合益金属透过ERP建制度信息化提效能

鼎捷越南致力企业出海 在地化管理

文:吕向泽

合益金属工业(越南)股份公司

东南亚

金益金属2007年由母公司-台湾世全钢铁出资,于越南同奈省胡奈三工业区成立合益金属工业(越南)股份公司,专门承接生产冷热轧钢管之业务。对外本着「诚信、服务、质量」的经营理念享誉业界,提供客户质量精纯的各类钢铁产品。对内本着管理人性化、设备自动化、制度合理化的前题下,致力创造一个丰富化的就业环境,提供员工最大的成就感,因为我们相信员工才是公司最大的资产,有优秀的员工才能提供给客户最好的服务最优异的产品,同时更是世全钢铁与合益金属的立业根基。

透过软件导入建立公司标准化流程

合益金属工业于公司建厂初期,即在评估ERP 软件之导入工作,原本预计导入母公司使用之ERP软件,但因考量当地使用者使用程度、软件服务以及越南财务法规等因素,因而合益金属 郑厚邑 总经理于2009年评估后改为选择导入拥有越南语言界面、有在地服务团队及符合越南当地财务规定的鼎捷ERP软件。

合益金属工业在导入鼎捷ERP软件分为两个主要时程再进行,2010年~2015年为进销存、应收付与总帐导入阶段,此部分透过与顾问的访谈建立公司内部业务、采购、仓管、财务等...作业的SOP规范,让负责的同仁能依循作业规范完成自己的工作,减少错误的发生机会。

2015年增加导入制造与成本模块,落实制令领退料之收集,与实际成本计算,让各部门间搭配更加密切,前后资料一致,减少资料重工建立的问题,同时藉由资料的前后勾稽提升资料的正确性。藉由软件的使用提升人员信息化素质,让管理更加轻松。

心态转变,效能提升

软件上线初期,使用者通常只会依据日常操作的步骤进行工作,软件有许多便利日常作业的功能均无使用到,并未把软件效能发挥到极致,但使用频率增加,对软件越来越熟悉,才渐渐发觉ERP软件让自己日常工作便利许多,到现在为止,当遇到问题时,同仁都可以透过软件来找出问题点,并将问题排除,或者透过与顾问讨论的方式,改善目前作业流程,提升工作效率。

软件全面连结、提升资料正确性、减少重工、管理越来越轻松

针对使用者-减少资料重工状况、缩短时间、提升工作效率

未导入生产与成本之前,生产单位的信息均使用纸本资料传递,因此反馈到财务部门时,常常发生须重新再做一次相同的资料,而且要花费很多时间在资料稽核上面,例如:制令领退料的稽核、入库资料的稽核、材料成本的统计、销货成本计算...等,都需要重新将资料收集与统计,这部分除了增加工作量外也容易造成资料输入错误,现在透过ERP软件全面导入让部门与部门间透过软件的协助进行整合,各部门间的衔接点都会经过严格的检核,可降低资料错误的机会,而前部门输入的资料可提供后部门使用,以往资料核对需耗用一半的工作时间以上,到现在平均每天只要花费不到一个小时的时间即可完成手边工作,减少资料重工、减少书面资料管理工作,有效的减少无意义工时的耗费。

针对管理者-提升管理信息的正确性、让管理越来越轻松

全面导入鼎捷ERP前,公司相关的生产管理表报由于生产部门自整理后提供,时间方面花费必较多,偶尔还有提供的资料不一致的问题,因此参考价值较低,现在透过ERP软件的导入后,以及合益金属相关部门同仁的努力下,目前为止最大的影响是各单位提出的管理性报表时效高、随时掌握采购历史价格、有效掌握客户报价与出货价格、掌控黑名单客户、有效掌握实时库存量、订单分析、订单资料追踪、应收帐款逾期未收状况明显改善。上软件后,资料公开透明,只要有权限及可取得你所需要的信息,管理者可以随时掌握目前公司最新状况。

最高主管的支持及公司全员配合是项目成功的关键因素

ERP软件导入的过程中有以下几个重要的成功因素:

· 管理者的认同与全力支持

合益金属 郑厚邑 总经理、杨雅惠 小姐、黄雅婷 小姐 于软件导入过程中全程参与,并担任种子教官一职。管理者的支持与决心,在导入过程中占着非常重要的影响因素。当部门间作业的分配与任务的指派发生的冲突时,管理者需实时调整公司资源,给予实时的指导或支援。导入软件前同仁会有不确定性及抗拒的心理, 此时各部门间都会有自己本身立场,此时一定要有上级主管居中进行裁决或提供沟通协助,让各部门能够实时了解本身任务与其他部门之间的关连性。

· 分段执行步步向前

合益金属在ERP导入过程中虽分为两个阶段执行,但是遇到任何问题,都会随时来电告知寻求客服或者顾问的协助,鼎捷团队会在最短时间内提供相关解决方法或意见给予参考。

目前合益金属在ERP软件已从进销存、生产整合到应收付、成本与会计总帐部分的上线使用,导入过程中除了训练要不断的持续进行以增加人员的熟练度外,更希望藉由软件使用的过程,建立起各部门间的一个正面且有效的联系管道,让软件能带给管理者一个实时、正确且全面性的信息。

客户赠言

  感谢鼎捷团队让我们大家能一起成长

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▲左四:合益金属 郑厚邑 总经理、左六:杨雅惠 小姐 、左五:鼎捷越南吕向泽顾问,其余为合益金属各系统使用同仁


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