掌握趨勢脈動策劃轉型變革,善用資訊系統突破「第一」巔峰(下)

網路實體並進的創新經營模式,透過資訊系統的應用加速展店佈局

文:許珊珊

第一化工

企業流程管理 進銷存管理

  走過半個世紀的第一化工運用對環境趨勢敏銳的觀察開啟轉型變革的大門,過去,坦然面對處境、耐心對待員工,攜手走過變革困境,不進則退的經營哲學更催化了第一化粧品的品牌經營。在堅持「專業用心、服務貼心」的背後讓我們再一探第一化工如何憑藉著學習至上的精神致力於穩健經營…

學習至上的企業文化完整落實於員工治理

  到訪前,PM雨婷說:「第一化工的高階主管主動上e-learning學習ERP系統,是以身作則,也是對專案的高度重視,更是支持員工熱愛學習的動力!」黃副總說明「因為熱愛學習,認為學習不是難事,也知道學習的重要性,所以對內也強迫員工學習。然而,教育訓練要視員工的心態而定,沒有要求時員工通常是被動的,第一化工熱愛學習的企業文化並非一蹴即成,而是隨著企業發展一步一步的摸索,慢慢的形成制定。以這次系統導入專案為例,多數員工知道這是難得的機會,當員工這麼想時就會很積極,參與度跟意願較高,相對的付出比較多,學習也多;也有部分員工認為做好本分即可,排斥他認為困難的事。然而對於公司勢在必行的專案,願意在早期進行改革的人就走的快,行有餘力就幫助進度較落後的同仁,所以整體而言員工學習的進度跟效果是好的。

  員工在初入公司時會安排包括客戶服務課程、產品課程、皮膚相關課程、DIY課程等內部建立的教育訓練,對於中高階主管或職能相關專業課程也會安排外訓以彌補內部訓練機制的不足。就算在早期資源不多、時間難以安排的情況下,第一化工也要求業務同仁到中小企業網路大學校上課,甚至不設限員工透過書籍、網路、電影、與客人的互動等各種方式,鼓勵多元的學習。黃副總堅信學習總有所得,所以要求員工在學習並整合、沉澱、內化後,撰寫心得在內部網路公開,鼓勵彼此互動。黃副總強調「靠著長期經營的學習氛圍,提升員工知識與素質,我們也會持續的要求員工學習,因為這一些都是有成效的!」

網路實體並進的創新經營模式,透過資訊系統的應用加速展店佈局

  早在十年前,第一化工就規畫網路店的經營,也就是在第一家門市之後展開經營,為的就是要讓更多消費者認識「第一」。早期網路店的經營使用excel透過email來下單,再由員工手動打單、出貨,其中的流程全靠人工完成,當時的資訊管理系統已經從DOS到進銷存管理系統,但只要能出貨、能開發票,也無法顧及系統的庫存貨準確與否。2005年時導入ERP系統,也開始展店佈局,黃副總表示「回首過去,我們還是感謝有這一段才能讓快速展店前的相關配套到位,加上規劃網路購物平台與ERP系統的整合,讓網路收單後能自動轉進系統,這套使用超過五年的系統,我們相信投入資金的產出效益是值得的!」

  考量第一化粧品在後勤生產跟前端銷售需要大幅度的整合,不如以往僅僅是銷售端的需求,加上過去庫存與財會帳務系統的不足,往往在後續需要很多人工的核對作業,當門市開到第3~4家時核帳的業務量已經倍增,核帳人力卻早已不堪負荷。鼎新系統的導入後,現在10家店已經可以加速對帳作業,而在企業流程輔以資訊系統建置完備之際,第一化工也更積極拓展快速成長的網路購物市場,在過去階段性的逐步推進經營下,目前除了自家網路店外,尚有Yahoo購物商城、PChome商店街、及目前進入的企業內網購物平台經營,也正積極評估多家購物平台,將網購朝向多平台的經營,除了增加曝光,也是想抓住唯一景氣不減的網路宅經濟!

下一步:穩健經營以擴大知名度,謹慎評估以積極開發市場

  從門市櫃點的佈局到網購市場的經營,第一化粧品的下一步還是聚焦新市場的開發與業務拓展。黃副總表示「台灣市場大但同時也很競爭,國外市場更大但也有存在著風險,進入新市場我們競爭優勢能否發揮,目前還在探索與評估階段。我們相信在台灣立足站穩的第一化粧品未來有很多的機會,此時,並非所有的機會來就照單全收,我們更需要認真篩選,謹慎評估哪些市場可以優先投入資源、有效運用。」

  另外,對於第一化粧品的十年品牌經營,黃副總謙虛的說「對於一個品牌來說十年的經營是很短的,未來還有很長的路要走,我們的目標是走向國際品牌,第一化粧品的品牌之路我們會踏實穩穩地走。」

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▲今年第一化工即將邁入50週年,黃國芬副總經理也堅信一路走來穩健經營的「第一」已經準備好往前再走下一個50年!

打造企業大廈的根基,首要評估資訊系統

  去年,黃副總接受商周專訪時提及「第一化工每一個轉型都能讓營業額翻轉」,黃副總也特別在這次補充說明「這些數據都是靠事後系統輔助取得的資料,否則過去的做法根本難以看出成長的樣貌。」利用財務提供的數據報表對應出過去,不論是廠房的增建還是系統的導入時,營業額都有大幅的成長,而黃副總也表示這次系統導入後,在平台穩固下,內部各方面執行細節到位,包括增加知名度、提升跟客人的互動、拓展市場…等,看好未來三年業績的提升。

  過去,第一化工從DOS到進銷存系統,再到ERP的升級導入,都是與同一家友商配合。黃副總進一步說明「對於前系統,我們認為是階段性任務已經完成。其實系統的建置就像蓋房子,過去只有四層樓的地基,而後來要蓋大廈,如果地基不換,(財會帳務)再疊上去一定會負荷不了。」所以全面性的e化解決方案整合是必要的!

