聞聞咖啡香、品嚐西雅圖的經營用心

馥餘實業提高人力資源效能 讓管理更有感

文:王齡翊

馥餘實業(西雅圖咖啡)

全球瘋流行  就愛咖啡香

       咖啡是全球最流行的飲料之一,許多人每天早上都必須喝上一杯,才有動力迎接全新的一天!

  習慣喝咖啡的人逢年增長,咖啡業者趁勢竄起;為了挑起老饕的味蕾,各式價位及種類的原豆、產品越來越豐富。天下雜誌也曾在這股熱潮下,針對咖啡文化作一深度報導,畢竟在競爭激烈的生存戰中,誰能做出特色、贏得口碑,誰就能拔得市場頭籌!

「新鮮」最引以為傲  咖啡豆全是「頭家親自監督烘焙」!

  許多國內外醫學報導指出,每天喝適量的咖啡有助延年益壽、提高產能;但若使用不新鮮或是劣質的咖啡豆,熬煮出來的咖啡反而對人體有害!看看西雅圖怎麼做?

  西雅圖極品咖啡為國內第一個以重烘焙起家的咖啡連鎖店,最早引進極品〈Specialty Class〉咖啡;同時也是首家發行專業咖啡平面、電子期刊COFFEE TIMES的公司。老闆深耕咖啡業界18年,深知濃縮咖啡豆的烘焙度很深,容易走味;因此,烘豆、研磨堅持不假手他人或透由國外進口。想要煮出最香醇的咖啡,就必須親力親為。 

       自此,工廠烘豆的工作全權由董事長親自監督烘焙。新鮮度漸為西雅圖最引以為傲的利器!草創隔年(一九九八年),設立Barista Coffee Roasting Company就開始供應自家的咖啡豆。僅管投入龐大的資金,但為了最新鮮的堅持,西雅圖仍兢兢業業打拚。多年經營,讓事業版圖持續地擴張,最終成為擁有多家門市的中型連鎖體系。


▲西雅圖門市坐落全台,兩岸超過30家門市,擁有近600位員工。
欲將各門市據點之進銷存及人事管理體制完美整合,取決於經營者的智慧及IT的能力。(圖為台北大直門店)

全方位商品  由IT領航即時供應

  有鑑於口碑行銷的成功,西雅圖亦致力發展全方位咖啡商品;隨著事業體逐漸壯大,為能滿足每一位顧客的需求,意識到全台門市進銷存管理的重要性,以及流程精進的急迫性…

  西雅圖門市坐落全台,2009年起於北京增設兩家門市,擁有舒適、溫馨的裝璜;琳瑯滿目的通路商品,如即品拿鐵、咖啡蛋捲、冰品等周邊商品,是休閒、聚會最好的去處;咖啡館的內涵和專業形象,更是帶予人們一種信賴感。為讓支持西雅圖的顧客,都能隨時買到喜歡的商品,2013年起,將繁複的手工文書作業,搬移到線上進行;接著整合各門市據點的流通經營體制、集聚商業智慧打造戰情室;最後,為降低企業資源與人力的投入,落實了人事薪資管理。這樣的佈局,揭開了西雅圖美味即時供應的關鍵!

從人做起、由小做大  承接龐大的營運版圖

  HR的應用價值在於,能將事務性工作(人事、薪資、考勤)系統化、標準化;由傳統行政作業,轉型為現代策略性的管理任務;以「人資力」協助達成企業的戰略目標!管理學之父彼得杜拉克(Peter Drucker)曾說過一句名言:「人力資源是組織中最重要的資產。」由此可見,人力資源管理對組織整體效能,擁有極高的重要性與影響力!

