宏舜掌握生產進度 體現台灣手工具競爭優勢

運用資訊化營運策略 創造與客戶的附加價值

文:謝宗成

宏舜企業股份有限公司

進銷存管理 財務會計管理 生產製造管理

  台灣手工具產業佔有率素來在全球市場名列前茅。數十年來,由原廠勞力製造(OLM)->原廠委託製造(OEM)->原廠委託設計製造(ODM)->進步到原廠品牌製造(OBM),不僅建立自創品牌,也造就了台灣手工具整體產業強而有力、富有國際競爭力的衛星體系。

注重研發與品質 積極創造附加價值

  於國際間專業五金展,隨處可見台灣業界代表。因手工具少量多樣化,重設計、研發、製造、測試等特性,讓業者莫不全力發揮自我特色,並積極尋求外力的互補或結盟,藉以衛星分工體系結合建立自我的優勢。

  成立已31年的宏舜公司創辦人林銘霓先生,具備豐富資源的手工具生產實務經驗,其所經營的宏舜企業是家靈活、快速、彈性與能充分掌握衛星體系分工合作整合的特色公司。幾十年來,以提昇顧客滿意度的營運策略下,特別注重產品品質與研發新產品,創造與客戶間的附加價值,得以在這產品生命及利潤週期短促的手工具產業中穩定發展。此外,隨著ISO國際品質認證通過,再加上二廠新建落成,上海廠成立更如虎添翼,已然成為行業中的翹楚。


▲以創造與客戶間的附加價值及運用資訊化的營運策略,能有條不紊的管理複雜的產品鏈,
體現台灣手工具強而有力的競爭優勢。 ﹝宏舜執行長 林佑澤(右)、鼎新電腦WF/SM顧問諮詢部輔導顧問 謝宗成(左)﹞


管理挑戰

  • 委外廠商數量多,生產進度及移轉數量管理不易,無法即時查詢資料。

  • 物料進出無憑據,無法即使掌握庫存數量,衍生更多管理問題。

  • 交易的客戶數量很多,每月開立的發票數量就要花財務人員二~三天。

  • 多個作業系統沒有整合,使用Excel容易重工且錯誤,帳款核對不易;
    財務人員不僅需人工計算成本,財務報表甚至一年才能產出一次。

應用效益

  • 線上單據使資訊數據透明,可快速查詢報表,生產進度一目了然。

  • 由進銷異動單據直接結帳,減少帳款錯誤,且大幅縮短結帳時程。

  • 可以直接從系統列印發票出來,縮短整理發票及寄送發票時間。

  • 財務報表如期(逐月)且順利產出,供老闆了解當月營運狀況。


掌握外包生產進度 物料進出有依據

  宏舜選擇鼎新Workflow ERPSFT(廠區生產追蹤系統)解決委外廠商管理不易、提高庫存準確率及整合系統達到公司的內稽內控的需求。

委外廠商數量多、生產進度管理不易

手工具產業的製程幾乎都是外包,廠內只有組裝及包裝,生管職能皆獨立作業;廠商生產進度及移轉數量管理不易,且無法即時查詢資料及產出報表。

物料進出無憑據,難以掌握庫存數量

過去的系統沒有庫存管理的概念,庫存進出時沒有單據記錄,庫存數量不準確,衍伸眾多管理問題。

多個作業系統沒有整合,核對帳款不易

進銷存與財務是不同系統,再加生管使用Excel來做委外數量的記錄,人員需要重覆登打不同系統資料,資料容易錯誤,系統無法整合。

系統自動運算 減輕生管、財務人員壓力

  專案執行後,庫存能準確計算,財務報表能如期產出、帳款結算及開立發票時間也縮短了,讓無論是生管或財務人員的壓力都減輕不少:

