ERP内部集成的基础数据

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

运行ERP内部集成涉及到的数据很多，这里只介绍其中较基本的数据，这些数据不仅都是运行MRP系统必不可少的，对尚未实施ERP的企业同样值得关注。
实现信息化管理是企业走向全球化的必由之路，打好基础非常重要。企业哪怕暂时不上ERP系统，但是如果能够按照ERP系统的要求，打好信息化管理的基础，一旦上ERP系统，将会如瓜熟蒂落、水到渠成一样，很容易转换，大量数据资源可以得到保护，继续使用。同时，也将会大大缩短ERP项目的实施周期。

1. 数据规范与准确性
    在介绍基础数据之前，先要对信息化数据的要求和数据的类型有一个基本了解。
1．1 信息化管理需要绿色信息
    我们在2．2．3节曾经强调：信息集成的首要条件是信息必须规范化，或者说必须有统一的标准。
    数据的准确性是保证ERP项目实施成功的必要条件，而信息规范化又是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性是企业信息化管理的基本要求。这里，“及时”指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理，数据的价值是有时间性的：“准确”就是必须去伪存真、符合实际；“完整”是指要满足系统对各个数据项规定的要求，没有疏忽和遗漏。这3方面要求缺一不可。
    软件的功能再强，也难以分辨数据的真伪，较多只能做一些逻辑判断。如日期的先后、字段或数字的位数、是否大于或小于某个值等。例如，数字应当是10000，如果录入10001，计算机同样接受，但如果规定是5位数，录入了100000，系统会提示：位数不对。人们比喻说：计算机较讲诚信，不论人跟它说什么，它总认为是真实的。换句话说计算机是一个“聪明的大傻瓜”，它有很强的运算能力，但却分辨不出真伪。对计算机讲假话，你得到的回答只能是没有意义的废话，国外叫“垃圾进、垃圾出”。数据不准是实施ERP失败的重要原因之一。因此，企业在实施ERP内部集成系统之前，一定要下决心，用严肃认真的态度，采取必要的严厉措施，保证各项数据的准确与完整。一定要把“保证数据准确”作为一项质量问题对待，纳入到全面质量管理(TQM)的范畴，建立必要的激励机制，严格管理。
    数据准确从广义上讲还有合理性的含义。但是数据的合理性不是在录入数据时就能完全做到的，要在实施和应用的过程中，不断运用工业工程学的原理，如工作分析、物流与设施布置、激励机制等，对输入数据的合理性作反复验证。只有这样才能真正做到提升管理水平。
1．2 保证数据准确的措施
    Computerworld根据TheDataWarehausinglnstitute2003年3月的一项统计，不正确和“劣质”的数据使美国的商业每年损失611亿美元(不限于信息化)；这确实是一个骇人听闻的天文数字，至少可以说明数据不准的严重性，姑妄听之。另一个问卷调查，调查了647个采用了数据仓库和商务智能的单位，其中有一半没有任何改进数据质量的计划：在这种情况下，电子商务智能(B1)的应用只能像是在过愚人节。
    我们不妨把范围再缩小一些来看数据差错造成的浪费和损失。据美国食品杂货制造协会(Grocery Manufacturing Association，GMA)2003年9月的一个统计，管理人员12—23％的时间在用来纠正定单和发票的错误，销售收入损失的3—5％是由于库存数据不准造成的，每纠正一个样本上的错误要花费60～80美元……。
    可见，数据不准造成的危害是非常严重的，由于缺少这种后果的数量化，往往被人们忽略。信息化管理需要的是简洁的、反映真实情况的、对管理决策有价值的、没有污染的绿色信息。
    为了做到数据准确，有一些工作应当引起注意。
    ●企业高层经理要把“数据质量”作为一种严肃的质量问题看待，是全面质量管理的一项重要内容。不良数据会产生“质量成本”，同样会影响企业的竞争优势。企业必须不放过任何影响“数据质量”的因素，加以彻底解决；
    ●把重视数据准确作为树立全员质量意识的企业文化对待；
    ●培训员工，使人人都了解真实数据对管理的重要性，了解ERP系统对数据的要求；
    ●健全责任制，建立鼓励员工提供正确数据和信息的激励机制和奖惩制度；
    ●定期清理数据，改进数据流和业务流，清除冗余和无用的数据；
    ●建立自检和例行的审计制度，发布数据质量通报；
    ●创造必要的物质条件，为数据准确提供保证。例如，足够的仓储设施保证物料分类存放，便于存取和盘点；添置必要的计量仪表和相关设施等。通常，我们把各种管理数据归纳为3种类型。
1．静态数据(或称固定信息)    。
    一般指生产活动开始之前就可以着手准备的数据，如物料清单、工作流中心的能力和成本费率、工艺路线、仓库和货位代码、会计科目的设定、供应商管理文档和客户文档等。
    由于我们所处的客观环境总是在不断变化的，因此，即使是所谓静态也只能是相对的；就是说，静态数据也要定期维护，保持其准确性。系统运行时，访问静态数据一般不作处理。
    为了缩短ERP系统的实施周期和投资回收期，在大量投资之前，就可以在接受和理解ERP原理的基础上，着手准备各类静态数据。
2．动态数据(或称流动信息)
    一般是指经营生产活动中发生的数据，不断发生、经常变动。如客户合同、库存记录、完工报告等都是不断会增减修订，一旦建立，就需要随时维护。当我们说“实时企业(RTE)”时，对企业内部来讲，就是指所有的相关业务部门和人员，不论地处何处，都能够实时地掌握动态数据。如果是整个供应链管理，还必须有相应的信息技术和远程通信设施支持，才能实现。
3．中间数据(或称中间信息)
    中间数据是根据用户对管理工作的需要，由计算机系统按照人们设定的逻辑程序，综合上述静态和动态两类数据，经过运算，形成各种报表。它是一种经过加工处理的信息，供管理人员掌握经营生产状况，进行分析和决策。
    ERP内部集成系统中的主生产计划(MPS)和物料需求计划(MRP)都是根据静态和动态数据加工处理后生成的中间信息。进一步说，基于数据仓库和数据挖掘技术的业务智能(B1)系统提供的信息也属于中间信息。
    如何综合处理静态和动态信息得到中间信息，·完全是根据管理特点的需要，制造业中的不同行业和企业对中间信息的报表形式的要求是不同的。因此，作为一个ERP管理软件，“报表生成工具”是必不可少的(有的软件叫做“报表生成器”)。这样的工具应当便于不具备太多计算机知识的一般管理人员使用。MRP／ERP软件会提供大量基本的、各类制造行业都会用到的中间信息报表，只有当人们对MRP/ERP原理理解得比较透彻，才能有效地发挥这些中间信息报表的作用，项目实施进程中的原型测试模拟，就是要着重解决这个“理解”问题。
    在一个信息化管理系统中，静态和动态数据是输入数据，中间数据是经处理后的输出数据。如果输入的数据是不可靠的，那么加工处理后输出的中间数据也是不可信的，不能依靠它做出正确的决策。一项中间数据的生成，需要依据由多个部门提供的静态和动态数据，是实现信息集成的结果。这也是为什么要强调把维护数据准确、讲真话，作为一种企业文化来提倡，没有这种文化，要实施信息化管理是很困难的。早期APICS
的一些专家曾建议考核实施MRPⅡ的企业时，把实施水平分为A、B、C、：D 4级，其中，数据准确性是考核的主要内容。

