開創發展出更多元的客戶群,期許市場能逐步擴大,版圖逐漸擴展。


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