田堂有限公司─提升流程效率 開創企業經營的新願景

文:詹宇婷

田堂有限公司

企業流程管理 財務會計管理

提供諮詢與經驗,企業的最佳幫手

  田堂有限公司自2014年創立,以提供適合國內外企業餐飲業及其他各方面需求的諮詢並協助導入為職志。經過這幾年的努力耕耘,田堂有限公司已是成熟的顧問機構,除了擁有陣容堅強的團隊外,藉由豐富的國際交流經驗,以最新的管理科學技巧並結合跨國企管的新知識與技術,發展出企業界最實用的經營資訊、諮詢服務與導入協助,以協助其掌握趨勢脈動。至今田堂已協助多家餐飲發展品牌與拓展店面,田堂誓言成為未來企業經營的新局面與新願景的最大助手。

跨國際化合作,企業經營管理的推手

  田堂目前協助國內許多餐飲品牌進行技術授權、拓展店面、人員招募、財務規劃、制度擬定、原料訂購等其他相關營業規劃。未來不論是國外品牌想進

軍台灣或是台灣品牌想拓展至海外,田堂皆可提供完善的服務與規劃。下列為田堂已成功協助輔導的客戶:

1. 博多一幸舍(日式拉麵) 
2. キナヤ咖哩工房(Kinaya Curry) 
3. Italiano Gelato ViTO(義式冰淇淋) 
4. 鹿兒島豚骨拉麵 勘場(日式拉麵) 
5. 幸龍豚骨創作麵(日式拉麵)

系統導入源由

  田堂屬於的營業性質較為分散,員工分散於各店鋪與總公司,各分店鋪人員提出需求與各項申請後,再由總公司的人員協助管理與執行行政作業,資訊傳遞的成本高,且效率差,再者紙本表單的紀錄對於後續資料查詢的時間上也較長,且無法針對資料做統計分析。經過田堂內部評估後認為,鼎新EasyFlow能夠製作內部所需要的表單,也能和CosmosERP整合,可減少人工填寫文件與傳遞簽核過程等較繁瑣的流程,針對不同性質表單流程規劃可設計出串簽、會簽、條件式簽核、核決權限規則,並提供使用者自定流程同時支援標準流程下可臨時變動之彈性,可節省人力與時間的耗費,因此選擇了鼎新電腦的EasyFlow電子簽核系統、Mcloud手機簽核與CosmosERP。

店鋪分散管理不易 表單簽核效率不佳

  於訪談時總經理Rick與資訊古先生表示,以往沒有電子簽核系統時,用紙本送簽不易被追蹤查詢,門店人員在表單填寫後還得需要將表單送到總公司做後續處裡,紙張耗損快、紙本簽核也有發生遺失的狀況,導致處裡效率不佳。 
且因公司門店擴展越多,因應一例一休的政策下,員工出缺勤類的管理益顯得需要系統來協助控管。鑒於田堂快速成長的規劃,決議使用電子簽核系統以解決現有遇到的問題,如下:

田堂導入前面臨問題

․門店分散

 門店分散,各店人員的出缺勤管理需紙本填單後再傳回總公司做管理造成重工作業,人員請假資料無法查詢。

․人事管理不易

․送簽效率不彰

 主管常出差,紙本送簽傳遞效率差,造成傳送與簽核時間拉長,簽核過的表單也不易追蹤。

․表單無法追蹤

․資料不易查詢

 紙本表單沒有做資訊化的歸檔處理,日後只要是查詢歷史資 
料,皆要翻閱紙本表單,資訊查詢成本高。

․資料無法分析

․跨部門溝通不易

 內部跨部門事務交辦時,只有口頭交辦,常會遺漏,交辦後  
也無法得知後續處理是否完成。

․資訊不透明

 常因資訊不透明或簽核流程不明確導致離職單無法準確簽核完成,該要繳回的物品也無法一一清點。

․文件權限控管

 以往表單及文件的權限並無做機密性的控管,針對不該填寫的表單卻因紙本發行無法控管而沒有做權限管制。

提升內部效率 縮短簽核時間

  田堂在系統導入時,由總經理親自參與輔導會議,由各單位提出需求表單,並在系統建置初期就依循既有的規章辦法以及管理制度來建置流程、核決權限、組織圖及相對應的表單,也針對未來即將上線的ERP提出整合面的問題,與顧問及內部單位溝通找出最適合的解決方案。透過表單的上線已達到以下效益:

  1. 系統架構規劃:導入完善的系統,包含EasyFlow電子簽核、Mcloud手機  簽核、CosmosERP。

  2. 流程與組織建立:訂定核決權限,員工填單完成後流程自動解析。

  3. 表單送簽效率提升:使用電子送簽,各門店也能夠透過系統馬上送簽。

  4. 降低資訊查詢時間:利用管理程式查詢總表,大幅縮短資訊查詢時間。

  5. 文件權限控管:文件及表單可以針對人員做機密性的控管,表單權限也 可針對個人或部門做權限開放。

  6. 表單上線:請假單、出差旅費報支單、留職停薪申請單、復職申請單、資訊設備修繕申請單、請款單、職務薪資調整申請單、離職手續申請單、班別異動申請單等表單陸續上線中。

田堂 打造不e樣的企業顧問公司

  總經理Rick:「因目前有些員工可能因流程不熟悉而造成對使用Easyflow的排斥,期能藉由EasyFlow簽核的流程透明化,加上對員工的教育訓練,使員工熟悉並善用EasyFlow達到表單電子化並且能夠落實公司制定的作業規範。」另外,由於目前尚有表單尚未克服實際作業需要,仍使用紙本,未來希冀能朝表單全面電子化的目標前進,以使EasyFlow達到最大的功效。總經理帶領田堂由上而下推行電子簽核系統,在導入四個月後也有了不錯的成效。人事Fiona:「請假單等考勤類的表單能夠在系統做查詢,也不用再用紙本填單與追蹤,簡化了許多內部流程,提升人事處理效率。」

  田堂的e化正要起步,透過EasyFlow.Net這套工具,要進行更多面向的表單開發,後續與ERP做整合後,能夠做更多流程的優化、與更多價值的應用,期許田堂在未來國際化的布局上,鼎新系統的e化管理將成為田堂最強而有力的後盾。

  田堂有限公司以EasyFlow建立e化資訊企業,提升內部流程效率,為企業開拓新的經營局面。


▲感謝田堂有限公司團隊 總經理Rick (左二)、資訊工程師 古文斌(左三)、人事 Fiona(右二)、
行政處長Vivian(右三) 接受鼎新專訪。鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪 經理(左一)、EF顧問詹宇婷(右一)。

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