破解编码系统的玄机

文：《赢》32期

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2013-10-29 09:10:41

　　本期情景案例提出了数据标准化这个老生常谈却又非常深刻的议题。它是企业的信息化工作到了一定阶段必然面临的挑战，同时也令CIO们感到十分棘手。下面，我们剖析一下这个问题的几个方面：

　　一、谁来制定这个标准?

　　这是困扰CIO的较关键因素。较初很多人认为数据标准应该由工程技术人员来给出，但是当工程技术人员接到这个任务时，也有一些困惑。他们只对产品结构比较清楚，并不熟悉一线生产人员习惯的名称如何与之对应，也无法确定一线人员能否理解他们所掌握的专业知识;同时，财务部门往往更强调产品材料组成的属性。因此，部门间很难形成统一。这时如果CIO没有足够的经验，是很难做出正确判断的。

　　笔者认为，解决这个问题的关键在于建立结构型编码体系。什么是结构型编码体系呢?不同的部门和不同的管理职能对编码的需求是不一样的，编码人员应尽可能的根据各个领域的实际需求设定该领域的编码系统，组合成贯穿ERP的多维编码系统，使得各部门的需求得以充分的衔接和通融。

　　二、规则如何制定，如何掌握?

　　早年间，笔者曾对电子部产品结构明细表进行了深入的研究，发现电子部的产品编码系统作为非常成熟的应用编码体系，充分显示了产品结构特性，但缺乏产品材料特性的知识构成。因此笔者对这个编码体系进行了改良，将它拆成了两部分：如果是自制的产品，可以把材料成分加进去;如果是外购部分，则把厂家信息加进去。几部分各自独立于编码体系中，可各取所需提取信息。

　　之后，当笔者为一家化工企业制定编码原则时，发现这类企业有一个很大的特点—产品配方，它有很强的保密性。另外，同样一种产品应用到不同的单位或部位会产生很高的附加值，也就是我们常说的概念销售。具体点说，在企业的自身概念中要把它当成两种不同性质的产品，但组织生产时却要统一调配资源。很多人对这一点非常不理解，但它确实是企业经营生产实践中必然发生的情况，这让ERP实施人员很犯难。对此，笔者提出“保密配方思维方式”，有效地解决了这个问题：企业中有大配方和小配方，大配方不用在生产中保密，小配方需要设立保密码。这样既解决了生产中资源统一调配的需求，又解决了产品功能的需求。

　　因此，依据企业自身特质和实际运营状况，制定个性化的编码原则并在后续实施时进行灵活调整，是编码工作成功的关键。

　　三、为什么ERP上线实施后，要试运行三个月?

　　很多企业在实施ERP时急功近利，为了追赶上线时限，草草选择一种编码体系，将现有的产品硬套上去。当运行一段时间后，发现编码数不平衡或编码系统不完整，这时很多企业领导(特别是国企)为了自己的业绩，往往不负责任地草草收场。较后导致ERP系统运行几年后不得不缝缝补补、惨淡运营，很多信息必须经人工处理方能显出全貌，这就失去了应用ERP的真正意义。这也是有些企业上ERP系统失败的成因之一。

　　ERP系统试运行的好处在于，期间可真实地暴露各方面问题，然后进行有效的整改，将数据清零毁掉或是存盘重新打鼓另开张。

　　四、编码原则的误区是什么?

　　对于编码，很多人会有这样的固有想法：一物一号。其实，这是对ERP系统的粗浅认识。当你作为一个管理者应用了几年ERP系统后会发现，在企业中任何一个物品都不仅仅担当一种属性，很难用一串很长的数码表现出物品的多种属性。尤其在当今超大企业集团中，贯穿产品的过程线非常长，这种现象更加突出。因此，简单的一维编码体系很难适应现代企业的管理状况，这就要求应用者在不同的管理项目中设定新的物料编码和编码体系，也就是说每个物品在某一个特定管理环境下应该有它特定的编码体系。

　　五、ERP供应商、编码编译者、编码使用者、编程人员、实施顾问之间的协调。

　　在ERP项目的开展过程中，企业不同的岗位会站在不同的视角上理解、开发、应用编码体系，这就需要在不同的管理项目间架设一个桥梁，它就是编码的翻译体系。很遗憾，目前大多数ERP供应商还不能构建这个体系，这也是当今ERP扩展中亟待解决的问题。有些早期实施ERP的企业，会采取手工翻译的模式，但这给ERP实施工作带来很多漏洞。同时，这也催生了一个崭新理念的诞生，它就是IT治理。

　　六、编码的应用技巧。

　　当你拥有了一套科学、完整的编码体系时，你会发现企业管理是如此的轻松，它给企业的知识管理带来的影响无疑是深远的。传统的管理数据只是单一的关联性，而多维编码体系会带来更多的相关性。比如，我们可以从大量数据中分析出某个产品，在某个部位，使用某种材料是一种浪费;我们还会发现：某种材料，在某个部位的应用，会给产品带来巨大的质量潜能;某个产品使用材料用量，发生很小的一点变化，就可以带来整个产品在功能上的巨大改变。这些科学的分析结果按照传统的单一编码模式是根本无法达到的，这正是未来ERP应用的发展方向。

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