美喆跨區整兩岸流程制度化 實現集團化管理需求

掌握營收快速成長

美喆國際

集團管理 企業流程管理

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與鼎新合作近7年來,陳董事長表示極力推動與支持集團的資訊發展,因為這幾年集團內部的作業模式、制度控管以及處理效率均已明顯進步;前端作業節省非常多的時間,成效超乎預期!

─美喆 陳本源 董事長

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導入初期雖不熟悉操作,但鼎新顧問專業的技術指導以及客服團隊的即時支援,讓問題快速地解決,對美喆系統上線的幫助相當大!

公司七、八成以上的使用者都感受到系統的使用效益,並且皆給予正面的反饋,甚至主動提出更多e化、電子簽核的需求!

─美喆 黃建廈 資訊經理

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電子簽核除加速處理流程,能讓採購流程按照管理規章進行;原用紙本作業易發生疏漏,且無法將資訊透明化呈現,維護成本高昂。採購簽核上線之後,減少33~50%的採購審核時間,明顯改善檔案歸檔正確性。

─美喆 李光俊 資訊資深專員



  『美喆國際集團』1982年在臺灣創立,1993年並於東莞建立生產基地,目前面積逾115,000平米,為亞洲第一的專業石塑地材製造廠。除擁有獨步全球研發能力、生產製造工程能力,更以擁有東南亞最大油壓生產設備與累積三十年研發製造技術及品質管控經驗,創造出優異的競爭優勢及核心能力。不僅取得ISO9001/14001、歐洲EN、美國ASTM、中國GB、法國CSTB、日本JIS及IMO歐洲船舶認證…等安全品質體系認證,更榮獲臺灣CNS的肯定。產品品質優越、種類齊全、顏色豐富、健康安全,暢銷全球,榮獲國際客戶長期的支援與信賴,聲譽備受肯定,為世界知名品牌主要製造廠。

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▲強大的流程引擎,跨地域進行簽核人員層級的判斷,更精準快速的判斷簽核者的權限做資料檢核。 

﹝感謝美喆國際接受鼎新電腦專訪。(左起)鼎新電腦EasyFlow GP顧問師施雅心、美喆資訊資深專員李光俊、
美喆資訊經理黃建廈、美喆董事長陳本源、鼎新電腦TIPTOP製造事業部總經理劉祐男總經理、
鼎新電腦TIPTOP製造事業部客戶增值一部業務姚長宏。﹞

e化超乎預期  集團作業效率提升

  美喆國際集團董事長陳本源極力支持集團的資訊發展。2006年起開始推行資訊化管理,2010年導入TIPTOP ERP,直至目前EasyFlow GP的導入,陳董事長一路的支持與鼓勵,是美喆資訊團隊最大的動力。陳董事長表示,這幾年隨著系統導入,集團內部的作業模式、制度控管以及處理效率均已明顯進步。舉例來說,以往公司每個月的損益表要等到15號才能算出,而目前每月5號之前便可產出,單就此點便可看出,前端作業節省下多少的時間,e化效果確實超乎預期。


管理挑戰

  • 信用額度控管不易,經常發生額度開放錯誤之人為疏失;ERP維護客服員流動性高,容易造成資料落差,需要整合性產品達到簡易維護。

  • 原用紙本作業易發生疏漏,且無法將資訊透明化呈現,維護成本高昂。

  • 過去只能透由傳真收發文件,管理不便且缺乏效率,且資料保密性不佳。

  • 以往採購簽核是採用紙本簽核的方式進行,需蒐集並檢附許多附件或歷史數據。

應用效益

  • 透過EasyFlow GP展現系統效益;資訊透明化,高階主管能有效跨組織簽核控管。

  • 以往公司每個月的損益表要等到15號才能算出,目前每月5號之前便可產出。

  • 即使海外出差,還是能即時簽核單據,運用電子表單整合,速度、效率提升不少。

  • 電子簽核加速作業流程,減少33~50%的採購審核時間,明顯改善檔案歸檔正確性。


統一流程制度 實現集團式管控

  『美喆國際集團』先後設立『東莞普隆』、『東莞美哲』兩座實力雄厚的生產工廠,在2010年擴建美哲第二廠,並在2011年加入量產行列;產品銷售版圖橫跨世界各地,90%外銷世界重要市場(如:歐洲、美洲、日本及中東等國家),10%為台灣內銷及大陸內銷市場。工廠橫跨兩岸與集團化的架構下,美喆透過EasyFlow GP系統的導入,快速與有效的達到集團式的管控,統一管理各地簽核方式與規則。

  公司的規章制度往往在不同地域會有些許的不同,相關制度主要由總公司佈達,『美喆國際集團』希望藉由電子簽核,也同時做BPM的管理。透過每一條流程的上線,檢視目前公司內部規章與現行流程上的差異並作修整,讓每條作業流程都符合公司內部規章,達到一致化的效果。

透過系統檢視制度  避免與現實脫勾

182-5.jpg  美喆資訊黃建廈經理(以下簡稱為 黃經理)表示:『管理辦法只要符合邏輯,基本上都可以在EasyFlow GP系統上實現。導入系統前碰到的困難主要在於辦法的落實度,公司的規章並不是每個人都會詳細閱讀,容易造成流程上的漏洞。但當流程開始系統化,就不會再有與規章辦法脫勾的狀況出現!』導入系統後,簽核流程設計皆以管理辦法為主,若現行作業方式與辦法不符或發生衝突,公司內部會進行討論,經確認後修改辦法,並讓簽核流程配合實現。因此辦法跟簽核流程是符合且一致的,公司能夠快速地落實管理制度。

