將缺點逆轉為優勢,生態綠訂單倍數成長!

資訊是決策及分析的最佳輔助工具!

文:朱育宏

生態綠

企業流程管理

生態綠的起源-透明X安全X倫理

  生態綠成立於2007年,是台灣第一間通過「國際公平貿易組織,(簡稱FLO)」認證的貿易商。在FLO嚴格的稽核下,生態綠的財貨管理從創業初期就建立了一個良好的規範,因此穩步成長,於2014登錄櫃買中心創櫃板。生態綠的財務報表經過會計師簽證與櫃買中心的輔導,經營績效都是透明的;再加上原有FLO對於貨源的要求與認證,讓生態綠的資金流與物流能公平且透明的營運,這也是對於企業倫理或企業社會責任(CSR)最具體的實踐。 


鼎新ERP成本能處理多階層品項的成本滾算,替公司建置完善內稽內控制度與流程。進銷存與財務串接,節省人工查詢及核帳時間;且管理者可確實監控例外變化,藉此檢討後續的處理措施及改善計劃。─生態綠 財務會計 王筱雲

關鍵指標項目

定性/定量

E化前

E化後

內容說明

網購訂單快速處理

定量

人力 
產需一天

系統 
不到1hours

官網訂單資料快速導入ERP銷貨單資料,加速倉管備貨及出貨速度。

報表資訊快速產出

定性/定量

人力
產需1天

系統 
產出約10分

1.多元角度分析報表-客戶銷貨匯總表、商品銷貨期報表及產品-客戶分類分析表。 
2.避免人工編製所花費較長時間及疏失。 
3.決策管理者能即時了解財務狀況及經營成果,提供精準正確決策分析。

成本準確分析

定性

舊系統成本參考價值低

成本正確計算及分攤

1.進口費用成本分攤。 
2.成品、半成品及原物料透過組合拆解做成本滾算。 
3.托外加工費用及直接人工成本透過庫存調整單正確滾算分攤成本。 
4.庫存報表與財務報表一致、參考價值高。

帳務迅速反應處理

定性/定量

產出約兩周,進銷存與財務無串接

產出不到一周,自動分錄串連進銷存

1.透過自動分錄系統將前端單據自動拋轉後續財務傳票,節省人工查詢及核帳時間。 
2. 經由記錄,管理者可確實監控例外變化藉此檢討後續的處理措施及改善計劃。

成本準確分析及帳務迅速處理-資訊整合有效降低人力成本

  生態綠主要是向國外進口成品、半成品及原物料,進口後透過倉管自行組裝或托外做烘培加工(如進口咖啡生豆,烘培成熟再做分裝成咖啡掛耳包等)。舉凡進口報關發生的相關費用(如預付購料手續費、關稅及貨物稅等)、自行組裝的人工成本以及托外加工的托外費用,都需要反饋到產品本身的成本上。生態綠財務會計王筱雲指出,原本舊系統並無法處理多階層品項的成本滾算,系統算出來的產品成本往往落差很大,甚至無參考價值。因此每個月光是處理成本的蒐集計算,乃至於後端財務報表的產出,就需要花費很多的時間及心力!

  此次ERP系統導入,由採購行為串聯到進口模組,可以記錄進口費用並準確分攤至各品項成本;產品結構模組可以針對每一次的人工自行組裝或托外加工行為,進行組合單與拆解單單據輸入,快速將原物料及半成品成本滾算至製成品;人工及托外加工成本,也可透過庫存模組內的成本調整單據作成本的輸入滾算。透過上述模組的流程規劃,除了能夠讓產品成本更加精確;透過自動分錄模組將前端單據異動行為自動拋轉到後端會計模組,更能夠大大節省財會人員前後端核帳的時間,達到內稽內控的目標!

網路購物訂單快速處理-異質系統無縫接軌,資料有效整合

  以往的流通業者銷售模式主要在於實體門市、櫃點、開放加盟及實體通路…等,然而現今,網路,儼然已經成為一種不可逆的趨勢。透過網路銷售,除了可以直接提升公司營運外,更能夠增加品牌的能見度,此部分也是生態綠非常重視的環節。因此生態綠於2014/08月完成官網購物平台的建置,至今接收到的訂單量,已經遠遠倍數超過先前平台的訂單量!

