安天德百電 精進人力資源管理,HR系統成為人資得力助手

全球員工超過五萬人,美國財星雜誌排名前200大企業

文:謝惠珺

安天德百電

HR人力資源

安天德百電 公司小檔案-
主要商品/服務項目:微動開關行業、螺絲業、扣具、連接器的製造服務商
本篇介紹之鼎新產品/服務:HR人力資源系統
導入效益:由於公司持續擴張,人員增加,人工支援人事作業逐漸達到臨界點,因而開啟HR資訊化新里程。
.考勤管理自主率:0%→100%
.考勤異常處理時間:3天/月→1小時/周
.計薪正確率:95%→100%
.每月結薪時間:3天/月→1.5天/月
.資訊紀錄與保存完備

  安天德百電股份有限公司,位在高雄前鎮工業區內,進入公司映入眼簾的是富質感的休憩用高腳桌椅,進一步踏進辦公空間,則是寬敞的開放式辦公室,輔導所在的會議室中,還裝飾著員工寶寶的照片,馬上可以感覺安天德提供的是重視員工、自主開放的工作環境。

  安天德(ITW Electronic Business Asia Co., Ltd.)是專業在微動開關行業、螺絲業、扣具、連接器的製造服務商,成立於西元1970年並擁有超過46年的按鈕開關、防水按鈕開關、金屬開關、按鍵開關、觸碰感應型開關、微動開關、極限開關、指撥開關、旋轉開關製造經驗,為美國Illinois Tool Works Inc. 100%投資之子公司,總公司為美國上市公司,擁有一百年以上歷史,員工人數達五萬人以上,年營業額140億美金,為美國財星雜誌排名之前200大企業。而安天德已使用鼎新ERP系統多年,是鼎新的老朋友,由於公司持續擴張,人員日益增加,以原有人工方式支援人事作業逐漸達到臨界點,因此決定開啟HR資訊化的新里程。

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▲安天德非常重視員工,不但擁有寬敞的開放式辦公室,提供自主開放的工作環境,牆面更放上每一位員工的寶寶照片,有種溫馨如家的感覺!

平台整合與資訊化串聯,強化人力資源管理

  「原本各項資訊的平台不統一,都要花費大量時間人工作業,非常無效率又偶爾會發生薪資計算錯誤。」回憶起專案啟動前對於財務長與管理部經理的現況訪談,經理提及原有的作業流程須人工比對刷卡數據、檢核線上請假平台資訊、統整與核對紙本加班單、再逐筆人工輸入薪資計算系統中,亦即刷卡、請假、加班、薪資計算平台各自獨立,導致人工重覆作業,徒增許多負擔,是最希望被改善的問題點。

  而透過鼎新HR系統的導入,現在不僅是作業面對於薪資計算所需的刷卡、請假、加班皆於統一平台作業、自動串聯,輕鬆因應法令要求員工資料保存五年的規定,甚至在管理面也可以使用系統維護員工各項資訊,例如培訓經歷、考核結果等,在資料使用與人力資源管理上,提供清楚且大量的數據與便利的查詢,也能作為公司對於人才分析與利用的穩固基礎。

制度建立,員工自主管理

  本次推展的HR系統導入,也搭配了ESS線上簽核平台,能夠讓員工線上進行請假、加班、補刷卡的申請、以及主管線上簽核,節省紙張使用,並且使主管與員工可自行於平台中查詢出缺勤紀錄,再搭配每日發送出勤異常資訊的Mail警示提醒,培養員工出勤意識,落實員工自主管理,減少人資作業負擔。推行一段時間後即可開始發現員工的出缺勤異常減少了、也因此更加提升了人力安排與管理的效率。

  再者,因應本次線上表單的推行,財務長與經理從制度面著手,改善原有作業流程上的缺失,將原本加班事後提報、且無嚴謹檢核的作業模式,調整加班申請制,須事先申請,並透過系統自動檢核刷卡數據,有確實出勤者才核給加班,不僅自動化效率提升、資訊更加精確,也因為事先申請,主管更能夠有效掌握員工出勤與加班安排,在作業面與管理面皆有效的改善與優化。

經過系統導入階段的努力,考勤作業流程改善如下圖:

刷卡資料蒐集

考勤資料維護

考勤統計與異常處理

連結薪資

  • 每日自動採集刷卡數據

  • 建立明確出勤規範

  • 考勤流程梳理,明訂加班申請制

  • 員工透過ESS表單自主維護請假加班

  • 刷卡、請假、加班串連,快速產出異常資訊

  • 每日出勤異常警示制度建立

  • 考勤串連薪資,不需人工統計,減少錯誤

  • 自動核算加班餐貼

自動化作業、特休計算,大幅提升作業效率

  「系統自動點名,節省人工核對考勤的時間!」HR系統的自動化,也幫了經理很大的忙。系統可設定時間排程,每日自動執行"點名"作業,且搭配每日異常警示,員工將會自行針對異常進行確認與補單,即可輕鬆省略導入前人工逐筆確認的作業時間。

  另外,關於特休制度,因應安天德外商的背景,員工有台籍、陸籍、美籍、人力派遣等員工類別,特休給予