組織橫跨兩岸 透過EasyFlow GP展現效益

  第一階段導入主要由台灣開始進行,待台灣導入上線且模式確定後再複製到大陸廠區。初期導入時主要選擇所有人使會用且較為熟悉的人事類、行政類表單開始推行,讓公司同仁能夠快速適應系統,風險相對較小。

  導入期間,美喆資訊團隊與鼎新顧問針對各表單流程討論許多設計上的可行性,皆以便利使用者操作為主要方向,以填單人、簽核人的角度思考各個表單所需的相關資訊並提供於單據畫面中,讓填單人方便填單、簽核人員有足夠的資訊進行簽核,當行政類表單確認且實作完成後,接著開始進行TIPTOP ERP整合的部分。

  美喆營運據點橫跨大陸、台灣,過去主管出差有事務要簽核的時候,只能在飯店內透由傳真方式收發文件;不但缺乏效率且有資料安全問題,衍生出許多管理的不便。黃經理也表示,採購部的採購單必須由總經理簽核後方可下單,以往總經理到海外出差時,累積的單據只能回國時才能進行簽核,因此運用鼎新電子表單系統EasyFlow GP與TIPTOP ERP系統作整合,速度、效率都提升不少。

電子簽核  打通企業數位神經網絡

  系統導入初期需要廠商專業且即時的支援,是影響系統上線順利與否的關鍵。黃經理指出:「EasyFlowGP導入初期,對於系統不熟悉產生的問題,因鼎新顧問專業的技術指導以及客服團隊的即時支援,讓問題皆可以很快速地被解決,這對美喆系統上線的幫助相當大。」

  美喆目前上線的流程包含與ERP資料串連整合的專題流程及內部人事行政流程,在TIPTOP ERP與EasyFlow GP的整合串聯上,除了節省需要印出紙本的成本之外,更可以直接查看與該單據所有相關的歷程與附件,節省翻查整理以往歷程紀錄的時間,提升內部系統整合神經中樞的價值。強大的流程引擎,能夠跨地域進行簽核人員層級的判斷,整合時能夠更精準快速的判斷簽核者的權限,並配合資料檢核。

  黃經理提出:「審單部分,以前需要有人去判斷簽核者等級夠不夠,需不需要再找更高層的主管簽核,現在可以由EasyFlowGP直接判斷權限是否足夠,簽核身分層級過了之後,才能夠寫到ERP去做自動放行。」確實達成了美喆對於電子簽核系統應用的需求。

開發維護易上手 設計彈性高

  系統的表單及流程開發界面簡單易懂,只要撰寫簡單的JavaScript,不需要太多複雜的程式撰寫,IT人員皆可透過基本教育訓練與實作快速熟悉系統,並自行針對問題除錯。就算要更加深入的進行系統客製,鼎新的顧問也會提供完整的技術支援及技術移轉,讓導入的資訊團隊獲得充分的支援。

  對於開發表單流程,美喆有一套獨特的做法,美喆資訊資深專員李光俊(以下簡稱為 李專員)說道:「在EasyFlow GP的開發,我們不採用『一間公司一個流程一張表單』這種較為簡單的開發方式。因為我們覺得,這種方式在初期雖然很快可見到成效,但日後系統中會存在很多性質雷同的表單,對資訊人員的維護,或同仁的使用,都會造成負擔。所以我們採取整合性較高的設計方式,集團內相同性質的表單,不分公司、不分兩岸,使用一張表單整合。透過這樣的整合規劃,能夠更完整的描繪出內控流程、發揮系統效益、增進流程效率。」

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▲系統導入初期,鼎新專業且即時的支援,是影響系統上線順利與否的關鍵!
﹝兩岸EasyFlow GP開發團隊:前排左起:(台灣)黃建廈 經理、(台灣)李光俊 資深專員後排左起:(大陸)盛立群 高級專員、(大陸)段祥林 高級專員、(大陸)侯詩逵 高級專員。﹞

資訊透明化 落實高階簽核控管

  以採購單流程為例,以往簽核是採用紙本簽核的方式進行,需夾帶許多附件或歷史數據。改用EasyFlow GP電子簽核後,除加速了簽核速度之外,也能讓採購流程按照管理規章進行。根據統計,採購簽核上線之後,減少33~50%的採購審核時間,且檔案歸檔等正確性也明顯改善。

  透過系統整合,表單中的資料比以往紙本更加精準即時;再加上整合性的表單設計,以及透過BPM統合內控程序,現在的簽核已經不存在跨兩岸的地域問題,表單的處理狀況與追蹤也更加透明。

  在附件管理上,分為兩種方式,一般附件:掃描後上傳至EasyFlow GP;跨系統整合附件:直接呈現在表單上。這樣同仁在同一張表單即可以看到來自不同系統的相關附件,不用像以前一樣印出很多紙張,日後只要ERP或其他資訊系統存在的資料,都可以整合於表單中直接呈現。

  李專員提到:『透過內控制度與系統功能的整合、異質系統的整合,我們最終想要實現的是一個使用便利、控管得宜且資源整合的系統。從同仁反應作業時間從原本的15分鐘縮短為2分鐘,我們便可知道這些理念是否實現。』

發揮系統整合價值 實踐企業流程管理

  電子系統在上線時,面臨最大的問題,通常是使用者因為不適應而造成的反彈。而美喆幾乎七、八成以上的使用者都感受到系統的使用效益,並且皆給予正面的反饋;也不需要IT人員刻意推廣,使用者開始主動提出更多e化、電子簽核的需求,持續順利地推動企業流程再造。


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