納諾科技 邁向公開發行之路

資訊與管理再升級 跨越兩岸異質系統阻礙

文:楊秉翰

納諾科技

企業流程管理

為公開發行做準備,進行兩岸資料整合

納諾科技成立於2007年,集合研發、生產與銷售於一體的高新技術企業。

在資訊系統佈建上,納諾在大陸,ERP系統運行已有一段時間,包含財務系統與前端進銷存,而台灣總公司則使用鼎新Smart ERP系統。於此,當兩個營業處使用不同的資訊系統情況下,需要耗費大量人力調整與彙總財務資料與經營分析;考量未來預計在台灣公開發行,並且希望大陸各點的公司運作資料可以即時與台北串連整合,決定進行系統升級導入Workflow ERP。首先以昆山工廠為第一階段整合對象,將昆山工廠的日常作業移轉到Workflow ERP內輸入,讓台灣可以即時掌握大陸的作業進度,並節省後續製作財務合併報表的工作。


管理挑戰

  • 大陸與台灣營業處使用不同資訊系統,需要耗費大量人力調整與彙總財務資料與經營分析。

  • 稅率複雜、發票開立原則與會計準則不同,導致部分功能系統無法符合需求。

  • 先出貨後結帳的作業模式,收入認列時間點與開立發票時間點有衝突,財務核對帳務非常耗費人力。

導入效益

  • 公司內所有日常表單已有完整且標準的共同作業規範,且藉由系統與系統之間互相勾稽,財務單位與前端進銷存生產單位的資訊更一致。

  • 藉由鼎新多年來累積最容易成功的輔導方式與監控的輔導文件,自行將深圳工廠輔導上線。

  • 解決大陸財報與台灣財報兩套帳、認列銷貨收入但不能認列應收帳款的模式。



大陸特殊財務法規與人員教育訓練挑戰

  雖然納諾的產業結構與業務運作符合ERP系統標準作業模式,只須建構完整的SOP作業流程即可符合公開發行需求;但因此次主要輔導對象為昆山工廠的員工,增加輔導過程的挑戰,包含:

1.財務法規不同導致部分功能系統無法符合需求

  • 稅率複雜 
    台灣固定稅率為5%。大陸的稅率會因為不同項目與不同,區分為17%增值稅,3%或者5%的營業稅,以及其他特殊消費稅、關稅等等。

  • 發票開立原則
    台灣一張發票無上限金額。大陸發票開立必須要透過大陸開票系統才可以開立,此開票系統會直接與政府機關連線記錄,因此無法直接由ERP產生;此外必須考慮發票金額上限,一張發票有最高上限的開立金額;當一次銷貨超過此一面額時,就必須開立兩張發票。

  • 會計準則不同
    大陸使用會計科目與台灣有些許不同,帳務認列的方式也不同,因此若以台灣的會計準則為主,則需要另外建構大陸的財務報表,以利申報營業稅時可以提供給官方稽查。

2.距離遙遠,密集輔導,品質較難掌握

此次輔導需要到大陸昆山進行輔導作業,因此輔導行程安排較密集,採取一個月一次,一次一個禮拜的方式輔導,因此對於客戶來說需要在短時間內吸收大量資訊,對於使用者來說壓力較大,且中間間隔三個禮拜沒有輔導,有時練習或者整理資料遇到問題,較不知如何處理,推行進度上有些落後。

3.先出貨後結帳的作業模式

大陸有不少大型客戶的結帳方式並非銷貨即可開立發票,而是銷貨後需要帶客戶通知上線數量或者驗收結果,使得開立對應數量的發票金額,造成客戶已經銷貨卻不能認列銷貨收入,必須等到客戶告知可對帳金額,才能完成發票開立;對於舊有系統來說,收入認列的時間點與開立發票的時間點有衝突,財務核對帳務非常耗費人力。

運用豐富大陸輔導經驗化解疑慮

針對上述困難點擬定後續輔導解決方案:

1.完整的教育訓練與進度追蹤互動模式

  顧問與納諾的專案經理討論教育訓練模式時,考慮因為主要使用者都在大陸,比較沒有辦法進行面受課程的安排,且難要求員工主動利用線上學習網進行教育訓練。由顧問擔任系統教育訓練講師,於輔導行程安排時,利用完整的一個禮拜時間將個系統模組的操作方式與系統功能進行內部教育,藉由這次的教育訓練,讓大陸使用者了解系統的架構、功能、操作方式等,並且利用考試、作業加強記憶。上完課後馬上進行考試,可以立即了解使用者對於剛才上課的吸收是否順暢,出回家作業讓使用者回去複習,可以藉由不斷的操作訓練加深記憶,避免因為長時間沒有使用而忘記課程內容。另外也要求納諾的專案經理協助掌握功課交付狀況與使用者學習成效。多了一次完整的教育訓練輔導行程,對於後續的流程擬定與上機模擬成效明顯提升。