  第一化粧品大約在3~4年前萌生換ERP系統的想法,主要原因除了前述的整合生產管理段考量外,另一方面也是前系統導入時,提出的修改需求未思考背後隱藏的管理問題,造成部份流程的牴觸,甚至可以說沒有流程的觀念,而唯有流程化的系統導入,才能改變既有流程的制定。黃副總表示「這對我們來說也是痛苦的決定,換系統廠商意表大家都要重新學習,但也只有從新學習才能具有全盤的流程思維。」

  選擇轉換為鼎新系統,經歷很長一段時間的評估,黃副總說「當初找了幾家廠商來提案,先溝通我們想要的效果,請廠商提出解決方案,其中鼎新提出的方案可行性高,加上其在系統導入的經驗充足,在業界又頗具知名度,所以在全方位的評估後選擇鼎新提出的Cosmos ERPPOSEasyFlowPortalBIHR系統

庫存準了,流程架構對了,工作效能自然就提升了

  第一化粧品跨製造與流通兩大領域產業特性,相對地系統流程也較複雜,但在「第一」與「鼎新」的合作之下,這一切都不是問題!黃副總:「製造是鼎新的強項,我們拿鼎新的流程來比對,確認實務做法進而修正,從無到有的產出一個”第一”的流程;而在流通部分,目前POS系統功能第一門市同仁已可基礎操作完成每日作業,在商品會員管理的功能上我們還沒有真正讓它充分發揮,所以我們也鼓勵業務同仁多學習功能的使用,期望能完整的運用在銷售管理上。」以下就系統的導入前後差異與效益分以下三個面向說明:

  1. 提升庫存準確度 
    相較於財務部張昌美副理分享的過去情境:「各門市的庫存與總公司的資料庫始終無法如一、各項原料成本無法正確計算、無法訂定適當售價、門市交易產生問題維修無法及時,需人工紀錄再補登錄、前台交易紀錄與後台不一致…」營業部莊振坤總店長也表示「當時整個營業部對系統是抱持著相當懷疑和不信任!」系統導入半年後,年終的庫存盤點結果終於讓第一化粧品的員工信服系統數字!莊總店長:「現在,利用系統可以查到全省各門市的即時庫存,更可以透過單據自主化,來完成單隨貨到的目標,做到即時確認。」另外,以前的產銷會議要用excel做的數字報表,現在都不再需要,開會時只需登入BI系統,要看庫存量、銷售量做生產的調整,決策都變得快速,也省掉多餘的人工作業。

  2. 完整的流程架構思維 
    導入過程是讓大家集體做流程的檢視、溝通、甚至是事情的權衡與折衷。以前大家都各做各的,每個人都做好份內的事,但事情的最後卻是沒有做好的,意即無法呈現整體效果。系統導入後員工對於流程有了清楚的脈絡,因為嚴謹的流程卡關中只要一個人做錯,接下來的流程就會出錯,漸漸的每個人做事的思維就會顧慮到錯誤的發生會影響其他人,此時就會詢問相關人員意見,用大家同意的做法解決。總店長更說:「流程一致化的方式讓同仁在觀念和系統的操作上減少人為錯誤,進而提升效率。」

  3. 工作效能的提升 
    系統導入時全員都要辛苦的投入時間學習,經歷白天上班晚上回家還要工作的處境,但現在熟練了,在工作上花的時間相對減少,卻又能看到以往沒有的數據資料。人工作業處理的事務減少,就能在員工身上看到人力效益的產生,部門主管也可以更有效掌握負責的業務範疇。

  另外,負責本次專案執行的MIS陳禹仲也針對這次的系統導入分享「無論是管理階層獲得的分析數據,或是執行階層能夠利用的執行工具,都獲得了一定程度的改善,而較為具體的效益,則是整體公司同仁對於ERP應用程度,變得更加廣泛。」

展望未來:肯定夥伴、持續互相學習

  目前第一化工在ERP系統及第一化粧品全省12個櫃點的POS系統都上線後,接下來,預計透過知識管理系統(KMS)的導入落實知識管理,黃副總也預期保留第一化工累積50年來的know-how將會是個大工程。另外,配合權限管理的設定,利用多元工具落實管理,達到最好的效用。再者,黃副總也表示「過去內稽內控的不足,相信可以透過這套ERP系統達到效果,未來,將視整體運作狀況逐步調整,對第一化工而言,流程檢視其實也是一個企業體質的健檢。」

  尾聲,黃副總的一番話,讓採訪現場滿滿溫馨的感謝與備受肯定的感動!「我認為鼎新做事情是很有方式的,不論是在導入排程的規劃、會議紀錄、回報追蹤…等,這些完整度都是值得我們學習的。每次企業的交流總是有很多學習機會,在這次的專案中我自己學習到很多,我們明確的知道工具是具體、好用的,當然更希望中階主管把這些工具學起來,並且也相信藉此對進度的管控、事情的安排,工作的分配都會變的更好!」只要方向對了,不管環境怎麼改變、如何的艱難,我們都將持續與往對的方向勇往直前。

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▲感謝《第一化粧品》接受鼎新電腦專訪
左起鼎新電腦專案PM劉雨婷、第一化粧品黃國芬副總經理、資訊部陳禹仲、財務部張昌美副理

 

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