  若要實現任何戰略目標,必須由合適的團隊來支持,而團隊的組成就是「人」;但不同的經營管理模式,將影響人力資源的組成架構,以及薪資計算的方式。西雅圖咖啡兩岸超過30家門市,擁有近600位員工、自家的咖啡烘焙工廠,平日裡的行政事務則交由總公司管理。三個單位的架構,就擁有三種截然不同的計算邏輯。

       工廠及門店人員排班複雜,並不如行政人員單純,因此更添薪資計算的複雜性。舊有HR系統未能替門市客製化計算浮動薪資,所有步驟皆以人工計算、key-in;出勤資料及薪資的計算基礎、員工福利、人事異動,都需透由紙本作業完成,再轉由人事單位登打。因薪資結構複雜,結算、統計的量很大,為能趕在每月11號準時發薪,月初西雅圖每月需挪出7~8天的時間、投入大量人力挑燈夜戰;且耗費時間多,又容易出錯,加班頻率增加提高人事成本。為爭取工作效率,輕鬆統計出缺勤(紙卡打卡)、排班加班記錄,化繁複薪資結構為簡;亦期望查找資料、報表產出即時、正確,因而萌生導入新系統的想法,補足舊系統做不到的層面。


▲圖一:鼎新電腦HR系統結構,得協助企業人事薪資、人力資源管理的相關策略佈局。

報表的即時性 讓主管很「有感」

  人事行政部主任(HR系統上線專案負責人)何昀潔表示:「由於上層希望系統服務能有一致性、完整性,再次選擇鼎新為合作夥伴。透由顧問的分析,除明確了解HR能滿足的項目及便利性外,能與Cosmos ERP、Easyflow等系統整合,串起綿密的IT網絡。」

  當政府機關要求年度統計資料,許多細項必須篩選後透過報表產出。舊系統功能不周全,作法較不人性化,下完內部程式條件後才能增減欄位,難以滿足需求。鼎新系統則能自由增刪欄位、排序,選擇自己需要的資料後,直接由excel表匯出報表。再者,人員職位變動歷程、薪資變化、升遷調薪時,皆需以報表呈現;過往全由紙本記錄,主管若要從厚厚一疊的陳年資料中查找有價資訊,可謂是大海撈針。尤其公司注重出缺勤, 能夠即時產出報表、定期統計並提供各部門主管後,對西雅圖的幫助很大;不如以往於年底才能了解員工整年度的表現情況,這點讓主管非常有感!

  公司制度健全,在這個專案中,人事行政部主任 何昀潔(以下簡稱 何主任)盡全力配合HR專案進度,與顧問彼此互相關心、扶持。為讓實際操作者容易上手,門市計薪結構以維持原有手順、排班制度為前提,僅以線上流程代替紙本化操作。顧問除講述鼎新的HR系統結構(如上圖一),並依西雅圖的薪資結構、經營狀態,列舉適當的建議、優缺點;何主任則將顧問講解的規則制度化、將系統導入過程SOP化,並更新人事規章,讓系統結薪的第一個月順利達陣。


▲由於總公司、工廠及門店人員三個單位,擁有三種截然不同的計算邏輯,大為增添薪資計算的複雜性。 於此,西雅圖選擇以IT輔助,填補公司營運管理的缺口。

樂於改變現狀  滿足自身成長的需要

  企業與人力資源管理形影不離、必須相互結合;透過不同企業的應用,將賦予系統不同的生命、帶來不同的效益。

  提及成功歷程,何主任侃侃而談:「老闆的觀念是正確的,聽取員工想法並支持,不以花費的金錢、投入的人力來衡量一件事情的標準。每一個系統導入都很重要,因此公司想要作一個大改變,不僅僅HR,其他系統也要一起變革。」

       企業想要擁抱獨特的競爭優勢,就必須創造商品及服務的附加價值!美國著名管理學家和經濟學家麥可波特(Michael Porter)提出的價值鏈分析模型中,將人力資源管理列為替企業創造價值,以及建構競爭優勢的重要支援活動。因此,隨著員工、物料、門市、接觸的層面越來越多、範圍越來越廣,許多事情無法項以往一樣運作,必須要因勢制宜,才有能力因應短中長期的策略發展。

