雄牧啟動流程再造 掌握生產進度降低營運成本

改善管理缺口

文:王尚瑋

雄牧企業

企業流程管理

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       強化企業內部流程,才有足夠的能量面對市場的需要及挑戰!

  雄牧企業推動流程再造,修正管理缺口,不僅強化部門之間的溝通,更能有效運用人力,避免重工,工作效率明顯成長。

  透過IT應用,無後顧之憂地制定新目標;內稽內控管理,增加公司的反應能力,不受日新月異的科技及市場挑戰威脅,持續邁進。

走向電子商務 提供更多元化服務

  雄牧企業有限公司是國內專業銷售各類泵浦的公司,泛用於半導體、電子業、PCB、鋼鐵、石化、太陽能、電力、化工、食品、機械、工程...等產業領域,並透過其專業技術能力及全方位服務諮詢來滿足客戶需求。無論是泵浦的評估推薦、客製設計、測試安裝及售後服務,雄牧企業提供了完整的服務項目,同時也不斷引進更新的技術及更廣泛應用的產品來提供客戶更多元化的選擇。

  未來期望開啟電子商務的領域,透過網路行銷來增加市場能見度以及擴展業務合作方式,利用網路無遠弗屆及不受時間限制的特性,將公司的營運模式提升至另一個新紀元。 
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管理挑戰

  • 流程串接出現缺口,內部資訊落差,延誤回應客戶需求的時程。

  • 未來將跨足電子商務領域,故必須重新檢視內部企業流程,
    以提供強健完整的後勤能力,迅速的因應市場動態、回應需求。

  • 內部管理機制不建全,盤點困難,系統帳產生負庫存。

應用效益

  • 業務與生產部門資訊互通,掌握資訊即時性,有效管理訂單。

  • 透過流程再造,解決重覆填單、重工、露單及資訊不即時的問題。

  • 訂單達交率提升到87%;財務帳結天數,比過往提前5日完成。

  • 內稽內控的管理機制,降低營運風險,盤點及庫存管控更加精準。


穩健的流程、強健的體質乃成功基石

  提供客戶專業的服務,需要穩健而順暢的企業流程做為後勤支援。從前端業務接單到內部採購進貨,進一步到生產組裝及最後測試完畢可供出貨等等,都需要有效率的流程串接,同時又必須兼顧品質,以便快速回應客戶的需要。在這瞬息萬變的時代,唯有強健企業本身素質,才有能力進一步挑戰市場需求,應付種種可能的變化。

  隨著公司業務的成長,同仁所需處理的資訊愈來愈多,繁瑣的日常作業逐漸影響了工作處理的效率。舊有的流程開始出現串接上的缺口,造成資訊傳遞上落差及時程的延誤。為了避免浪費不必要的人力及時間,雄牧企業決議選擇鼎新ERP系統來改善現行流程上的缺失,同時提升資訊的傳遞效率及應用價值。只有強化企業內部流程,才有足夠的能量面對市場的需要及挑戰。

  未來雄牧期望開啟電子商務的領域,希望透過網路的力量,擴展現行業務範疇,提升服務的廣度及深度。但在這樣的目標之下,首要條件是先站穩腳步,重新檢視內部企業流程,找出問題並加以改善;同時也要展望未來,做到事前準備,後續才能因應企業的目標做支援,提供強健完整的後勤能力,迅速的回應公司及客戶的需求。

尋求解決方法前 先釐清核心問題

  此次合作,雙方利用各自的專業能力互補,並由鼎新找出雄牧的管理缺口,做更進一步的提升。雄牧過去應用的ERP系統,主要於資訊查詢,在流程串接上的效果不彰,在e化應用上也尚有不足;仍需人力處理部份日常作業,單據處理流程緩慢而無效率。另一方面,內部管理的機制亦不夠建全,因此在生產製造及出口業務的工作上,產生了資訊的落差。因此,同仁需要耗費更多的心力與時間處理,進而影響整體效率,對應客戶的回覆也會有相對的影響。但在找出提升整體流程效率的方法前,首先要將流程分割,找出問題的核心,再加以調整改善,以達對症下藥、一勞永逸之效。

串聯前後端作業流程 有效控管訂單進度

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  導入過程中,顧問及雄牧企業同仁,將每個環節一一檢視,找出不合理或是可能導致處理時程延誤的地方,再加以討論可能的解決方式。這個階段的重點在於,問題的討論並非以單一部門為主,而是將所有參與流程的部門單位一併納入,如此一來才能真正找出問題的所在,進一步聚焦問題,找出解決方式。