生產進度透明、數量掌握精確、提升庫存準確率

未導入系統前,委外生產數量均使用Excel多人同步作業,不斷重覆登打資料造成多工現象,並存在資訊分享不正確、數量錯誤…等問題,導入SFT產區生產追蹤後,資訊數據透明,可快速查詢報表資料,人員對於生產的進度狀態一目了然,且單據嚴格控管,進出庫存都需單據記錄,進而提升庫存準確率。

縮短帳款結算時間

以往財務人員需各別於二個系統進行帳務處理與核對動作,需要花過多工時與整合對帳時間。導入系統後,財務人員的結帳單據都是從前端進銷異動單據直接做結帳,不但可以減少帳款結帳錯誤,且核對帳款單據速度加快,大幅縮短結帳時程。

節省開立發票時間

每月交易的客戶數量很多,未導入系統前每月開立的發票數量就要花財務人員二~三天時間,系統上線後,可以直接從系統列印發票出來,縮短整理發票及寄送發票時間。

財務報表如期(逐月)且順利產出

未導入鼎新ERP系統前,公司系統存在整合問題,無法直接從系統做成本計算,財務人員不僅需人工作業,財務報表更是一年產出一次。導入系統後,每月成本計算完後,可以立即產出財務報表,提供給老闆當月公司營運的狀況。

循序漸進  專案順利上線

  在專案啟動前,宏舜林執行長期許在三個月後讓系統可以順利上線。以手工具產業的特性,產品規格種類繁多且製程變化性大,公司統計品號數量就快接近二萬筆資料。面臨專案導入的第一道關卡,所幸公司內部MIS、專案團隊夥伴以及生管人員努力合作將品號整理出來,由顧問師協助品號匯入ERP系統,大大節省期初建置品號的時間。

  第二個挑戰是廠內員工在習慣舊有的工作模式及流程的狀況下,導入ERP系統討論公司的流程時,對於流程改善及調整,多少面臨人員反彈及不肯配合,此點對於專案成敗極為關鍵。但值得讚許的是,宏舜的MIS人員透過循序漸進的方式,耐心教導人員如何操作ERP,始得專案順利上線,廠內員工亦皆能熟稔並已重新習慣改善後流程。

積極態度、計畫性學習為成功關鍵

  宏舜即使在導入時程壓力下,再加上人員對系統的不熟悉,本次導入系統還是能在既定的時程內順利上線!綜觀整個輔導過程,歸納其關鍵成功因素,有以下幾點:

  1. 計畫性安排種子人員學習進度:除了顧問到府輔導外,MIS會幫每位種子人員安排課程學習計畫:包含e-learning、及上大班課,讓每位種子人員短時間就了解鼎新ERP系統的操作及流程應用,降低對新系統的排斥感,種子人員在學習上有問題也會馬上提出與顧問討論。

  2. 專案窗口確實掌握進度,成員態度積極:在專案輔導過程中,專案窗口盡責做到顧問師與公司內部的溝通橋樑,依照顧問師安排的專案進度執行;專案成員一開始學習上有些狀況,但後續也都積極的配合專案進行,且互相支援及討論問題,有利整個專案的進行。

  3. 跨單位的合作:系統的成本結算是一個複雜的工作,決不是一個單位就可以順利完成,它是會影響多個單位,透過上線後各單位流程的改差及微調,最後才可以順利產出結算出成本,人員在短時間可以計算出成本,每個單位都功不可沒。

力達關鍵績效指標 即時決策分析

  目前宏舜已全模組上線,對外及對內的憑證與報表也都使用ERP來所產出;業務銷貨、生產製造、採購進貨、庫存管理各項日常異動管理,均能透過系統做有效的建立以利後續管理。專案團隊一同完成ERP第一階段專案目標,成功結算並產出生產成本與相關財務報表。

  下一階段林執行長為了讓成本計算更準確,要把SFT生產報工推廣至現場,由現場人員即時回饋生產進度及工時收集,加強ERP及SFT的應用外,宏舜將把目標放在更未雨綢繆的思維模式,對關鍵績效指標進行分析及監控,更進一步掌握問題,做出具備時效性與即時性的決策


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