3. 主要基础数据
运行ERP的内部集成系统(MRPⅡ)必须先建立一系列较基础的数据，这对任何制造业的ERP系统基本上是相同的，已形成一种默认的标准。主要基础数据的相互关系及输入顺序如图12．1所示。图中各行数据上下排列位置只是为了便于用连线表达其相互关系，在同一行中的数据有录入先后的要求，如先有仓库，后有货位，设置仓库货位后，才能运行仓库管理等。

    图12．1中的数据可分为以下几种主要类型。
1．物料与产品信息(图12．1中第4行)
    我们在第4章介绍过，产品信息是通过物料清单来描述的。物料清单中所涉及的物料，都必须先建立好文档，也就是物料主文件或主文档(英文是itemmaster、itemrecord或partmaster)。一种物料可能用于多种产品，但主文件只有一份。这就象企业里的员工可以在各个部门之间调动，但人事档案只有一份。没有建立物料文档的物料不能进入物料清单，系统会不认，屏幕上会出现提示：“没有这个物料”，中止运行。
    在建立物料主文件之前，要对每个物料进行编码，赋予惟一的物料号。在编码之前，还要确定所有物料的分类。
2．能力信息(图12．1中第2行)
    物料计划是一种需求计划，要与能力计划相伴运行，处理好供需之间的矛盾。需