  通常導致流程效率不佳的問題,除了各單位的工作處理速度外,最常見的就是在跨部門溝通時出了障礙。舉例來說,過去系統單據前後串接不一致,當客戶需求臨時變更時,內部資訊傳遞速度較慢,以致於後端單位應接不暇,而前端單位也難以向客戶交待。

  透過會議使電腦化小組發現到,其實並非客戶需求太臨時或變化性太大,主要原因出在現行系統的單據流程串接有漏洞,無法即時反應資訊。因此,透過流程再造及系統應用,將過去單據資訊做到完整且即時的呈現,強化各部門連接的緊密程度,前端單位可以掌握後端單位的狀況,而後端單位也在第一時間內得到資訊,大大提升了工作的效率,有效管理訂單、減少急單的發生率

改善流程缺口 降低人力及時間成本

  過去流程擁有許多缺口,經常浪費人力及時間。透過流程再造,清楚劃分各部門各職能的工作內容及權責,重工的情形已不復見。現行各單位明確掌握自身的作業內容,專業能在時間內有效發揮,這也仰賴了雄牧企業各部門成員的努力。檢視流程的過程中,大家共同找出問題,也願意為了整體效率而做改變;彼此承擔流程改善的工作,視為自身的責任。這樣的處理方式,並非增加日常工作量,而是將過去混沌不明的問題做出明確的分類,由專業的部門來做協助。雄牧因此減少了不必要的人力及時間成本,整體流程變得更加順暢,員工可在自身領域上努力精進,達到事半功倍之效。

做好內稽內控 邁向精進管理

  流程的問題雖已經得到處理,但雄牧企業秉持精益求精的理念,並未因此而停下腳步,期望透由本次專案進一步提升更大的價值。同時也未雨綢繆,藉由此次機會與顧問合作,將內稽內控的精神及實踐方式導入。不可諱言的是,想要達到內稽內控是辛苦的,因為作業流程不再只是應付業務需求,而是更加講究事前風險預防,雄牧同仁要付出更多的心力來滿足這樣的願景!但令人欣慰的是,幾次的會議中,同仁一致認為,內稽內控是精進管理不可或缺的一環,亦是健全企業流程的最後一哩路!

齊心協力 獲取美好成就

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       經由電子化小組的共同努力,訂單達交率已提升到87%,而且有愈來愈高的趨勢。這代表著流程的再造搭配系統的應用,已經實際產生效用。盤點困難而導致系統帳產生負庫存的情形已不存在;盤點及庫存管控也更加精準。前端流程及單據資料的改善,影響的層面向後延伸到財務面,財務帳結的天數,自原本每月20日,提前至15日前就可完成。先前耗費在建置財務資料及核對報表的大量時間與心力,都獲得大幅的改善。

  上述的成果,除了顧問的輔導協助外,雄牧企業的同仁亦是提供了相當大的幫助,共同為公司的前景努力。在總經理、副總及資訊吳先生的支持下,排除了許多在導入過程可能發生的問題,例如人員的調適、工作的分配以及資訊方面的支援等。將專案控制在預計的成本之中,不造成額外的耗費,同時也讓系統能準時上線、順利結案。

全面e化  領向未來展望

  雄牧企業將原有流程重新打造、去蕪存菁,將不合理的流程做修正,提升資訊的管理及應用。過去單據重覆、錯誤的問題得到有效解決,同時也避免了日常作業的重工情形,而各單位的工作效率相較過去也有明顯成長。

  在系統單據透由前後流程串接,漏單及資訊不即時問題不再;各單位憑藉系統查詢,可以同步得到第一手資料,也強化了部門之間的溝通。而功能應用上,現行憑證及報表則以系統取代人工手寫產出,除減少紙張用量、時間成本,更能完整的留下記錄,無論是檢討分析或事後存查使用都很便利。而內稽內控的管理機制,更是大為降低營運風險,加強了企業管理的廣度及深度。

  未來,雄牧仍以精益求精、追求卓越的精神不斷邁進。透過IT應用所帶來的價值及支援,使公司無後顧之憂地制定新目標;擁有完整健全的流程體制及系統能力,增加了公司的反應能力,不受日新月異的科技及市場挑戰威脅,持續邁進。 
同時,雄牧期許鼎新團隊能一併攜手向前,持續精進產品及服務。透過彼此的合作,發揮資訊化最大的效益、體現最大價值,將雄牧推向另一個高峰。


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