  何主任分享:「我是個樂於改變現狀的人,從不會因為麻煩而拒之千里,而我也受到公司的支持開始行動!」全體員工都清楚這個決定,各部門主管成為種子後,也開始教導同仁,並回饋使用狀況。雖過程中難免操作不熟悉,但透由何主任整理的SOP及門市內訓經驗,得讓問題迎刃而解、以利全程順利推動。

累積人力資本  創管理者與受雇者間的雙贏策略

  正所謂魔鬼藏在細節裡!誰能注意到「細節」、並把它做好,就能取得關鍵致勝點。透由線上模組,即能夠改正日常作業的人工缺失,使人員能聚精會神、同心跟隨企業征戰無數沙場,因應各種風險。

  系統扮演稽核的角色,能有效控管成本,增進營收;精準統計分析,助掌握市場動態,不再與時間賽跑。鼎新根據西雅圖的特性,給予最適合西雅圖使用的流通版工具。上線至今不到半年,工作效率已明顯提升、薪資結算快速完成,整合共用企業資訊,報表能精準統計分析、規律產出;降低人事成本與錯誤率後,能更有效分配人力。

項目

上線前

上線後

ESS人事類電子表單 
(職位異動、離職申請)

紙本與列印

使用電子簽核,不受全國地域限制, 
資料能以系統化留存

員工資料蒐集

紙本記錄、手動分類。 
若遇人事異動,資料牽一髮動全身

依總公司、工廠、門市分類, 
以利後續考勤與薪資判斷

刷卡數據

紙本打卡、人工核對出缺勤 
核對完後,接續處理出勤異常

使用電子打卡,由系統自動判斷出缺勤異常與超休狀況

排班、工時統計

不易判斷各門市的 
薪資費用成本分攤

  1. 利用各店門市刷卡機,產出每個門市所負擔的薪資費用

  2. 系統判斷上下班時間、是否有足夠人力支援其他門市

加班控管與統計

員工填紙本單據,並人工核對

使用excel匯入系統,並能以警示功能提醒加班頻率較高的單位, 
有效控管加班量

班次津貼、特休

人工統計核對

利用系統算出出缺勤數據,產生出夜勤津貼、及所有員工的每年特休額度

考勤數據

手動整理考勤數據, 
導入舊系統計算薪資

隔天就能透過HR系統,將有價資訊發送給主管。除有效掌握員工出缺勤外,考勤與薪資模組聯結,可直接抓取考勤結果計算薪資

薪資公式

員工填紙本單據,並人工核對 
等到薪水日過後,才能透過財務部門提供,現在及時就能算出。算薪水7~8天

包含浮動的薪資:總公司約3小時;門市比較複雜,大約3~4天完全就能完成。先前為了結薪,加班到9~10點,現在早已不可同日而語。

個案作業: 
ESS排班結果

提供一平台,即時回饋全國各店門市掌握門市員工排班,提供人力配置決策的資訊

真情是一輩子的承諾  西雅圖續用台味搶市

  系統的需求背後一定有管理需求支撐,來幫助企業解決問題。現在,HR就像是西雅圖的一份子,因為內部早已習慣了它的存在!

  啜飲前,先深吸一口氣,就能感受到西雅圖的熱情與專業;西雅圖的經營方式儼然成為市場上的一種典範,而「創新」更是長久以來引導市場的利器。配合總公司、門店、工廠排班模式,將三個不同薪資結構整合計算,於雙方緊密的協作下,目前出缺勤、薪資等應用皆已步入軌道。

       上線初期,僅管顧問當日有其他公務,晚上仍會致電關心,除確認使用上的狀況,若有其他問題必義不容辭的給予適當協助。若平日遭遇困難,90%都能透由客服迅速解決。 

       西雅圖一次次的將管理重任託付予鼎新,這份信任,絕非僅止於上線,而為永遠的承諾。透過雙方零互動交流,鼎新與西雅圖將恆久遠、共譜濃醇香的咖啡戀曲!

更多案例

x