2.解決大陸財報與台灣財報兩套帳的主副帳導入

  由於台灣納諾有預計公開發行的計畫,因此導入初期就決定昆山納諾的財務帳必須要用台灣的會計原則作帳,以利後續合併財務報表與符合公開發行稽核的條件。因此,開發「主副帳」功能,藉由主副帳的功能,可以讓一個公司別內同時存在兩套會計帳,並且可設定自動對應的功能,快速的將台灣的會計帳複製一份到大陸稅務帳,之後只要針對細項微調即可。除了節省使用者的操作複雜度以外,還可以同時支援台灣帳務與大陸稅務的作業,使用者節省不少工作時間。

3.延遲收入認列流程導入

  昆山納諾的主要客戶富士康對於銷貨開立發票具主導性,並非該月銷貨金額多少納諾就可以開立多少發票,需要等富士康確定產品上線或者產品無問題,才會告知納諾可開立發票數量與金額,對於銷貨即可認列收入的流程來說是需要調整的,因此,訂定兩種作業模式,第一種作業模式為先轉暫出單,日後帶確定發票金額後,再轉成銷貨單的流程;第二種作業模式為個案解法,於銷貨單內可記錄產生結帳發票金額,讓一個銷貨單序號可以分次對應不同的結帳單,解決認列銷貨收入但不能認列應收帳款的模式。

昆山工廠正式上線,經驗複製進軍深圳

1.系統流程精進

  藉由系統導正企業流程,公司內所有日常表單已有完整且標準的共同作業規範,且藉由系統與系統之間互相勾稽的功能,讓財務單位與前端進銷存生產單位的資訊更一致。由於資料是可以彼此共存共享互相關連,所以當前端資料輸入有誤,到財務單位作帳時就會發現異常,進而即時改善與調整,讓公司的帳務更加透明,符合公開發行的內控規範。目前上線後已經可利用系統進行每個月的生產成本計算,並且確實產生台灣所需要的財務報表。

2.經驗複製到深圳工廠

  納諾除了昆山有工廠以外,深圳也有另外一個事業單位與工廠,當初導入初期原本預計要三個點同時導入,但礙於人力時程,最後決議把鼎新的輔導方式與手法承接後,後續可於公司內部自行輔導經驗傳承,藉由鼎新多年來累積最容易成功的輔導方式與監控的輔導文件,自行將深圳工廠輔導上線。透過之前輔導過程中鼎新的專案管理文件,加強企業內部員工的專案管理能力,將深圳工廠導入成功。


▲管理與系統都必須持續改善與精進,以更為符合企業運作模式,納諾與鼎新雙方制定一下個目標─訂單達交率85%!納諾科技e化專案經理廖建隆經理(左)、專案成員林淑精(右)合影

提升訂單達交率、合併財務報表

1.提昇訂單達交率

  系統上線後,雙方共同制定一下個目標─訂單達交率85%。訂單達交除了代表公司業務的收入可以較快回轉之外,也代表公司對於訂單承接後展開的備料、排程、生產、追蹤都有一定的管理能力,更可以提昇客戶對於企業的品牌形象。因此,除了目前系統的作業模式外,可以再朝往精進管理方法與系統運用模式,讓訂單達交率可以持續提昇與進步。

2.合併財務報表

  納諾組織層級較為複雜,且屬多幣別多國家財報合併,日後可評估導入合併財務報表模組,將合併的邏輯規範後,藉由系統自動化的功能將合併財務報表編制作業簡化,讓人員的工作效率提昇,作業錯誤率降低,進而提昇人均產值。


公司目前擁有兩個事業處:

納米材料事業處

  致力於納米鑽石微粉的製作、純化、分級以及材料的開發應用,擁有世界第一納米粉體分級技術,高品質產業化生產碳系列鑽石納米粉末、陶瓷納米粉末、金屬納米粉末、化合物納米粉末等系列產品,可廣泛應用於光電通訊、生物醫藥、微電子、化妝保健、有機化工等領域,具有可觀的社會效益和經濟效益。

散熱材料事業處

  專注研發、生產高性能電子散熱用導熱材料,在與俄羅斯國家科學院組成的強大研發團隊下,已成功開發可應用於太空科技產品之導熱塑膠粒,以塑膠注塑成型的方式,取代鋁擠或壓鑄 ,成為新型散熱材料,廣泛應用於LED燈具、電池模組。

  納諾穩定生產的導熱膏,是一款極具高導熱性能的介面材料 (TIM),其高導熱性能源於對材料的選擇、配方,以及製程嚴謹的管控。以其優異的性能已成為高功率LED燈具、電腦CPU、GPU高性能晶片、散熱器、通訊器材等電子電器散熱介面所需的最佳介面材料 。同時,亦開發及生產導熱灌封膠,廣泛用於LED電源灌封、電子灌封、電子線路匯集處灌封,屬於通用型電子灌封材料。


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