ERP系统的采购管理

文：鼎捷ERP

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2012-11-30 14:50:34

    MRP运行将产生生产订单和采购订单，生产订单是生产作业管理的依据，也是组织生产，进行生产调度的依据。采购订单与生产订单的作用相似，是ERP系统的采购管理的重要依据之一。制造企业的生产起点是采购结束。生产必须经过采购，获取所需要的各种材料和外购件。采购管理与生产管理在ERP系统下具有很大的相似性，这两类订单的执行、跟踪和考核过程相似。但是，也存在本质的不同，首先是订单的可控性存在明显的差异，采购任务的完成，不仅取决于企业内部的采购部门，还取决于材料供应商和物流公司等多方的主观与客观的因素，因此，采购提前期不仅较长，而且可控性差，生产的生产周期在很大程度上受采购提前的影响。
    1．ERP系统采购管理内容
    外购物料的价值与费用在很大程度上影响到企业成本，影响到产品的价格和市场竞争能力，采购管理直接影响到企业经营能力。采购分销管理的主要内容有货源调查、供应商评价、采购计划确认、签订采购合同、采购过程跟踪和采购验收入库等工作，其业务流程如图4-10所示。

    (1)货源调查。企业所外购物料时，首先要了解物料的来源，开展货源调查，货源调查应当广泛收集该物料的品名、型号、规格、供应商和供应能力等信息，并建立供应商供货基本数据库，将供应商的代码、名称、地址、联系电话、联系人；能提供的商品名称、规格、供应方物料代码；商品的价值、可供批量、质量、折扣、付款方式要求、货币种类、运输方式、交货方式、交货地点；供应商信誉记录、售后服务等记录人数据库中。并将调查结果提交主管工作领导，特别是新的供应商在建立供货关系之前还需要对供应商进行审核。只有审核通过的，或已经建立供货关系且信誉好的供应商，才可以直接进行签约谈判或商谈订货合同。
   (2)供应商评价和询价。供应商信息的获取可以有专人负责收集，也可以通过企业门户网站，让供应商按要求自己填报输入。在实际供应过程中往往一种物料可能有多家供应商能够提供。因此，供应商的评价一方面是为采购选择供应商提供较完整的决策依据，另一方面是为已经提供物料的供应商对供货情况进行综合评价。供应商的评价是一项十分复杂的工作，首先要确定评价指标(例如物料的等级、价格、服务响应、质保期和交货时间等)，在确立了评价指标体系后再确定评价方法，确定指标之间的权重和扶植之间的关系，较后，决定评价结果的分类，把符合要求的供应商提交领导审核。
    (3)MRP采购订单确认。确认采购订单不仅是将采购订单的状态从1逐步改成3，而是审核MRP计划采购订单的需求量和需求时间，并根据企业实际生产、库存现状进行调整，同时还要明确采购订单执行的供应商。
    (4)供应合同的签订。在确定了物料需求量与需要的交货日期后，必须尽早签订供货合同，在实际操作过程中，对供应商的选择是有一个期间的，一般情况下已经事前明确了主供应商和后备供应商，而且与供应商签订供货协议、合同和其他条款是固定期间的。企业确定供货需求后，直接通知供应商。供应合同的变更和签约是新一轮选择供应商或发生突发事件，如：市场价格波动和企业供货能力变化等因素，才会重新签订合同。
    (5)采购订单跟踪。及时与供应商沟通，了解供货进展情况，当发生意外事件时，及时进行调整。跟踪采购订单执行过程的发货、运输、检验、入库和付款等情况，并及时、全面地记录相关信息，协调采购过程中出现的各种意外情况。
    (6)验货入库。验货入库是采购管理较重要环节，根据采购订单记录验收情况，做好出现不合格物料时的退货、补料、返工和与生产部门沟通等工作流。验收结果往往十分复杂，处理方式也是各种各样，验收工作直接影响到库存物料库存量的正确度。
    (7)采购订单完成。供应商按要求交货结束后，制造企业应当及时结算各种费用，兑现付款，进行供应商评价，并把评价结果输入供应商基本情况数据库中。
    (8)关闭采购订单。采购任务完成后还需要对ERP系统数据进行处理，这种处理往往可以设置成自动处理。需要把采购订单数据从OA系统中备份出来，减少系统占用存储空间，提高系统运行效率。
2．采购计划法
现代采购管理中，供需关系不再是买卖双方讨价还价的关系，而是一种长期合作的利益双赢关系，采购计划法就是在这样的提前下生产，并得到广泛应用。采购计划法的思想是将采购计划在时间轴上分成两类，近期的计划具体，并且随时间离当前日期越近越固定不变，远期的计划仅是一种约定，可以按需要发生变化。如图4—11所示。

在采购计划法中近期与远期分界点的确定不仅是一个难点，而且具有很大的经济性。这个分界点定得时间越长，对供应商越有利，供应商具有充足的时间准备；时间越短，供应商的压力越大，当时间长度小于供应物料的生产周期时，供应商必须提前组织生产，一旦物料需求方发生变化，供方无法及时响应，如果突然减少需求，则会造成供方库存积压。因此，采购计划法执行的关键在认真商定计划分界时间点。这个时间点的
确定将涉及到供需物料的价格和优惠条款。