  然而,生態綠也知道,訂單量成長固然是好事;但如果訂單處理的速度還是像導入前般,逐筆輸入至系統再備貨出貨,不僅僅是人力的耗時,更有可能降低客戶滿意度,造成營運狀況不佳。線上與線下的營運,的確是環環相扣!透過系統網路購物模組的導入,徹底解決了客戶的擔憂,官網或平台提供的訂單資料媒體檔完全不需人工鍵入系統,只需要短短幾分鐘就能夠迅速匯入系統,進行後續的備貨出貨。原本的缺點反倒成為優勢,更成為生態綠重點營運項目!

多元分析報表快速產出 -資訊系統成功扮演決策及分析最佳輔助工具

  生態綠專案PM楊崇保表示,ERP導入前如果要看銷售分析報表,需要從原本舊系統撈出銷售基本資料,並透過EXCEL等工具加工才能產出,過程往往費時費工;ERP導入後,各個標準模組本身就具備多元角度分析的報表(如客戶銷貨彙總表及商品銷貨期報表等),欲查看只需下好條件,系統就會快速的製成報表。資訊系統不再只是資料的蒐集器,更是決策及分析的最佳輔助工具!  

掌握流通業多變特性,運用e化洞燭先機

  身處在多變的流通產業型態,生態綠堅信若要維持甚至提升競爭力,必須要能夠快速應付處理多變的市場環境,也因此,生態綠選擇了鼎新Cosmos ERP,選擇了一套符合公司需求的系統! 
綜觀生態綠導入COSMOS ERP效益,可歸納為營業、財務及管理三個面向:

(一)營業面

  • 網購購物訂單快速轉入,加速倉管備貨及出貨速度。

(二)財務面

  • 國外進口費用、製成品組合拆解以及人工與托外加工費用,系統可準確計算並分攤至各品項成本。

  • 各模組間相互連貫,如有帳務異常時可快速及方便查詢前端異動單據。

  • 縮短成本及財務結帳時間,避免人力無效率的浪費。

(三)管理面

  • 多元角度分析報表,避免人工編制疏失及時間浪費。

  • 決策管理者能即時了解財務狀況及經營成果,提供精準正確決策分析

  系統提供的網路購物訂單快速處理、成本的準確計算以及多元多分析報表已經讓生態綠感受到明顯的效益,在未來,生態綠仍將持續蛻變,以ERP成功導入經驗為基礎,不斷優化及精進各項管理流程,在e化精進的過程中,能為客戶創造更多的利潤與價值正是鼎新ERP的價值所在!


▲導入系統網路購物模組,徹底解決了客戶的擔憂;
官網或平台提供的訂單資料媒體檔僅需短短幾分鐘就能夠迅速匯入系統,
進行後續的備貨出貨。原本的缺點反倒成為優勢,更成為生態綠重點營運項目! 
感謝【生態綠】接受鼎新電腦專訪。左起鼎新電腦專案顧問朱育宏、生態綠財務助理潘筱丰、
財務會計王筱雲、網頁工程師黃沛菱、專案PM楊崇保、商品開發副理杜文揚

更多資訊請參考:http://okogreen.com.tw/

生態綠的願景-公平貿易X有機X健康

  公平貿易是一種有組織的社會運動,倡議消費者以一個『合理價格』向貧窮國家的生產者購買貼有公平貿易標籤與相關的商品。然而公平貿易的概念遠遠超出了簡單的經濟交易行為:『建立購買者與生產者之間的長期夥伴關係』是公平貿易的核心概念,目的是不依靠捐款者的援助,卻能提供農夫、工人與他們的家庭一種永續的方法來改善他們的生計。

  生態綠走訪世界各地取得自然純淨的食物來源,經過仔細篩選,帶給消費者最優質的產品。除了從源頭確保食材的來源,生態綠亦以夥伴的關係建立長期合作,扶持生產者與農民提高產品品質,改善生產條件;培養他們獨立自主的能力,獲得尊嚴與脫離貧窮。每一樣產品都有公平貿易或有機認證,以維護生態環境與社會文化的多樣性及永續。故生態綠不但是台灣公平貿易的先驅者,更致力於打造華人公平貿易生活的風貌,帶給消費者健康公益的生活品味,推動倫理消費。

生態綠獲獎事蹟:

  • 2008 榮獲台北精品咖啡TOP30

  • 2008 華文世界部落格大獎最佳企業組織奬

  • 2009 經濟部中小企業處新創事業銀質獎

  • 2009 學學文創綠色時尚行動獎

  • 2013 數位時代綠色品牌優選等殊榮

  • 2014榮獲創投之星「最佳潛力獎」



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