整合資訊數位化 承育精密無懼新挑戰

文:謝秉哲

承育精密工業股份有限公司

HR人力資源

  承育精密工業股份有限公司創立於1991年,秉持著創新、貢獻,精益求精以及服務至上的不變原則來永續經營;承育主要以壓鑄、組立、加工生產為主,所生產之產品完全以追求高品質為目標,並且藉由多年來產品加工的經驗,發展具高精密度、高水準之加工生產服務。

因應法令快速變動 企業必須數位轉型

  近年來,台灣勞基法不斷修法,總經理蔡宏明先生有感於人資單位在計算薪資時,考勤處理多為人工作業,在特休以及調休換薪上,舊系統難以因應法令的變化,在薪資只能早發不能晚發的前提下,造成人資單位發薪前的假日都需要加班來計算薪資,更難發揮人資的專長,提供公司專業的人才發展建議與規劃,因此總經理希望可以先縮短人資人員在薪資計算庶務上所花的時間,當作此次的專案目標。

人工作業曠日費時 導入系統勢在必行 

  舊系統在人資常用的功能經常受限,出勤資料方面只能產生出上下班的時間,遲到與早退記錄等出勤重要資料則由人工比對,因此人資需每天進系統查看員工出勤狀況,當有發現考勤異常資料時,再跟現場主管及員工來回溝通,確定員工是否需要請假或是有漏刷卡的情況。

  若有加班狀況,舊系統中大量的員工加班申請資料也需要人資一一比對刷卡資料,確認員工加班的事實與實際的數據,因為多樣的排班資料,造成夜班津貼需人工比對,也是人資人員花費時間處理的一個部分,由人工統計津貼,作業起來曠日費時。

而在特休結算薪資方面,員工離職和年底結算,以前要逐筆核對請假單與系統的刷卡資料是否ㄧ致,再人工算出日薪來計算,作業起來非常複雜且耗時。

  除了人資常用功能外,由於承育生意蓬勃發展,為了配合訂單的交期,現場員工排班必須配合訂單即時進行調整,容易發生臨時變更班次的情形,經常發生產線人員未告知人資,導致人資在隔月比對刷卡資料計算薪水時才發現員工班次異動,此時再以人工調整考勤資料,造成行政程序作業的重工與繁瑣。

出勤資料自動回拋 薪酬計算一鍵完成

  要成功導入HRM系統,需要靠鼎新顧問與承育精密曹育彬副理和人資范秀玲小姐共同合作梳理調整承育公司排班流程。在排班流程的梳理時,事先擬定計劃並入系統設定,要求現場即時提供班次變更資訊給人資單位,讓系統自動比對班次與刷卡,因而導正了排班的流程,如此才能即時了解員工考勤資料的正確性,達到了考勤資訊的主動管理。此外,同步調整遲到扣款機制,做到依實際分鐘比例來執行遲到扣款以符合法令比例原則要求,並透過系統Alert工具發送出勤異常通知給員工以及其主管,系統可以依班次及刷卡資料自動判斷員工出勤是否異常,當員工發生遲到與早退時,系統會通知員工需要請假或補刷卡,人資人員不需要再逐筆核對資料並花費時間與部門主管、員工不斷溝通,以往月底整理資料才會知道員工出勤是否異常,現在在隔天就能透過系統了解狀況。

  藉由系統自動比對加班與刷卡,產生正確的加班時數,從此無須再人工比對加班單,由系統自動產生夜班津貼,也無須再逐筆核對刷卡與夜班班次,以前需要花一至兩天來進行整理,現在透過系統通通一鍵完成。特休結算在使用系統後,可以自動結算出特休未休獎金,且日薪可利用薪資公式自動計算,讓人資人員不用再像以前逐筆核對算出日薪來計算,經由系統作業操作簡單快速。

系統操作告別繁瑣 發揮專才貢獻承育

  透過系統自動抓取考勤資料與薪資公式的自動結算,大幅提升人資單位結薪時的作業效率以及精準度。導入系統前,人資需透過人工比對的班次異動或加班等出勤資料、員工離職與特休的薪資結算,如今經過流程梳理,即時更新資訊,許多繁瑣的作業流程改為系統作業,省時省力,讓人資更能發揮職能專長,為公司提供專業的人才發展建議與規劃。

  承育的曹育彬副理認為鼎新的顧問先行了解並發掘承育考勤薪資作業的問題,抓到流程的痛點,再提出具體並有方向的關鍵問題讓承育得以進行討論,調整公司現有流程制度,並藉由系統支持,達到人資人員實質的作業效率提升,也由於鼎新顧問的專業,讓很多困難的方式可以激盪出更好的解決方案。

  使用此系統的人資范秀玲小姐則表示,導入系統後,在員工基本資料建立上,可以比過去更完整的建立,考勤方面也提升對員工出勤資料的精確度,讓人資部門對正確結薪的信心大增,再也不擔心發完薪水後要接到員工電話了。

  鼎新電腦秉持價值服務為宗旨,長期與客戶共同精進流程管理,並隨時更新產業及法令,提供給客戶最新的產業訊息,協助客戶能在最短的時間因應法令議題,調整企業內部作業流程,並節省人力成本,使專業人才能善盡本職,發揮專長。

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▲照片:由左至右依序為 承育精密 人資范秀玲小姐、曹育彬副理、總經理蔡宏明、俞潔如經理、鼎新電腦 顧問謝秉哲、業務蔡定寰


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